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Tâches & décisions

Dans cet article, vous apprendrez :

  • Comment créer et assigner une tâche ou une décision
  • Comment filtrer et trier les tâches et les décisions
  • Comment changer le statut d'une tâche ou d'une décision 
  • Comment suivre les changements d'une tâche ou d'une décision 
  • Comment importer une tâche précédemment créée dans une nouvelle réunion

Comment créer et assigner une tâche ou une décision ?

Pendant une réunion, tout en rédigeant le procès-verbal, il est possible de créer et assigner des tâches et des décisions.

  1. Dans l'onglet "Procès-verbal", sélectionnez un point de l'ordre du jour
  2. Cliquez sur "Ajouter une décision" ou "Ajouter une tâche".
  3. Remplissez les champs : 1. Décision prise ; 2. date de révision ; 3. Destinataire. 4. Sauvegarder



Comment filtrer et trier les tâches et les décisions ?

Vous pouvez avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches et décisions dans votre salle pour un meilleur suivi.

Elle est disponible sous la page "Tâches et décisions".

Vous pouvez passer de la ''vue tâches'' à la ''vue décision'' :


Vous pouvez trier les tâches et les décisions par :

  • Date d'échéance

Les filtrer par :

  • Groupes
  • Destinataire
  • Statut

Comment changer le statut d'une tâche ou d'une décision ?

Vous pouvez modifier le statut d'une tâche ou d'une décision à partir de la vue d'ensemble. Cliquez sur ''Modifier'' pour mettre à jour le statut. Un nouveau dialogue apparaît.


La deuxième option pour modifier le statut d'une tâche ou d'une décision est de le faire directement à partir du procès-verbal de la réunion en cliquant sur le menu déroulant du statut.

Astuce

Vous pouvez accéder directement au procès-verbal en cliquant sur le nom de la réunion sous la tâche ou la décision.


Comment suivre les modifications d'une tâche ou d'une décision ?

Pour comprendre l'historique complet d'une tâche ou d'une décision, vous trouverez un journal des actions de la tâche dans l'écran de détails.

Attention

Seules les tâches et les décisions qui ont été publiées avec le statut "prêt" apparaîtront sur les listes de tâches et de décisions pour les administrateurs/éditeurs et les membres.

Comment importer des tâches précédemment crées dans une nouvelle réunion

Pour mieux suivre le statut des tâches assignées lors de réunions antérieures, vous avez la possibilité de joindre ces tâches à un point de l'ordre du jour d'une réunion à venir.


1. Dans l'onglet "Agenda", sélectionnez un point de l'ordre du jour.

2. Cliquez sur "Importer des tâches".

3. Sélectionnez les tâches que vous souhaitez revoir dans le cadre de la réunion à venir.

Une fois que les tâches sont attachées au point de l'agenda. Vous avez la possibilité de changer le statut d'une tâche et laisser une remarque


Modifier le nom de la tâche, le destinataire ou la date d'échéance en cas de changement.


Visualisez l'historique de la tâche en vérifiant les détails complets.

Recommandation  

Sherpany recommends  following up on action items whenever possible asynchronously as part of the individual meeting preparation and only discussing/reviewing tasks during the in-meeting time where there is actually a need to discuss.

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