Dans cet article, vous apprendrez :
- Comment créer et attribuer une tâche ou une décision,
- Comment assurer le suivi et trier les tâches et décisions,
- Comment changer le statut d'une tâche ou d'une décision,
- Comment suivre les modifications d'une tâche ou d'une décision,
- Comment importer une tâche précédemment créée dans une nouvelle réunion.
Comment créer et attribuer une tâche ou une décision ?
Pendant une réunion, lors de la rédaction du procès-verbal, le président peut créer et attribuer des tâches et décisions.
- Dans l'onglet "Procès-verbal", sélectionnez un point de l'ordre du jour
- Cliquez sur "Ajouter une décision" ou "Ajouter une tâche"
- Complétez les champs : 1. Décision prise ; 2. Date de révision ; 3. Destinataire(s)/Groupes (uniquement pour les tâches) ; 4. Enregistrez.
Remarque : Consultez cet article pour savoir comment attribuer une tâche ou une décision à un utilisateur externe.
Comment assurer le suivi et trier les tâches et décisions ?
Vous pouvez avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches et décisions de votre salle pour un meilleur suivi.
Cette vue est disponible dans la page "Tâches et décisions".
Vous pouvez basculer entre les tâches et les décisions :
Vous pouvez trier les tâches et décisions par :
- Date d'échéance
- Statut
Rechercher par :
- Description
Filtrer par :
- Groupes
- Destinataire
- Statut
- Réunions
- En retard (disponible uniquement pour les tâches)
- A des remarques (disponible uniquement pour les tâches)
Comment changer le statut d'une tâche ou d'une décision ?
Vous pouvez modifier le statut d'une tâche ou d'une décision depuis la vue d'ensemble. Cliquez sur ''Modifier'' pour mettre à jour le statut. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.
La deuxième option est de changer le statut directement dans le procès-verbal de la réunion en cliquant sur le menu déroulant du statut.
Vous pouvez également accéder directement au procès-verbal concerné en cliquant sur le nom de la réunion sous la tâche ou la décision.
Astuce
Vous pouvez toujours changer le destinataire d'une tâche, même après sa création, en ouvrant les détails de la tâche concernée.
Comment suivre les modifications d'une tâche ou d'une décision ?
La vue fractionnée
Ici, vous pouvez trouver la liste des tâches et décisions disponibles, avec un filtrage avancé, et la possibilité d'ouvrir le détail sur le côté pour éditer les informations.
Pour consulter l'historique complet d'une tâche ou décision, vous trouverez un journal d'activité dans les détails de l'élément.
Remarque : qui peut voir cela ?
Seules les tâches et décisions publiées avec le statut "Prêt" apparaîtront dans les listes Tâches et Décisions, pour les administrateurs/éditeurs ainsi que les membres.
Chaque utilisateur peut consulter toutes les activités qui lui sont personnellement attribuées, ainsi qu’à ses groupes. Cela garantit que chacun reste informé de ses responsabilités et des tâches de son équipe.
Comment importer une tâche existante dans une nouvelle réunion ?
Pour mieux suivre le statut des tâches attribuées lors de réunions précédentes, vous avez la possibilité de les rattacher à un point de l'ordre du jour d'une réunion à venir.
1. Dans l'onglet "Ordre du jour", sélectionnez un point
2. Cliquez sur “Importer des tâches” 
3. Sélectionnez les tâches que vous souhaitez examiner lors de la réunion à venir
Une fois les tâches ajoutées à l’ordre du jour, vous pouvez modifier leur statut, laisser une remarque, éditer le nom de la tâche, le destinataire ou la date d’échéance si nécessaire, et consulter l’historique de la tâche via les détails complets.
Information
Pour les tâches ou décisions qui contiennent une mise à jour écrite, Sherpany affichera une petite icône sur la ligne pour indiquer aux utilisateurs qu’un changement est intervenu. Grâce à cet indicateur visuel, vous gagnez du temps pour savoir quelles tâches ont été mises à jour.
Astuce
Sherpany recommande de suivre les points d'action autant que possible de manière asynchrone dans le cadre de la préparation individuelle aux réunions, et de ne discuter/revoir les tâches en réunion que si nécessaire.