Créer une réunion

Lorsque vous cliquez sur "Ajouter une réunion", vous devrez sélectionner le type de réunion que vous souhaitez organiser et vous avez le choix entre deux possibilités :

Réunion :  Événement au cours duquel les participants se réunissent dans un lieu défini pour assister à une réunion et suivre l'ordre du jour de la réunion dans Sherpany.  

Résolution circulaire : Événement au cours duquel les administrateurs peuvent adopter virtuellement ou physiquement une résolution circulaire via Sherpany.

Organiser la réunion

Après avoir choisi le type de réunion que vous souhaitez, il vous sera demandé de définir les détails de la réunion.
Certains champs sont obligatoires : 

• Nom de la réunion
• Date
• Heure
• Fuseau horaire

Les autres points ci-dessous, même si non obligatoires pour la création de la réunion, sont également importants : 

• Participant: vous pouvez sélectionner les utilisateurs ou les groupes en tant que participants ou spectateurs (ils ne participent pas, mais ils sont inclus) ou ajouter des éditeurs supplémentaires (ils seront en mesure de modifier l'ordre du jour de cette réunion).
• Non-Participant: vous pouvez sélectionner les utilisateurs ou les groupes qui ne participeront pas à la réunion, mais qui auront accès à la réunion et à ses documents. Les Non-Participants peuvent également avoir les droits d'éditeur pour la réunion. 
• Responsable de la réunion : vous pouvez sélectionner un utilisateur comme responsable de la réunion et activer l'option d'envoyer une demande de retour après la réunion.
• Lieu
• Conférence téléphonique :  vous pouvez sélectionner Sherpany Meet, ajouter un lien ou le numéro de téléphone pour rejoindre l'appel audio/vidéo.
• Raison de la réunion : Description de la raison pour laquelle la réunion a été organisée.
• Invitation personnalisée : vous pouvez ajouter un fichier PDF pour joindre une invitation en naviguant dans votre ordinateur ou en utilisant la fonction glisser-déposer. Si vous n'en ajoutez pas, une page de couverture standard sera affichée. 

Cliquez ensuite sur "Créer" pour passer à l'étape suivante.

Pour créer un ordre du jour, vous devrez ajouter des points de l'ordre du jour et des documents. Pour le faire :

1. Saisissez le titre du premier point de l'ordre du jour et appuyez sur "Entrer"
2.  Dessous le point de l'ordre du jour nouvellement crée, modifiez les détails du point et enregistrez-le. 
3. Rappel de publication : La petite cloche située en bas à gauche de l'ordre du jour, à côté du bouton de publication, permet de rappeler aux éditeurs de la réunion de publier l'ordre du jour à la date choisie. À la date choisie, tous les éditeurs de la réunion recevront un courriel leur rappelant de publier la réunion. 

Vous pouvez modifier votre ordre du jour autant que vous le souhaitez, n'oubliez pas de sauvegarder les modifications et de le publier à nouveau.

Si vous souhaitez gagner du temps dans l'organisation de réunions récurrentes, vous pouvez choisir de cloner une réunion existante.
Pour procéder :

1. Choisissez une réunion
2. Ouvrir l'ordre du jour
3. Cliquez sur l'icône en haut à droite de la page. 
4. Confirmez le clonage
5. La page des détails de la réunion clonée s'ouvre et vous pouvez la configurer
6. N'oubliez pas de modifier le nom de la réunion ainsi que la date.

Les modèles sont très utiles si vous devez créer souvent des réunions avec la même structure de l'ordre du jour. 

Créer et utiliser des modèles :

1. Allez à l'ordre du jour de la réunion
2. Cliquez sur l'icône en bas de la page 
3. Cliquez sur l'icône "Créer un modèle" 
4. Nommez le modèle
5. Cliquez sur "Créer un modèle"

Pour utiliser un modèle :

1. Après avoir annoncé une nouvelle réunion,
2. Choisissez l'un des modèles que vous avez créés en cliquant dessus

Si vous avez créé une réunion par erreur ou si vous avez simplement besoin de la supprimer :

1. Accédez aux détails ou à l'ordre du jour de la réunion
2. Cliquez sur l'icône avec les trois points en haut à droite de la page
3. Cliquez sur l'icône de la corbeille
4. Confirmez la suppression

Comment générer un ordre du jour en PDF ?

1. Allez à l'ordre du jour de la réunion
2. Cliquez sur l'icône en bas de la page 
3. Cela lancera automatiquement le téléchargement du PDF sur votre navigateur. (Il peut vous être demandé d'autoriser le téléchargement à partir de votre navigateur). 

Comment générer un carnet de réunion en PDF?

Le carnet de réunion comprend tous les détails de la réunion, l'ordre du jour et les documents.
Si vous avez besoin de conserver un enregistrement numérique de tous les carnets de réunion : 

1. Allez à l'ordre du jour de la réunion
2. Cliquez sur l'icône en bas de la page
3. Cela lancera automatiquement le téléchargement du PDF sur votre navigateur. (Il peut vous être demandé d'autoriser le téléchargement à partir de votre navigateur). Cela peut prendre du temps en fonction de la quantité e documents dans l'ordre du jour.