Dans cet article, vous allez apprendre à :
Créer une réunion
- Créer une réunion
- Créer un ordre du jour
- Cloner une réunion
- Créer et utiliser des modèles
- Supprimer une réunion
Ordre du jour & carnet de réunion
- Générer un PDF de l’ordre du jour
- Générer un PDF du meeting book
Création de réunion
Choisir un type de réunion
Lorsque vous cliquez sur « Nouvelle réunion », vous devez sélectionner le type de réunion que vous souhaitez organiser. Vous pouvez choisir entre :
Réunion : Événement où les participants se réunissent dans un lieuréel ou virtuel défini pour assister à une réunion et suivre l'ordre du jour dans Sherpany.
Résolution circulaire : Événement où les administrateurs peuvent adopter une résolution circulaire, physiquement ou virtuellement, via Sherpany.
Configurer la réunion
Après avoir choisi le type de réunion, vous serez invité à configurer les détails.
Certains champs sont obligatoires
- Nom de la réunion
- Date
- Heure
- Fuseau horaire
Les autres champs, bien que non obligatoires, sont également importants :
- Participant : vous pouvez sélectionner des utilisateurs ou des groupes, ainsi que définir qui peut ou non modifier la réunion.
- Non-participant : utilisateurs ou groupes qui ne participent pas activement à la réunion mais ont accès à ses documents. Ils peuvent aussi recevoir des droits d’édition.
- Responsable de réunion : vous pouvez désigner un utilisateur comme responsable et activer l’envoi de feedback à la fin de la réunion.
- Lieu
- Appel/conférence : vous pouvez ajouter un lien ou un numéro de téléphone, ou indiquer un lieu physique.
- Objectif de la réunion : description de l’objectif de la réunion.
- Invitation personnalisée : vous pouvez ajouter un fichier PDF comme invitation depuis votre ordinateur. Sinon, une page de garde standard sera utilisée.
Information
Lors de l’ajout d’un groupe, vous pouvez définir les permissions utilisateur par utilisateur, ou pour l’ensemble du groupe.
Si vous ne voyez pas certains utilisateurs ou groupes, vérifiez dans la gestion des utilisateurs :
- Les utilisateurs ont bien été créés ;
- Les utilisateurs ont été assignés au bon groupe ;
- Vous faites vous-même partie du groupe.
Cliquez ensuite sur « Créer » pour passer à l’étape suivante
Pour créer un ordre du jour, vous devez ajouter des points à l’ordre du jour et des documents. Pour cela :
- Saisissez le titre du premier point de l’ordre du jour et appuyez sur "Entrée".
- Sous le point que vous venez de créer, ajoutez les détails nécessaires et enregistrez.
Information
Vous pouvez en savoir plus sur les points de l’ordre du jour et les permissions dans cet article, et apprendre à ajouter des documents dans cet article.
Vous pouvez modifier votre ordre du jour autant que nécessaire. N’oubliez pas d’enregistrer les changements et de le publier à nouveau.
Si vous souhaitez gagner du temps pour organiser des réunions récurrentes, vous pouvez choisir de cloner une réunion existante.
Pour ce faire :
- Choisissez une réunion
- Ouvrez l’ordre du jour
- Cliquez sur l’icône en haut à droite de la page
- Confirmez le clonage
- La page des détails de la réunion clonée s’ouvrira et vous pourrez la configurer
- N’oubliez pas de changer le nom et la date de la réunion
Attention
- Veuillez noter que les documents ne seront pas clonés, y compris l’invitation si elle a été ajoutée.
- Si vous ne changez pas la date de la réunion clonée, elle gardera la date d’origine. Si vous ne trouvez pas votre réunion dans les réunions à venir, elle se trouve probablement près de l’originale dans les archives.
Les modèles sont très utiles si vous créez souvent des réunions avec la même structure d’ordre du jour.
Pour créer un modèle :
- Accédez à l’ordre du jour de la réunion
- Cliquez sur l’icône avec les trois points en haut à droite de la page
- Cliquez sur l’icône « Créer un modèle »
- Nommez le modèle
- Cliquez sur le bouton « Créer un modèle »
Information
Les modèles sont enregistrés uniquement pour l’utilisateur qui les crée, ou peuvent être créés à partir de réunions existantes. Cependant, si plusieurs éditeurs ont besoin du même modèle, un administrateur peut créer une réunion test et les inviter. Toute personne ayant des droits d’édition peut ensuite sauvegarder cette réunion comme modèle.
Pour utiliser un modèle :
- Après avoir annoncé une nouvelle réunion,
- Choisissez l’un des modèles créés en cliquant dessus
Attention
Veuillez noter que les documents ne seront pas copiés dans le nouvel ordre du jourSi vous avez créé une réunion par erreur ou que vous devez simplement la supprimer :
- Allez dans les détails ou l’ordre du jour de la réunion
- Cliquez sur l’icône avec les trois points en haut à droite
- Cliquez sur l’icône corbeille (« Supprimer la réunion »)
- Confirmez la suppression
Attention
La suppression d’une réunion est irréversible. Si vous avez supprimé une réunion par erreur, vous pouvez contacter notre équipe Customer Happiness
+41 (0) 44 515 89 60 
support@sherpany.com
Ordre du jour & Meeting Book
Comment générer un ordre du jour en PDF ?
- Accédez à l’ordre du jour de la réunion
- Cliquez sur l’icône en bas de la page
- Le téléchargement du PDF commencera automatiquement depuis votre navigateur. (Vous devrez peut-être autoriser le téléchargement.)
Comment générer un meeting book en PDF ?
Le meeting book inclut les détails de la réunion, l’ordre du jour et les documents.
Si vous souhaitez conserver un enregistrement numérique, vous pouvez :
- Accédez à l’ordre du jour de la réunion
- Cliquez sur l’icône en bas de la page
- Le téléchargement du PDF commencera automatiquement. Cela peut prendre un peu de temps selon la quantité de documents.