Dans cet article, vous allez apprendre :
La création d'une réunion
- Créer une réunion,
- Créer un ordre du jour,
- Cloner une réunion,
- Créer et utiliser des modèles,
- Supprimer une réunion.
Gérer l'ordre du jour et le carnet de réunion
- Générer un ordre du jour PDF,
- Générer un carner de réunion PDF.
Création de réunion
Choisir un style de réunion
Lorsque vous cliquez sur "Nouvelle réunion", vous devez sélectionner le type de réunion que vous souhaitez organiser :
Réunion : Événement au cours duquel les participants se réunissent dans un lieu défini pour assister à une réunion et suivre l'ordre du jour de la réunion dans Sherpany.
Résolution circulaire : Événement au cours duquel les administrateurs peuvent adopter virtuellement ou physiquement une résolution circulaire par l'intermédiaire de Sherpany.
Organiser la réunion
Après avoir choisi le type de réunion que vous souhaitez, vous serez invité à définir les détails de la réunion.
Certains champs sont obligatoires :
- Nom de la réunion
- Date de la réunion
- Heure
- Fuseau horaire
Les autres, même s'ils ne sont pas obligatoires pour la création, sont également importants:
- Participant : vous pouvez sélectionner des utilisateurs ou des groupes en tant que participants et déterminer qui peut ou ne peut pas modifier la réunion.
- Non-participant : vous pouvez sélectionner des utilisateurs ou des groupes qui ne participeront pas à la réunion, mais qui auront accès à la réunion et à ses documents. Les non-participants peuvent également se voir accorder des droits d'édition sur la réunion.
- Responsable de la réunion : vous pouvez sélectionner un utilisateur en tant que responsable de la réunion et activer l'option d'évaluation après la réunion.
- Emplacement
- Conférence téléphonique : vous pouvez ajouter un lien ou un numéro de téléphone pour rejoindre l'appel audio/vidéo, ou ajouter un lieu physique.
- Objet de la réunion : Description de l'objet de la réunion.
- Invitation personnalisée : vous pouvez ajouter un fichier PDF pour joindre une invitation en naviguant dans votre ordinateur ou en utilisant la fonction "glisser-déposer". Si vous n'en ajoutez pas, une page de couverture standard s'affichera.
Information
Lors de l'ajout d'un groupe, vous pouvez sélectionner les autorisations pour chaque utilisateur du groupe ou définir les autorisations pour l'ensemble du groupe.
Si vous ne voyez pas de personnes ou de groupes à ajouter, veuillez vérifier la gestion des utilisateurs pour voir si :
- Les utilisateurs ont été créés ;
- Les utilisateurs ont été assignés au groupe concerné ;
- Vous faites partie du groupe concerné.
Cliquez ensuite sur "Créer" pour passer à l'étape suivante.
Pour créer un point à l'ordre du jour :
- Saisissez le titre du premier point de l'ordre du jour et appuyez sur "Entrée".
- Sous le nouveau point de l'ordre du jour, modifiez les détails du point et enregistrez-le.
Information
Vous pouvez en savoir plus sur la création des points de l'ordre du jour et les autorisations dans cet article, ainsi que sur l'ajout de documents dans cet article.
Vous pouvez modifier votre agenda autant que vous le souhaitez, n'oubliez pas d'enregistrer les modifications et de les publier à nouveau.
Si vous souhaitez gagner du temps dans l'organisation de réunions récurrentes, vous pouvez choisir de cloner une réunion existante. Pour ce faire :
- Choisir une réunion
- Ouvrir l'agenda
- Cliquez sur l'icône en haut à droite de la page
- Confirmer le clonage
- La page de détails de la réunion clonée s'ouvre et vous pouvez la paramétrer.
- N'oubliez pas de modifier le nom de la réunion et la date.
Attention
- Gardez à l'esprit que les documents ne seront pas clonés dans la nouvelle réunion, y compris l'invitation si elle a été ajoutée.
- Si vous ne changez pas la date de la réunion clonée, elle conservera la date originale. Si vous ne trouvez pas votre nouvelle réunion dans les réunions à venir, elle est probablement proche de la réunion originale dans les archives.
Les modèles sont très utiles si vous organisez souvent des réunions avec la même structure d'ordre du jour.
Pour créer un modèle :
- Accéder à l'ordre du jour de la réunion,
- Cliquez sur l'icône avec les trois points en haut à droite de la page,
- Cliquez sur l'icône "Créer un modèle".,
- Nommez le modèle,
- Cliquez sur le bouton "Créer un modèle".
Information
Les modèles de réunion sont sauvegardés uniquement pour l'utilisateur qui les crée, ou peuvent être créés à partir de réunions déjà existantes. Toutefois, si plusieurs éditeurs ont besoin d'utiliser le même modèle de réunion, l'administrateur peut toujours créer une réunion test et inviter ces éditeurs. Toute personne disposant d'autorisations de modification dans une réunion peut enregistrer celle-ci spécifique en tant que modèle à réutiliser.
Pour utiliser un modèle :
- Après avoir annoncé une nouvelle réunion,
- Choisissez l'un des modèles que vous avez créés en cliquant dessus.
Attention
Veuillez noter que les documents ne seront pas copiés dans le nouvel agenda.Si vous avez créé une réunion par erreur ou si vous souhaitez simplement la supprimer, il vous suffit de :
- Accéder aux détails ou à l'ordre du jour de la réunion,
- Cliquez sur l'icône avec les trois points en haut à droite de la page,
- Cliquez sur l'icône de la poubelle ("Supprimer la réunion"),
- Confirmez la suppression.
Attention
La suppression d'une réunion n'est pas réversible. Si vous avez supprimé une réunion par erreur, vous pouvez contacter notre équipe Customer Happiness.
+41 (0) 44 515 89 60 
support@sherpany.com
Ordre du jour et carnet de réunion
Comment générer l'ordre du jour en PDF ?
- Accéder à l'ordre du jour de la réunion
- Cliquez sur l'icône en bas de la page
- Cela lancera automatiquement le téléchargement du PDF sur votre navigateur. (Il peut vous être demandé d'autoriser le téléchargement à partir de votre navigateur).
Comment générer un carnet de réunion en PDF ?
Le carnet de réunion contient les détails de la réunion, l'ordre du jour et les documents.
Si vous souhaitez conserver une trace numérique de tous les cahiers de réunion, vous pouvez le faire :
- Accéder à l'ordre du jour de la réunion,
- Cliquez sur l'icône en bas de la page
- Le téléchargement du PDF commencera automatiquement sur votre navigateur. (Vous pouvez être invité à autoriser le téléchargement à partir de votre navigateur.) Cela peut prendre un certain temps en fonction de la quantité de documents dans l'agenda.