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Créer une réunion

Dans cet article, vous apprendrez comment :

Création de la réunion

  • annoncer une réunion
  • créer un ordre du jour
  • cloner une réunion
  • créer et utiliser des modèles
  • supprimer une réunion

Invitations et carnet de réunions

  • générer une invitation au format PDF 
  • générer un carnet de réunion en PDF

Création de la réunion

Annoncer une réunion

Choisissez un type de réunion

Lorsque vous cliquez sur "Ajouter une réunion", vous devez sélectionner le type de réunion que vous souhaitez organiser et vous avez le choix entre plusieurs possibilités :

Réunion physique :  Événement au cours duquel les participants se réunissent dans un lieu défini pour assister à une réunion et suivre l'ordre du jour de la réunion dans Sherpany. 

Conférence téléphonique :  Événement au cours duquel les participants se réunissent par appel audio/vidéo, en utilisant un système externe et en suivant l'ordre du jour de la réunion dans Sherpany. 

Résolution circulaire : Événement au cours duquel les administrateurs peuvent adopter virtuellement ou physiquement une résolution circulaire via Sherpany.

Organiser la réunion 

Après avoir choisi le type de réunion que vous souhaitez, il vous sera demandé de définir les détails de la réunion.

Certains champs sont obligatoires :

  • Nom de la réunion
  • Date
  • Heure
  • Fuseau horaire

Les points ci-dessous, même si non obligatoires pour la création de la réunion, sont également importants :

  • Participant : vous pouvez sélectionner les membres ou les groupes en tant que participants ou spectateurs (ils ne participent pas, mais ils sont inclus) ou ajouter des éditeurs supplémentaires (ils seront en mesure de modifier l'ordre du jour de cette réunion).
  • Lieu
  • Conférence téléphonique : vous pouvez ajouter le lien ou le numéro de téléphone pour rejoindre l'appel audio/vidéo. 
  • Informations : Description de l'objet de la réunion
  • Rappel de publication : à la date choisie, tous les éditeurs de la réunion recevront un courriel leur rappelant de publier la réunion.
  • Invitation personnalisée : vous pouvez ajouter un fichier PDF pour joindre une invitation en naviguant dans votre ordinateur ou en utilisant la fonction glisser-déposer. Si vous n'en ajoutez pas, une page de couverture standard sera affichée.

Cliquez ensuite sur " Annoncer " pour passer à l'étape suivante.

Information  

Lorsque vous ajoutez un groupe contenant des rédacteurs à la liste des "participants" : Les éditeurs de ce groupe sont automatiquement ajoutés comme éditeurs de cette réunion.

Lorsqu'on ajoute un groupe contenant des éditeurs à la liste des "Spectateurs" : Les éditeurs de ce groupe ne sont pas automatiquement ajoutés comme éditeurs de cette réunion.

Créer un agenda

Pour créer un ordre du jour, vous devrez ajouter des points de l'ordre du jour et des documents. Pour ce faire :

  1. Saisissez le titre du premier point de l'agenda et appuyez sur "Entrée".
  2. Dessous le point de l'ordre du jour nouvellement créé, modifiez les détails du point et enregistrez-le.

Info

Vous pouvez en savoir plus sur les éléments de l'ordre du jour et les permissions dans cet article, vous pouvez également apprendre comment ajouter des documents dans cet article.

Vous pouvez modifier votre agenda autant que vous le souhaitez, n'oubliez pas de sauvegarder les modifications et de le publier à nouveau.

Cloner une réunion

Si vous souhaitez gagner du temps dans l'organisation de réunions récurrentes, vous pouvez choisir de cloner une réunion existante.

Pour cela:

  1. Choisir une réunion
  2. Ouvrir l'agenda
  3. Cliquez sur l'icône en haut à droite de la page.
  4. Confirmez le clonage
  5. La page de détails de la réunion clonée s'ouvre et vous pouvez la configurer.
  6. N'oubliez pas de modifier le nom de la réunion ainsi que la date.

Attention

  • Veuillez garder à l'esprit que les documents ne seront pas clonés, dans la nouvelle réunion, y compris l'invitation si elle a été ajoutée.
  • Si vous ne changez pas la date de la réunion clonée, elle conservera la date originale. Si vous ne trouvez pas votre nouvelle réunion dans les prochaines, elle est probablement proche de la réunion originale dans les archives.
Créer et utiliser des modèles

Les modèles sont très utiles si vous créez souvent des réunions avec la même structure d'ordre du jour.

Pour créer un modèle :

  1. Aller à l'ordre du jour de la réunion
  2. Cliquez sur l'icône en bas de la page
  3. Cliquez sur l'icône "Créer un modèle".
  4. Nommez le modèle
  5. Cliquez sur "Créer un modèle".

Pour utiliser un modèle :

  1. Après avoir annoncé une nouvelle réunion,
  2. Choisissez l'un des modèles que vous avez créés en cliquant dessus.


Attention

Veuillez garder à l'esprit que les documents ne seront pas copiés dans le nouvel ordre du jour.


Supprimer une réunion

Si vous avez créé une réunion par erreur ou si vous avez simplement besoin de la supprimer:

  1. Accédez aux détails ou à l'agenda de la réunion
  2. Cliquez sur l'icône avec les trois points en haut à droite de la page.
  3. Cliquez sur l'icône de la corbeille
  4. Confirmez la suppression

Attention

La suppression d'une réunion n'est pas réversible. Si vous avez supprimé une réunion par erreur, vous pouvez contacter notre équipe support.

 +41 (0) 44 515 89 60 support@sherpany.com  

Invitation et carnet de réunion.

Générer une invitation en PDF & un carnet de réunion

Comment générer une invitation en PDF ?

Si vous souhaitez joindre une "Invitation personnalisée" indiquant les détails de la réunion ou l'envoyer par e-mail aux membres :

  1. Allez à l'ordre du jour de la réunion
  2. Cliquez sur l'icône en bas de la page
  3. Cela lancera automatiquement le téléchargement du PDF sur votre navigateur. (Il peut vous être demandé d'autoriser le téléchargement à partir de votre navigateur).

Comment générer un carnet de réunion en PDF ?

Le livre de réunion comprend les détails de la réunion, l'ordre du jour et les documents.

Si vous avez besoin de conserver un enregistrement numérique de tous les livres de réunion :

  1. Aller à l'ordre du jour de la réunion
  2. Cliquez sur l'icône en bas de la page
  3. Cela lancera automatiquement le téléchargement du PDF sur votre navigateur. (il peut vous être demandé d'autoriser le téléchargement à partir de votre navigateur). Cela peut prendre du temps en fonction de la quantité de documents dans l'agenda..

Attention

L'icône du carnet de réunion est activé, uniquement si des documents sont ajoutés à l'agenda.

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