Dans cet article, vous allez apprendre :
- Ce qu’est le Topic Hub,
- Pourquoi utiliser le Topic Hub,
- Comment gérer les permissions.
Qu’est-ce que le Topic Hub ?
Le Topic Hub est un espace central dans Sherpany où vous pouvez gérer efficacement la planification de sujets à court et à long terme.
Au lieu de gérer des fichiers Word ou Excel compliqués, vous et les autres participants à la réunion pouvez collecter, structurer et gérer les sujets de discussion directement dans Sherpany.
Une fois les sujets ajoutés au Topic Hub, ils peuvent facilement être planifiés dans des réunions à venir et ajoutés à l’ordre du jour en quelques clics.
Pourquoi utiliser le Topic Hub ?
Le Topic Hub est conçu pour favoriser une gestion de réunion efficace en :
- Collectant et centralisant les propositions de points à l’ordre du jour tout au long de l’année,
- Facilitant la co-création de points avec les membres de l’équipe,
- Priorisant les sujets selon leur importance et leur timing,
- Planifiant les points à l’ordre du jour dans les réunions les plus pertinentes,
- Rendant visibles les liens entre réunions, points à l’ordre du jour, tâches et décisions.
Soumettre des propositions de points à l’ordre du jour directement dans Sherpany permet de fluidifier la communication et la préparation.
Pour les organisateurs, cela signifie que:
- Les propositions sont enregistrées de manière centralisée et structurée
- Ils peuvent facilement revoir chaque suggestion (demander des précisions, accepter ou refuser, planifier dans une session, etc.)
Pour simplifier le processus, les demandeurs peuvent assigner des utilisateurs et des invités à un sujet dès sa création. C’est particulièrement utile dans les grandes réunions, où il peut être difficile de suivre qui doit participer à quel point à l’ordre du jour.
Comment gérer les permissions ?
Les éditeurs (ou utilisateurs ayant accès à tout le contenu) peuvent gérer le sujet et les utilisateurs assignés.
Pour contrôler les permissions, Sherpany utilise les concepts suivants :
- Groupe demandeur : d’où provient la proposition de sujet
- Groupe assigné : groupe responsable de la révision/planification du sujet
Les demandeurs peuvent assigner des utilisateurs et invités à un sujet directement dans le Topic Hub. Le système distinguera les participants et les lecteurs au niveau du sujet. Lorsque le sujet est planifié dans une réunion :
- Les utilisateurs déjà dans la réunion auront accès au sujet,
- Les utilisateurs non présents seront ajoutés en tant qu’invités avec un accès limité à ce sujet uniquement,
- Le statut de participant sera activé si l’utilisateur a été désigné comme tel par le demandeur.
Cela permet une gestion précise des participants dès le début et évite des accès inutiles.
Pour résumer, lorsqu’un sujet est planifié :
| Règle | Résultat |
|---|---|
| Utilisateur pas encore dans la réunion | Ajouté en tant qu’invité |
| Utilisateur déjà dans la réunion | Obtient l’accès au nouveau point à l’ordre du jour |
| Invité déjà dans la réunion | Pas d’accès au nouveau point à l’ordre du jour |
| Utilisateur avec accès partiel | Obtient l’accès au nouveau point à l’ordre du jour |
| Utilisateurs inactifs | Ignorés lors de la planification |
| Utilisateur retiré de tous les sujets | Retiré sauf s’il fait partie d’un groupe lié à la réunion |
Information
Actuellement, le Topic Hub est uniquement disponible sur l’application web.