Dans cet article, vous apprendrez :
- Quelle est la fonction des contributeurs
- Comment demander des documents
- Comment savoir si un document a été ajouté par un contributeur
Quelle est la fonction des contributeurs ?
Avec la fonction Contributeurs, il suffit à l'administrateur d'entrer l'adresse électronique du participant, ou même d'un utilisateur qui ne fait pas partie de Sherpany, pour recueillir les documents requis. Le contributeur reçoit une notification par e-mail qui ouvre une page web où il peut glisser et déposer ses documents. Ainsi ils font partie de l'agenda. Cela évite l'échange d'e-mails. L'administrateur peut ensuite renommer les documents ou limiter l'accès à certains autres participants avant de publier l'ordre du jour.
Comment obtenir les documents ?
Lorsque votre ordre du jour est prêt, mais que vous avez besoin de pièces justificatives de la part de différents membres:
- Sélectionnez le point de l'ordre du jour dans lequel vous avez besoin que le document soit téléchargé.
- Cliquez sur le bouton "Demander des documents" et tapez l'adresse e-mail du contributeur ou sélectionnez un membre existant. Si vous demandez un fichier à un utilisateur de la même salle Sherpany, vous pouvez filtrer par le nom. Sinon, vous devrez ajouter l'adresse électronique.
- Cliquez sur "Demander la demande" et saisissez le message obligatoire à envoyer aux contributeurs.
Comment un collaborateur peut-il telecharger un document ?
Le collaborateur recevra une demande de téléchargement d'un document à son adresse email. L'objet de l'email reçu sera le suivant : Vous avez été invités à telecharger des documents pour Nom de la Réunion.
Le collaborateur peut telecharger le document en cliquant sur Telecharger le Matériel. Cela ouvrira la page de Demande de Matériel Réunion où le collaborateur pourra facilement faire glisser ou telecharger le document. Une fois téléchargé, le document sera immédiatement visible dans la réunion.
Comment savoir si un document a été ajouté par un contributeur ?
Lorsque le contributeur a téléchargé le document, celui-ci sera affiché sur le point de l'ordre du jour où vous l'avez demandé. Vous verrez une remarque sur la ligne du document indiquant que celui-ci a été téléchargé par un contributeur et indiquant également le nom du contributeur. 