Dans cet article, vous apprendrez :
- Quelle est la fonction des contributeurs
- Comment demander des documents
- Comment savoir si un document a été ajouté par un contributeur
Quelle est la fonction des contributeurs ?
Avec la fonction Contributeurs, il suffit à l'administrateur d'entrer l'adresse électronique du participant, ou même d'un utilisateur qui ne fait pas partie de Sherpany, pour recueillir les documents requis. Le contributeur reçoit une notification par e-mail qui ouvre une page web où il peut glisser et déposer ses documents. Ainsi ils font partie de l'agenda. Cela évite l'échange d'e-mails. L'administrateur peut ensuite renommer les documents ou limiter l'accès à certains autres participants avant de publier l'ordre du jour.
Comment obtenir les documents ?
Lorsque votre ordre du jour est prêt, mais que vous avez besoin de pièces justificatives de la part de différents membres:
- Sélectionnez le point de l'ordre du jour dans lequel vous avez besoin que le document soit téléchargé.
- Cliquez sur le bouton "Demander des documents" et tapez l'adresse e-mail du contributeur ou sélectionnez un membre existant. Si vous demandez un fichier à un utilisateur de la même salle Sherpany, vous pouvez filtrer par le nom. Sinon, vous devrez ajouter l'adresse électronique.
- Cliquez sur "Demander la demande" et saisissez le message obligatoire à envoyer aux contributeurs.
Comment savoir si un document a été ajouté par un contributeur ?
Lorsque le contributeur a téléchargé le document, celui-ci sera affiché sur le point de l'ordre du jour où vous l'avez demandé. Vous verrez une remarque sur la ligne du document indiquant que celui-ci a été téléchargé par un contributeur et indiquant également le nom du contributeur. 