Dans cet article, vous apprendrez :
- Quelle est la fonction des contributeurs
- Comment demander des documents
- Comment savoir si un document a été ajouté par un contributeur
Quelle est la fonction des contributeurs ?
Avec la fonction Contributeurs, il suffit à l'administrateur d'entrer l'adresse électronique du participant, ou même d'un utilisateur qui ne fait pas partie de Sherpany, pour recueillir les documents requis. Le contributeur reçoit une notification par e-mail qui ouvre une page web où il peut glisser et déposer ses documents. Ainsi ils font partie de l'agenda. Cela évite l'échange d'e-mails. L'administrateur peut ensuite renommer les documents ou limiter l'accès à certains autres participants avant de publier l'ordre du jour.
Comment obtenir les documents ?
Lorsque votre ordre du jour est prêt, mais que vous avez besoin de pièces justificatives de la part de différents membres:
- Sélectionnez le point de l'ordre du jour dans lequel vous avez besoin que le document soit téléchargé.
- Cliquez sur le champ sous "Demander des documents" et tapez l'adresse e-mail du contributeur ou sélectionnez un membre existant. Si vous demandez un fichier à un utilisateur de la même salle Sherpany, vous pouvez filtrer par le nom. Sinon, vous devrez ajouter l'adresse électronique.
- Cliquez sur "Demander des documents" et saisissez le message obligatoire à envoyer aux contributeurs.
Comment savoir si un document a été ajouté par un contributeur ?
Lorsque le contributeur a téléchargé le document, celui-ci sera affiché dans le point de l'ordre du jour où vous l'avez demandé. Vous verrez une icône sur la ligne du document indiquant qu'il a été téléchargé par un contributeur. En outre, lorsque vous survolez l'icône, le nom de la personne s'affiche.
Vous pouvez également cliquer sur le document pour ouvrir le panneau latéral et voir qui en est le contributeur.