Rédiger et gérer les procès-verbaux

Comment rédiger un procès verbal avec Sherpany ?

Sherpany Minutes crée automatiquement, à partir de votre ordre du jour, un modèle de procès-verbal. Vous pouvez le trouver dans le troisième onglet de votre réunion.

Présence

Lorsque vous rédigez le procès-verbal, vous devez d'abord définir le statut de la présence pour chaque participant à la réunion. Les statuts suivants sont disponibles.

• Présent - le participant était physiquement présent à la réunion. 
• A distance - le participant était présent à distance à la réunion.
• Excusé - le participant a été excusé pour la réunion.
• Absent - le participant a été (non excusé) absent à la réunion.

Par défaut, chaque participant a le statut "Présent". Cliquez sur le statut d'un participant donné pour le modifier.

Procès verbal

Il suffit d'ajouter le procès-verbal à chaque point de l'ordre du jour et d'utiliser les options de formatage disponibles. Outre le texte du procès-verbal, il est également possible d'ajouter des décisions et des tâches à chaque point de l'ordre du jour.

Les décisions ont une date de révision et leur statut peut passer d'ouvert à révisé. Les tâches ont une date d'échéance et leur statut peut passer d'ouvert à fait.

Comment publier le procès-verbal ?

Une fois que le procès-verbal de la réunion est prêt à être publié, il peut être mis à la disposition soit de certains participants pour approbation, soit de tous les participants.

Les options de publication du procès-verbal sont les mêmes que pour une réunion. Cela signifie que le procès-verbal peut, si vous le souhaitez, être publié et approuvé de manière sélective ou être publié immédiatement pour tous les participants.

Vous pouvez également informer les participants que des procès-verbaux sont disponibles.

Comment générer un PDF de procès-verbal ?

• Si vous avez besoin de faire une extraction du PDF uniquement à des fins de révision, vous pourrez obtenir le procès-verbal dans n'importe quel statut de publication. Dans ce cas, vous pourrez sélectionner les points de l'ordre du jour que vous souhaitez inclure dans le PDF et le télécharger immédiatement. Pour une meilleure utilisation, nous vous suggérons de consulter les procès-verbaux de réunion dans Sherpany, il n'est donc pas nécessaire d'exporter les procès-verbaux à ce stade.

1. Sélectionnez les points de l'ordre du jour qui seront inclus dans le procès-verbal. 
2. Générez le document PDF

• Lorsque le procès-verbal est prêt, l'éditeur peut lancer la demande de signatures dans le bouton en haut à droite de la page du procès-verbal. 

Prenez note que le processus de signature bloquera d'autres processus de publication, assurez-vous ainsi de publier pour tout le monde avant de commencer le processus de signature ! (Même après la signature, il ne sera pas possible de modifier le groupe de personnes auquel vous publiez).

Cela lancera un flux d'actions en plusieurs étapes :

1. La première étape consiste à sélectionner les points de l'ordre du jour qui seront inclus dans le procès-verbal.  Par défaut, tous les points de l'ordre du jour sont sélectionnés, ce qui génère le procès-verbal pour l'ensemble du contenu de la réunion. Mais vous pouvez désélectionner n'importe quel point de l'ordre du jour, ce qui produira un extrait de procès-verbal incluant uniquement les points de l'ordre du jour sélectionnés.

2. Définissez qui doit signer le procès-verbal. À partir de la liste des participants, l'éditeur peut sélectionner les membres qui signeront. Lorsque vous passez à l'étape suivante, le système génère le PDF du procès-verbal avec les espaces de signature prêts à recevoir la signature.

3. Fournissez des informations supplémentaires à la demande, comme la date d'échéance et le message à envoyer aux signataires.

À ce stade, l'utilisateur peut déjà télécharger le PDF généré, mais toujours sans signature. 

1. Une fois la demande envoyée, les signataires recevront un courriel leur demandant de signer le PDF du procès-verbal. Cet e-mail fournira un lien vers l'endroit où cela peut être fait.
   
2. Lorsque les signataires cliquent sur le lien du courriel, ils sont envoyés vers une page où le PDF est présenté et où la signature peut avoir lieu. Si l'utilisateur n'est pas encore authentifié, l'authentification sera demandée avant d'accéder au PDF.
3. Une fois en présence du PDF du procès-verbal, les membres peuvent le signer en utilisant un nouveau dessin de signature ou en réutilisant la dernière signature utilisée.

Au cours de ce processus, l'éditeur peut suivre l'avancement de la signature sur la même page où il a commencé la demande de signatures. Là, il aura accès à une page ou il pourra vérifier qui a déjà signé et qui n'a pas encore signé.   

Quel type de signature utilisons-nous ?

Nous utilisons la signature des procès-verbaux de réunions avec une signature numérique avancée. Ce type de signature doit être :

1. Liée de manière unique au signataire et être capables d'identifier le signataire.
2. Créée de manière que le signataire puisse en conserver le contrôle exclusif.
3. Liée aux données auxquelles elles se rapportent de manière que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Sherpany :

1. Enregistrez le nom, le login et l'horodatage de l'utilisateur et le moment où la signature a été effectuée.
2. Exige que l'utilisateur s'authentifie dans l'application pour pouvoir signer le procès-verbal et personne ne peut le signer en son nom.
3. Après que l'utilisateur a confirmé la signature, nous appliquons un certificat Sherpany qui fonctionnera comme un sceau qui deviendra invalide si le document est altéré

Ajouter des signatures

La fonctionnalité de téléchargement des signatures vous permettra 3 options :

• De dessiner votre signature
• De télécharger une image à utiliser comme signature
• De taper votre nom et d'appliquer un style et une écriture différente