Rédiger et gérer les procès-verbaux

Comment rédiger un procès-verbal dans Sherpany ?

Dans Sherpany, le procès-verbal est créé automatiquement, un modèle de procès-verbal en fonction de votre ordre du jour. Vous le trouverez dans le troisième onglet de votre réunion.

Présence

Lors de la rédaction du procès-verbal, il faut d'abord définir la présence pour chaque participant à la réunion. Les statuts suivants seront disponibles :

• Présent – le participant était physiquement présent à la réunion
• À distance – le participant était présent à distance à la réunion
• Excusé – le participant a été excusé pour la réunion
• Absent – le participant était absent (non excusé) de la réunion

Par défaut, chaque participant a le statut "Présent". Cliquez sur le statut d'un participant donné pour le modifier.

Procès-verbal

Il suffit d'ajouter le procès-verbal à chaque point de l'ordre du jour et d'utiliser les options de formatage disponibles, comme expliqué dans la section suivante. Outre le texte du procès-verbal ; des décisions, des tâches et des documents peuvent être ajoutés à chaque point de l'ordre du jour.

• Décisions : elles ont une date de révision et leur statut peut passer d'ouvert à révision.
• Tâches : elles ont une date d'échéance et leur statut peut être modifié de "ouvert" à "fait".
• Documents : ils peuvent être ajoutés depuis l'ordre du jour dans le procès-verbal en sélectionnant ou non l'encoche concernée : si elle est sélectionnée, chaque point de l'ordre du jour auquel le document correspond sera mentionné dans la section du procès-verbal tout en respectant la même hiérarchie que dans l'ordre du jour de la réunion. Le document suivra la même logique de niveau de sécurité que dans l'ordre du jour.

Les options de mise en page

La rédaction du procès-verbal est un aspect essentiel de votre processus de réunion. Il est important de souligner que ces procès-verbaux peuvent être ajustés et affinés pour en améliorer la clarté et l'efficacité, en garantissant une expérience d'édition de texte plus dynamique et intuitive.

Dans la section des procès-verbaux, vous pourrez :

• Mettre en gras 
• Mettre en italique
• Créer des listes
• Ajouter des titres
• Souligner
• Surligner
• Aligner votre texte - à gauche, au centre ou à droite
• Ajouter des Alinéas
• Ajouter des images (via le bouton de téléchargement). Pour information, les images doivent être au format jpeg ou png, avec une taille maximale de 100mb.

Comment publier le procès-verbal ?

Lorsque le procès-verbal de la réunion est prêt à être publié, il peut être mis à la disposition de certains participants pour approbation ou de tous les participants. L'option de publication pour les procès-verbaux sont les mêmes que pour une réunion. Cela signifie que le procès-verbal peut - si vous le souhaitez - être publié et approuvé de manière sélective ou être publié immédiatement pour tous les participants. Vous pouvez également notifier les participants que le procès-verbal est disponible.

Comment générer un procès-verbal PDF

Une fois le procès-verbal publié, vous pouvez en extraire une version PDF et/ou l'envoyer pour signature si nécessaire.

Générer un procès-verbal PDF

Vous pourrez sélectionner les points de l'ordre du jour que vous souhaitez inclure dans le PDF et le télécharger.

Conseil : nous vous suggérons de consulter le procès-verbal de la réunion directement dans Sherpany, ainsi, il n'est pas nécessaire de l'exporter.

1. Cliquez sur "Procès-verbal en PDF", "Générer le procès-verbal en PDF",
2. Sélectionnez les points de l'ordre du jour qui seront inclus dans le procès-verbal,
3. Téléchargez le PDF.

Comment ajuster les en-têtes et les pieds de page dans le PDF du procès-verbal ?

Vous pouvez facilement modifier les en-têtes et les pieds de page directement dans le PDF du procès-verbal de vos réunions : vous pourrez ajouter des logos, inclure des informations spécifiques ou respecter les lignes directrices de la marque de l'entreprise.

Vous pouvez modifier les en-têtes et les pieds de page dans la section du procès-verbal, en cliquant sur le bouton Disposition PDF.

Une fois le texte, le format et les images souhaités ajouté, n'oubliez pas d’enregistrer.

Comment envoyer le procès-verbal pour signature

Si vous devez envoyer le procès-verbal pour signature, vous pouvez le demander en choisissant l'option Envoyer pour signature. Notez bien que le processus de signature bloque les processus de publication ultérieurs. Veillez donc à publier à tous les utilisateurs avant de lancer le processus de signature ! (Même après la signature, il ne sera pas possible de modifier le groupe de personnes auxquelles vous publiez). Cette opération déclenche un flux de travail en plusieurs étapes :

• Sélectionner l'article – sélectionner les points de l'ordre du jour qui seront inclus dans le procès-verbal. Par défaut, tous les points de l'ordre du jour sont sélectionnés, ce qui génère le procès-verbal pour l'ensemble du contenu de la réunion. Mais vous pouvez désélectionner n'importe quel point de l'ordre du jour, ce qui produira un extrait du procès-verbal comprenant uniquement les points de l'ordre du jour sélectionnés.
• Ajouter des signataires – définir qui doit signer le procès-verbal. Dans la liste des participants, vous pouvez sélectionner les membres qui signeront.
• Préparer le document – Lorsque vous passez à l'étape suivante, le système génère le PDF du procès-verbal avec les espaces réservés aux signatures, prêts à recevoir les signatures.
• Compléter et signer – demander les signatures.  Ajoutez des informations supplémentaires à la demande, comme la date d'échéance et le message à envoyer aux signataires. À ce stade, vous pouvez déjà télécharger le PDF généré, mais toujours sans aucune signature.

Une fois la demande envoyée, les signataires recevront un courriel leur demandant de signer le PDF du procès-verbal. Cet e-mail contiendra un lien vers l'endroit où la signature peut être effectuée. Lorsque les signataires cliquent sur le lien du courriel, ils sont envoyés sur une page où le PDF est présenté et où la signature peut avoir lieu. Si l'utilisateur n'est pas encore authentifié, une demande d'authentification lui sera adressée avant d'accéder au PDF. Une fois ouvert le PDF du procès-verbal, les membres peuvent le signer en utilisant une nouvelle signature ou en réutilisant la dernière utilisée.

Au cours du processus, l'éditeur peut suivre l'évolution des signatures sur la même page que celle où il a lancé la demande de signatures. Il aura alors accès à une page où il pourra vérifier qui a déjà signé et qui n'a pas encore signé.

Télécharger les signatures

Les participants, après avoir été invités à signer le PDF de la minute, recevront un courriel contenant le lien pour signer le document. Ouvrez le lien et cliquez sur la signature.

La fonction de signature vous offre trois options :

• Dessiner votre signature,
• Ajouter une image à utiliser comme signature,
• Taper votre nom et appliquer un style avec une police différente.

Quel type de signature utilise-t-on ?

La signature des procès-verbaux est une signature numérique avancée. Cela veut dire que la signature doit être:

• Unique à son signataire et identifiable,
• Créée de manière que le signataire puisse en garder le contrôle exclusif,
• Liée aux données auxquelles elles se rapportent de manière que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Pour ce faire, nous procédons de la manière suivante :

• En enregistrant dans le PDF le nom, le login et l'horodatage de l'utilisateur et la date à laquelle la signature a été effectuée.
• En exigeant que l'utilisateur s'authentifie dans l'application pour pouvoir signer le procès-verbal, ainsi personne ne peut le signer en son nom.
• Une fois que l'utilisateur a confirmé la signature, nous appliquons un certificat Sherpany qui servira de sceau et deviendra invalide si le document est falsifié.

Comment suivre les modifications apportées aux procès-verbaux ?

Vous pouvez suivre toutes les modifications effectuées dans les procès-verbaux :

Comment accéder à l’historique des versions ?

1. Allez dans l’onglet Procès-verbal
2. Cliquez sur le bouton Historique des versions (en haut à droite)
3. Vous accéderez à un mode lecture seule, centré sur la comparaison du contenu.

Comment l’utiliser ?

1. Sélectionnez un point de l’ordre du jour : une frise chronologique des versions s’affiche
2. Cliquez sur une version et vous verrez :

   En vert, le contenu ajouté et en rouge, le contenu supprimé

3. Cliquez sur l’icône ❌ dans le panneau latéral pour quitter l’historique et revenir à l’édition

Qu’est-ce qui est suivi ?

• Modifications de texte (ajout/suppression)
• Mises à jour de mise en forme
• Modifications d’images
• Changements de statut (publié)

Quand une nouvelle version est-elle créée ?

• Si un utilisateur modifie et reste inactif plus de 30 minutes, une version est enregistrée automatiquement
• Si un autre utilisateur commence à modifier, une version est enregistrée immédiatement