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Rédiger et gérer les procès-verbaux

Dans cet article, vous allez apprendre :

  • Comment rédiger un procès-verbal,
  • Comment publier un procès-verbal,
  • Comment générer un procès-verbal en PDF,
  • Comment envoyer le procès-verbal pour signature,
  • Comment télécharger les signatures,
  • Quel type de signature utilisons-nous ?

Comment rédiger un procès-verbal dans Sherpany ?

Dans Sherpany, le procès-verbal est créé automatiquement, un modèle de procès-verbal en fonction de votre ordre du jour. Vous le trouverez dans le troisième onglet de votre réunion.

Présence

Lors de la rédaction du procès-verbal, il faut d'abord définir la présence pour chaque participant à la réunion. Les statuts suivants seront disponibles :

  • Présent – le participant était physiquement présent à la réunion
  • À distance – le participant était présent à distance à la réunion
  • Excusé – le participant a été excusé pour la réunion
  • Absent – le participant était absent (non excusé) de la réunion

Par défaut, chaque participant a le statut "Présent". Cliquez sur le statut d'un participant donné pour le modifier.

Procès-verbal

Il suffit d'ajouter les notes du procès-verbal à chaque point de l'ordre du jour et d'utiliser les options disponibles. Outre le texte du procès-verbal, les décisions et les tâches peuvent également être ajoutées à chaque point de l'ordre du jour.

  • Décisions : elles ont une date de révision et leur statut peut passer d'ouvert à révision.
  • Tâches : elles ont une date d'échéance et leur statut peut être modifié de "ouvert" à "fait".

Info

Votre texte pour le procès-verbal ainsi que les tâches et les décisions sont sauvegardées automatiquement toutes les 60 secondes. Consultez cet article pour plus d'informations sur la gestion des tâches et des décisions.

Comment publier le procès-verbal ?

Lorsque le procès-verbal de la réunion est prêt à être publié, il peut être mis à la disposition de certains participants pour approbation ou de tous les participants. L'option de publication pour les procès-verbaux sont les mêmes que pour une réunion. Cela signifie que le procès-verbal peut - si vous le souhaitez - être publié et approuvé de manière sélective ou être publié immédiatement pour tous les participants. Vous pouvez également notifier les participants que le procès-verbal est disponible.

Comment générer un procès-verbal PDF

Une fois le procès-verbal publié, vous pouvez en extraire une version PDF et/ou l'envoyer pour signature si nécessaire.

Générer un procès-verbal PDF

Vous pourrez sélectionner les points de l'ordre du jour que vous souhaitez inclure dans le PDF et le télécharger.

Conseil : nous vous suggérons de consulter le procès-verbal de la réunion directement dans Sherpany, ainsi, il n'est pas nécessaire de l'exporter.

  1. Cliquez sur "Procès-verbal en PDF", "Générer le procès-verbal en PDF",
  2. Sélectionnez les points de l'ordre du jour qui seront inclus dans le procès-verbal,
  3. Téléchargez le PDF.

Comment envoyer le procès-verbal pour signature

Si vous devez envoyer le procès-verbal pour signature, vous pouvez le demander en choisissant l'option Envoyer pour signature. Notez bien que le processus de signature bloque les processus de publication ultérieurs. Veillez donc à publier à tous les utilisateurs avant de lancer le processus de signature ! (Même après la signature, il ne sera pas possible de modifier le groupe de personnes auxquelles vous publiez). Cette opération déclenche un flux de travail en plusieurs étapes :

  • Sélectionner l'article – sélectionner les points de l'ordre du jour qui seront inclus dans le procès-verbal. Par défaut, tous les points de l'ordre du jour sont sélectionnés, ce qui génère le procès-verbal pour l'ensemble du contenu de la réunion. Mais vous pouvez désélectionner n'importe quel point de l'ordre du jour, ce qui produira un extrait du procès-verbal comprenant uniquement les points de l'ordre du jour sélectionnés.
  • Ajouter des signataires – définir qui doit signer le procès-verbal. Dans la liste des participants, vous pouvez sélectionner les membres qui signeront.
  • Préparer le document Lorsque vous passez à l'étape suivante, le système génère le PDF du procès-verbal avec les espaces réservés aux signatures, prêts à recevoir les signatures.
  • Compléter et signer – demander les signatures.  Ajoutez des informations supplémentaires à la demande, comme la date d'échéance et le message à envoyer aux signataires. À ce stade, vous pouvez déjà télécharger le PDF généré, mais toujours sans aucune signature.

Une fois la demande envoyée, les signataires recevront un courriel leur demandant de signer le PDF du procès-verbal. Cet e-mail contiendra un lien vers l'endroit où la signature peut être effectuée. Lorsque les signataires cliquent sur le lien du courriel, ils sont envoyés sur une page où le PDF est présenté et où la signature peut avoir lieu. Si l'utilisateur n'est pas encore authentifié, une demande d'authentification lui sera adressée avant d'accéder au PDF. Une fois ouvert le PDF du procès-verbal, les membres peuvent le signer en utilisant une nouvelle signature ou en réutilisant la dernière utilisée.

Au cours du processus, l'éditeur peut suivre l'évolution des signatures sur la même page que celle où il a lancé la demande de signatures. Il aura alors accès à une page où il pourra vérifier qui a déjà signé et qui n'a pas encore signé.

Télécharger les signatures

Les participants, après avoir été invités à signer le PDF de la minute, recevront un courriel contenant le lien pour signer le document. Ouvrez le lien et cliquez sur la signature.

La fonction de signature vous offre trois options :

  • Dessiner votre signature,
  • Ajouter une image à utiliser comme signature,
  • Taper votre nom et appliquer un style avec une police différente.

Quel type de signature utilise-t-on ?

La signature des procès-verbaux est une signature numérique avancée. Cela veut dire que la signature doit être :

  • Unique à son signataire et identifiable,
  • Créée de manière que le signataire puisse en garder le contrôle exclusif,
  • Liée aux données auxquelles elles se rapportent de manière que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Pour ce faire, nous procédons de la manière suivante :

  • En enregistrant dans le PDF le nom, le login et l'horodatage de l'utilisateur et la date à laquelle la signature a été effectuée.
  • En exigeant que l'utilisateur s'authentifie dans l'application pour pouvoir signer le procès-verbal, ainsi personne ne peut le signer en son nom.
  • Une fois que l'utilisateur a confirmé la signature, nous appliquons un certificat Sherpany qui servira de sceau et deviendra invalide si le document est falsifié.

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