Rédiger et gérer les procès-verbaux

Comment rédiger un procès-verbal dans Sherpany ?

Dans Sherpany, le procès-verbal est créé automatiquement, un modèle de procès-verbal en fonction de votre ordre du jour. Vous le trouverez dans le troisième onglet de votre réunion.

Présence

Lors de la rédaction du procès-verbal, il faut d'abord définir la présence pour chaque participant à la réunion. Les statuts suivants seront disponibles :

• Présent – le participant était physiquement présent à la réunion
• À distance – le participant était présent à distance à la réunion
• Excusé – le participant a été excusé pour la réunion
• Absent – le participant était absent (non excusé) de la réunion

Par défaut, chaque participant a le statut "Présent". Cliquez sur le statut d'un participant donné pour le modifier.

Procès-verbal

Il suffit d'ajouter le procès-verbal à chaque point de l'ordre du jour et d'utiliser les options de formatage disponibles, comme expliqué dans la section suivante. Outre le texte du procès-verbal ; des décisions, des tâches et des documents peuvent être ajoutés à chaque point de l'ordre du jour.

• Décisions : elles ont une date de révision et leur statut peut passer d'ouvert à révision.
• Tâches : elles ont une date d'échéance et leur statut peut être modifié de "ouvert" à "fait".
• Documents : ils peuvent être ajoutés depuis l'ordre du jour dans le procès-verbal en sélectionnant ou non l'encoche concernée : si elle est sélectionnée, chaque point de l'ordre du jour auquel le document correspond sera mentionné dans la section du procès-verbal tout en respectant la même hiérarchie que dans l'ordre du jour de la réunion. Le document suivra la même logique de niveau de sécurité que dans l'ordre du jour.

Les options de mise en page

La rédaction du procès-verbal est un aspect essentiel de votre processus de réunion. Il est important de souligner que ces procès-verbaux peuvent être ajustés et affinés pour en améliorer la clarté et l'efficacité, en garantissant une expérience d'édition de texte plus dynamique et intuitive.

Dans la section des procès-verbaux, vous pourrez :

• Mettre en gras 
• Mettre en italique
• Créer des listes
• Ajouter des titres
• Souligner
• Surligner
• Aligner votre texte - à gauche, au centre ou à droite
• Ajouter des Alinéas
• Ajouter des images (via le bouton de téléchargement). Pour information, les images doivent être au format jpeg ou png, avec une taille maximale de 100mb.

Comment publier le procès-verbal ?

Lorsque le procès-verbal de la réunion est prêt à être publié, il peut être mis à la disposition de certains participants pour approbation ou de tous les participants. L'option de publication pour les procès-verbaux sont les mêmes que pour une réunion. Cela signifie que le procès-verbal peut - si vous le souhaitez - être publié et approuvé de manière sélective ou être publié immédiatement pour tous les participants. Vous pouvez également notifier les participants que le procès-verbal est disponible.

Comment générer un procès-verbal PDF

Une fois le procès-verbal publié, vous pouvez en extraire une version PDF et/ou l'envoyer pour signature si nécessaire.

Générer un procès-verbal PDF

Vous pourrez sélectionner les points de l'ordre du jour que vous souhaitez inclure dans le PDF et le télécharger.

Conseil : nous vous suggérons de consulter le procès-verbal de la réunion directement dans Sherpany, ainsi, il n'est pas nécessaire de l'exporter.

1. Cliquez sur "Procès-verbal en PDF", "Générer le procès-verbal en PDF",
2. Sélectionnez les points de l'ordre du jour qui seront inclus dans le procès-verbal,
3. Téléchargez le PDF.

Comment ajuster les en-têtes et les pieds de page dans le PDF du procès-verbal ?

Vous pouvez facilement modifier les en-têtes et les pieds de page directement dans le PDF du procès-verbal de vos réunions : vous pourrez ajouter des logos, inclure des informations spécifiques ou respecter les lignes directrices de la marque de l'entreprise.

Vous pouvez modifier les en-têtes et les pieds de page dans la section du procès-verbal, en cliquant sur le bouton Disposition PDF.

Une fois le texte, le format et les images souhaités ajouté, n'oubliez pas d’enregistrer.

Comment envoyer le procès-verbal pour signature ?

Si vous devez faire signer un procès-verbal, vous pouvez lancer le processus de signature en cliquant sur Envoyer pour signature. Assurez-vous que la version finale a été publiée à tous les utilisateurs avant de commencer la signature, car aucune modification de la publication ne sera possible une fois le processus lancé.

Cette action ouvre un flux de travail en plusieurs étapes :

1. Sélectionner les points à inclure : par défaut, tous les points de l’ordre du jour sont sélectionnés, mais vous pouvez en désélectionner.

2. Ajouter les signataires : choisissez parmi les participants à la réunion ceux qui doivent signer.

3. Générer le PDF : le document est prêt avec des zones réservées pour les signatures.

4. Compléter et envoyer : définissez une date limite, ajoutez un message personnalisé, et envoyez la demande. Les signataires recevront un e-mail avec un lien pour signer.

Le suivi du statut de chaque signature se fait directement dans l’onglet Procès-verbal > Gérer les signatures.

Comment suivre les modifications apportées aux procès-verbaux ?

Vous pouvez suivre toutes les modifications effectuées dans les procès-verbaux :

Comment accéder à l’historique des versions ?

1. Allez dans l’onglet Procès-verbal
2. Cliquez sur le bouton Historique des versions (en haut à droite)
3. Vous accéderez à un mode lecture seule, centré sur la comparaison du contenu.

Comment l’utiliser ?

1. Sélectionnez un point de l’ordre du jour : une frise chronologique des versions s’affiche
2. Cliquez sur une version et vous verrez :

   En vert, le contenu ajouté et en rouge, le contenu supprimé

3. Cliquez sur l’icône ❌ dans le panneau latéral pour quitter l’historique et revenir à l’édition

Qu’est-ce qui est suivi ?

• Modifications de texte (ajout/suppression)
• Mises à jour de mise en forme
• Modifications d’images
• Changements de statut (publié)

Quand une nouvelle version est-elle créée ?

• Si un utilisateur modifie et reste inactif plus de 30 minutes, une version est enregistrée automatiquement
• Si un autre utilisateur commence à modifier, une version est enregistrée immédiatement