Redigere e gestire il verbale

Come redigere il verbale in Sherpany?

Sherpany crea il modello del verbale automaticamente, in base all'ordine del giorno. Si trova nella terza scheda della riunione. 

Presenze

Quando si redige il verbale, impostare innanzitutto lo stato di presenza per ogni partecipante alla riunione. Sono disponibili i seguenti stati:  

• Presente - il partecipante è fisicamente presente alla riunione 
• Remoto - il partecipante è presente da remoto alla riunione
• Esonerato - il partecipante è stato esonerato dalla riunione
• Assente - il partecipante (non esonerato) è assente alla riunione 

Come impostazione predefinita, ogni partecipante ha lo stato "Presente". Cliccare sullo stato di un determinato partecipante per modificarlo.

Verbale

È possibile aggiungere il verbale a ogni punto dell'ordine del giorno e utilizzare le opzioni di formattazione disponibili, come spiegato nella sezione successiva. Oltre al testo del verbale, è possibile aggiungere a ogni punto dell'ordine del giorno le attività, decisioni e documenti.

• Le Decisioni hanno una data di revisione e lo stato può essere modificato da aperto ha revisionato.  
• Le Attività hanno una data di scadenza e lo stato può essere modificato da aperto ha completato. 
• I documenti possono essere aggiunti dall'ordine del giorno al verbale selezionando o meno la levetta: se selezionata, ogni voce dell'ordine del giorno a cui il documento corrisponde sarà richiamata nella sezione del verbale rispettando la stessa gerarchia dell'ordine del giorno della riunione. Il documento seguirà la stessa logica dei livelli di sicurezza del libro riunioni.

Opzioni di formattazione

Essendo il verbale una parte importante del vostro percorso di riunione, è importante menzionare qui la possibilità di regolarlo e adattarlo al meglio, al fine di fornire un'esperienza di modifica del testo più dinamica e intuitiva.

Nella sezione dei verbali, sarete in grado di:

• Grassetto 
• Corsivo
• Elenco
• Aggiungere titoli
• Sottolineare
• Evidenziare
• Allineare - Allineare il testo a sinistra, al centro o a destra
• Aggiungere rientri
• Aggiungere immagine (tramite il pulsante di caricamento). A titolo informativo, le immagini devono essere jpeg o png, con una dimensione massima di 100 mb.

Come pubblicare il verbale?

Una volta che il verbale della riunione è pronto per essere pubblicato, può essere reso disponibile ai partecipanti selezionati per l'approvazione o a tutti i partecipanti. Le opzioni di pubblicazione del verbale sono le stesse di una riunione. In altre parole, il verbale può essere pubblicato e approvato in modo selettivo oppure essere pubblicato subito per tutti i partecipanti. È anche possibile inviare una notifica ai partecipanti per informarli che il verbale è disponibile. 

Come creare il PDF del verbale

Una volta pubblicato il verbale, è possibile estrarne una versione PDF e/o inviarlo per le firme, se necessario. 

Creare il PDF del verbale

Sarà possibile selezionare i punti all'ordine del giorno da includere nel PDF e scaricarlo. 

Suggerimento: vi suggeriamo di rivedere il verbale della riunione all'interno di Sherpany, quindi non è necessario esportare il verbale della riunione in questa fase. 

1. Cliccare su "PDF del verbale", "Generare il verbale in PDF"
2. Selezionare quali punti all'ordine del giorno verranno inclusi nel verbale
3. Fare il download del PDF.

Come modificare le intestazioni e i piè di pagina nel vostro Verbale PDF?

È possibile modificare facilmente intestazioni e piè di pagina direttamente nei PDF dei verbali delle riunioni: sarà possibile aggiungere loghi, includere informazioni specifiche o aderire alle linee guida del marchio aziendale.

È possibile modificare intestazioni e piè di pagina nella sezione del verbale, sotto il pulsante Layout PDF.

Una volta aggiunti il testo, il formato e le immagini desiderate, non dimenticate di salvare.

Come richiedere le firme per il verbale?

Se è necessario far firmare un verbale, è possibile avviare il processo cliccando su Invia per la firma. Assicuratevi che la versione finale sia stata pubblicata a tutti gli utenti prima di iniziare, poiché non sarà più possibile modificarne la pubblicazione una volta il processo avviato.

L'invio apre un flusso suddiviso in più fasi:

1. Selezionare i punti all’ordine del giorno: per impostazione predefinita, tutti gli item sono selezionati, ma è possibile deselezionarne alcuni.

2. Aggiungere i firmatari: scegliere chi tra i partecipanti deve firmare il documento.

3. Generare il PDF: il sistema prepara il verbale con gli spazi riservati alle firme.

4. Completare e inviare: impostare una data di scadenza, aggiungere un messaggio personalizzato e inviare la richiesta. I firmatari riceveranno un’e-mail con il link per firmare il documento.

È possibile monitorare lo stato delle firme nella sezione Verbale > Gestisci firme.

Come tracciare le modifiche nel verbale?

Potete tracciare tutte le modifiche fatte sul verbale:

Come si accede alla cronologia delle versioni del verbale?

1. Accedete alla sezione del verbale
2. Cliccate sul tasto "Cronologia versioni" (in alto a destra)
3. Entrerete in modalità di sola lettura che vi permetterà di effettuare il confronto tra le versioni.

Come si usa?

1. Selezionate un punto dell'ordine del giorno: apparirà la timeline delle versioni
2. Cliccate su una versione, e vedrete:

   I contenuti aggiunti in verde e i contenuti eliminati in rosso

3. Cliccate sull'icona ❌ del pannello laterale per uscire dalla cronologia e continuare le modifiche

Cosa è tracciato?

• Cambi di testo (aggiunte/eliminazioni)
• Aggiornamenti di formato
• Modifiche di immagini
• Modifica dello stato (pubblicato)

Quando viene creata la nuova versione?

• Se un utente resta in attivo per più di 30 minuti, verrà salvata una versione in automatico
• Se un altro utente effettua delle modifiche, verrà salvata immediatamente una nuova versione