Redigere e gestire il verbale

Come redigere il verbale su Sherpany?

La verbalizzazione di Sherpany crea automaticamente, sulla base dell'ordine del giorno, un modello di verbale. Si trova nella terza sezione della riunione.

Partecipazione

Quando si redige il verbale, occorre innanzitutto impostare lo stato delle presenze per ogni partecipante alla riunione. Sono disponibili i seguenti stati:

• Presente - il partecipante era fisicamente presente alla riunione
• Remoto - il partecipante era presente in remoto alla riunione
• Esonerato - il partecipante è stato esonerato dalla riunione
• Assente - il partecipante era assente (non giustificato) alla riunione

Per impostazione predefinita, ogni partecipante ha lo stato "Presente". Cliccare sullo stato di un determinato partecipante per modificarlo.

Verbale

È sufficiente aggiungere il verbale a ciascun punto dell'ordine del giorno e utilizzare le opzioni di formattazione disponibili. Oltre al testo del verbale, è possibile aggiungere a ciascun punto dell'ordine del giorno anche decisioni e attività.

Le decisioni hanno una data di revisione e lo stato può essere cambiato da aperto a revisionato. Le attività hanno una data di scadenza e lo stato può essere modificato da aperto a completato.

Come pubblicare il verbale?

Una volta che il verbale della riunione è pronto per essere pubblicato, può essere reso disponibile ai partecipanti selezionati per l'approvazione o a tutti i partecipanti.

Le opzioni di pubblicazione del verbale sono le stesse di una riunione. In altre parole, il verbale può essere pubblicato e approvato in modo selettivo o essere pubblicato subito per tutti i partecipanti.

È inoltre possibile notificare ai partecipanti la disponibilità di un verbale.

Come creare il PDF del verbale?

• Se si desidera estrarre il PDF solo a scopo di revisione, è possibile ottenere il verbale in qualsiasi stato di pubblicazione. In questo caso sarà possibile selezionare i punti dell'ordine del giorno che si desidera includere nel PDF e scaricarlo immediatamente. Da notare che per un migliore utilizzo, è consigliabile revisionare i verbali della riunione all'interno di Sherpany, pertanto non è necessario esportare i verbali in questa fase.

1. Selezionare i punti all'ordine del giorno da includere nel verbale.
2. Creare il documento in PDF

• Preparare il verbale e renderlo pronto per la firma. Quando il verbale è pronto, l'editore può avviare la richiesta di firme tramite il pulsante in alto a destra nella pagina del verbale. 

Tenere presente che il processo della firma bloccherà ulteriori processi di pubblicazione, quindi è bene assicurasi di aver pubblicato per tutti prima d'iniziare il processo della firma! (Anche dopo la firma, non sarà possibile modificare il gruppo di persone al quale si sta pubblicando).

Si avvia così un flusso di lavoro composto da diverse fasi:

1. Il primo passo consiste nel selezionare quali punti dell'ordine del giorno saranno inclusi nel verbale. Per impostazione predefinita, sono selezionati tutti i punti dell'ordine del giorno, che genereranno il verbale per l'intero contenuto della riunione. Tuttavia, è possibile deselezionare uno qualsiasi dei punti dell'ordine del giorno, in modo da produrre un estratto del verbale che includa solo i punti dell'ordine del giorno selezionati.

2. Definire chi deve firmare il verbale. Dall'elenco dei partecipanti, l'editore può selezionare i membri che firmeranno. Quando si passa alla fase successiva, il sistema genera il PDF del verbale con i segnaposti per le firme, pronti per essere firmati.

3. Fornire informazioni aggiuntive alla richiesta, come la data di scadenza e il messaggio da inviare ai firmatari. 

A questo punto, l'utente può già scaricare il PDF generato, ma ancora senza firma.

1. Una volta inviata la richiesta, i firmatari riceveranno un'e-mail con la richiesta di firmare il PDF del verbale. Questa e-mail fornirà un link a cui sarà possibile accedere.
   
2. Quando i firmatari cliccano sul link dell'e-mail, vengono inviati a una pagina in cui viene presentato il PDF e in cui è possibile apporre la firma. Se l'utente non è ancora autenticato, verrà richiesta l'autenticazione prima di accedere al PDF.
3. Una volta in possesso del PDF del verbale, i membri possono firmarlo utilizzando un nuovo modello di firma o recuperando l'ultimo utilizzato.

Durante questo processo, l'editore può seguire lo stato di avanzamento della firma nella stessa pagina in cui ha avviato la richiesta di firme. Lì avrà accesso a una pagina in cui potrà controllare chi ha già firmato e chi manca alla firma.

Che tipo di firma stiamo utilizzando ?

Stiamo supportando la firma dei verbali delle riunioni con una Firma Digitale Avanzata. Questo tipo di firma deve essere:

1. Collegata in modo univoco al firmatario e in grado d'identificarlo.
2. Creato in modo da garantire che il firmatario possa mantenere il controllo esclusivo.
3. Collegato ai dati a cui si riferisce in modo tale che qualsiasi modifica successiva ai dati sia rilevabile.

Il nostro sistema prevede:

1. Registrazione nel PDF del nome, del login e del timestamp dell'utente e del momento in cui è stata apposta la firma.
2. Esigere che l'utente si autentichi nell'applicazione per poter firmare il verbale, e che nessuno possa firmarlo a suo nome.
3. Dopo che l'utente conferma la firma, applichiamo un certificato Sherpany che funzionerà come un sigillo che diventerà nullo se il documento verrà manomesso.

Caricamento delle firme

La funzione di caricamento della firma consente 3 opzioni:

• Tracciare la propria firma
• Caricare un'immagine da utilizzare come firma
• Digitare il proprio nome e applicare uno stile con un carattere diverso.