Redigere e gestire il verbale

Come redigere il verbale in Sherpany?

Sherpany crea il modello del verbale automaticamente, in base all'ordine del giorno. Si trova nella terza scheda della riunione. 

Presenze

Quando si redige il verbale, impostare innanzitutto lo stato di presenza per ogni partecipante alla riunione. Sono disponibili i seguenti stati:  

• Presente - il partecipante è fisicamente presente alla riunione 
• Remoto - il partecipante è presente da remoto alla riunione
• Esonerato - il partecipante è stato esonerato dalla riunione
• Assente - il partecipante (non esonerato) è assente alla riunione 

Come impostazione predefinita, ogni partecipante ha lo stato "Presente". Cliccare sullo stato di un determinato partecipante per modificarlo.

Verbale

È possibile aggiungere il verbale a ogni punto dell'ordine del giorno e utilizzare le opzioni di formattazione disponibili, come spiegato nella sezione successiva. Oltre al testo del verbale, è possibile aggiungere a ogni punto dell'ordine del giorno le attività, decisioni e documenti.

• Le Decisioni hanno una data di revisione e lo stato può essere modificato da aperto ha revisionato.  
• Le Attività hanno una data di scadenza e lo stato può essere modificato da aperto ha completato. 
• I documenti possono essere aggiunti dall'ordine del giorno al verbale selezionando o meno la levetta: se selezionata, ogni voce dell'ordine del giorno a cui il documento corrisponde sarà richiamata nella sezione del verbale rispettando la stessa gerarchia dell'ordine del giorno della riunione. Il documento seguirà la stessa logica dei livelli di sicurezza del libro riunioni.

Opzioni di formattazione

Essendo il verbale una parte importante del vostro percorso di riunione, è importante menzionare qui la possibilità di regolarlo e adattarlo al meglio, al fine di fornire un'esperienza di modifica del testo più dinamica e intuitiva.

Nella sezione dei verbali, sarete in grado di:

• Grassetto 
• Corsivo
• Elenco
• Aggiungere titoli
• Sottolineare
• Evidenziare
• Allineare - Allineare il testo a sinistra, al centro o a destra
• Aggiungere rientri
• Aggiungere immagine (tramite il pulsante di caricamento). A titolo informativo, le immagini devono essere jpeg o png, con una dimensione massima di 100 mb.

Come pubblicare il verbale?

Una volta che il verbale della riunione è pronto per essere pubblicato, può essere reso disponibile ai partecipanti selezionati per l'approvazione o a tutti i partecipanti. Le opzioni di pubblicazione del verbale sono le stesse di una riunione. In altre parole, il verbale può essere pubblicato e approvato in modo selettivo oppure essere pubblicato subito per tutti i partecipanti. È anche possibile inviare una notifica ai partecipanti per informarli che il verbale è disponibile. 

Come creare il PDF del verbale

Una volta pubblicato il verbale, è possibile estrarne una versione PDF e/o inviarlo per le firme, se necessario. 

Creare il PDF del verbale

Sarà possibile selezionare i punti all'ordine del giorno da includere nel PDF e scaricarlo. 

Suggerimento: vi suggeriamo di rivedere il verbale della riunione all'interno di Sherpany, quindi non è necessario esportare il verbale della riunione in questa fase. 

1. Cliccare su "PDF del verbale", "Generare il verbale in PDF"
2. Selezionare quali punti all'ordine del giorno verranno inclusi nel verbale
3. Fare il download del PDF.

Come modificare le intestazioni e i piè di pagina nel vostro Verbale PDF?

È possibile modificare facilmente intestazioni e piè di pagina direttamente nei PDF dei verbali delle riunioni: sarà possibile aggiungere loghi, includere informazioni specifiche o aderire alle linee guida del marchio aziendale.

È possibile modificare intestazioni e piè di pagina nella sezione del verbale, sotto il pulsante Layout PDF.

Una volta aggiunti il testo, il formato e le immagini desiderate, non dimenticate di salvare.

Come richiedere le firme per il verbale?

Se si vuole richiedere le firme per il verbale, è possibile richiederle selezionando l'opzione "Inviare per le firme". Tenete presente che il processo delle firme bloccherà ulteriori processi di pubblicazione, pertanto assicuratevi di pubblicare a tutti gli utenti prima di avviare la richiesta delle firme! (Anche dopo il completamento delle firme non sarà possibile modificare il gruppo di persone a cui si sta pubblicando). In questo modo di avvierà un processo con diversi passaggi:  

• Selezionare il punto - selezionare quali punti all'ordine del giorno devono essere inclusi nel verbale. Per impostazione predefinita, tutti i punti all'ordine del giorno sono selezionati, e genereranno il verbale per l'intero contenuto della riunione. Tuttavia, è possibile deselezionare uno o più elementi in modo da produrre un estratto del verbale che include soltanto gli elementi dell'ordine del giorno selezionati.
• Aggiungere i firmatari - definire chi deve firmare il verbale. Dall'elenco dei partecipanti è possibile selezionare i membri che firmeranno.  
• Preparare il documento - Quando si passa alla fase successiva, il sistema genera il PDF del verbale con i campi dove apporre le firme.
• Completare e inviare - richiedere le firme. Fornire ulteriori informazioni alla richiesta, come la data di scadenza e il messaggio da inviare ai firmatari. A questo punto, è possibile già scaricare il PDF generato ma ancora senza firme.  

Una volta inviata la richiesta, i firmatari riceveranno un email con la richiesta di firmare il PDF del verbale. Questa email fornirà un link per procedere. Quando i firmatari cliccheranno il link nell'email, verranno reindirizzati a una pagina dove potranno visualizzare il PDF e dove potranno firmare. Se l'utente non ha ancora effettuato l'accesso, verrà richiesta l'autenticazione prima di accedere al PDF. Una volta aperto il PDF, i firmatari potranno firmare utilizzando una nuova firma o riutilizzando l'ultima firma usata. 

Durante il processo, il redattore può seguire lo stato di avanzamento delle firme sulla stessa pagina da cui è partita la richiesta delle firme. Li, avrà accesso a una pagina in cui potrà controllare chi ha già firmato e chi deve ancora firmare.  

Caricare le firme

I partecipanti, dopo aver ricevuto la richiesta di firmare il PDF del verbale, riceveranno un'email con il link per firmare il documento. Aprire il link e cliccare sull'icona della firma.

La funzionalità per caricare la firma vi proporrà tre opzioni: 

• Disegnare la propria firma
• Caricare un immagine da usare come firma
• Digitare il proprio nome e applicare uno stile con un carattere differente.

Che tipo di firma viene utilizzata? 

Supportiamo le firme dei verbali di riunione con una Firma Digitale Avanzata. Questo tipo di firma deve essere:

• Legata in modo univoco al firmatario e in grado di identificarlo
• Creata in modo da garantire che il firmatario possa mantenere il controllo esclusivo.
• Collegata ai dati a cui si riferisce in modo tale che qualsiasi modifica successiva ai dati sia rilevabile. 

Nel nostro processo questo avviene tramite

• Registrando nel PDF il nome, l'accesso e la data e l'ora in cui la firma è stata apposta. 
• Richiedendo che l'utente si autentichi nell'applicazione per poter firmare il verbale, e che nessuno possa firmarlo a suo nome. 
• Dopo che l'utente conferma la firma viene applicato un certificato Sherpany che funziona da sigillo e che diventerà nullo se il documento viene manomesso. 

Come tracciare le modifiche nel verbale?

Potete tracciare tutte le modifiche fatte sul verbale:

Come si accede alla cronologia delle versioni del verbale?

1. Accedete alla sezione del verbale
2. Cliccate sul tasto "Cronologia versioni" (in alto a destra)
3. Entrerete in modalità di sola lettura che vi permetterà di effettuare il confronto tra le versioni.

Come si usa?

1. Selezionate un punto dell'ordine del giorno: apparirà la timeline delle versioni
2. Cliccate su una versione, e vedrete:

   I contenuti aggiunti in verde e i contenuti eliminati in rosso

3. Cliccate sull'icona ❌ del pannello laterale per uscire dalla cronologia e continuare le modifiche

Cosa è tracciato?

• Cambi di testo (aggiunte/eliminazioni)
• Aggiornamenti di formato
• Modifiche di immagini
• Modifica dello stato (pubblicato)

Quando viene creata la nuova versione?

• Se un utente resta in attivo per più di 30 minuti, verrà salvata una versione in automatico
• Se un altro utente effettua delle modifiche, verrà salvata immediatamente una nuova versione