In questo articolo, imparerete:
- Che cos'è la funzione di flag di pre-lettura,
- Come utilizzare il flag di pre-lettura come organizzatore
- Come utilizzare il flag di pre-lettura come partecipante
- Come impostare questa funzione come predefinita
- Chi ha accesso a questa funzione.
Che cos'è la funzione di flag di pre-lettura?
La preparazione è fondamentale per ottenere riunioni d'eccellenza e i partecipanti, preparandosi in anticipo e consultando il materiale della riunione, possono contribuire attivamente a rendere le discussioni più fluide e prendere decisioni in maniera più efficiente durante le riunioni. Tuttavia, per i leader più impegnati che si destreggiano tra molteplici riunioni e responsabilità, trovare il tempo per una preparazione approfondita può essere una sfida.
La nostra funzione del flag di pre-lettura risolve questo problema fornendo una guida chiara e intenzionale su quali documenti richiedono una preparazione e quali no, consentendo così ai partecipanti di allocare il loro tempo di preparazione in modo più efficace.
Come utilizzare il flag di pre-lettura come organizzatore della riunione?
Contrassegnare un documento come "Richiesta di pre-lettura", "Presentato durante la riunione" o "Lettura facoltativa".
L'organizzatore della riunione, ha ora la possibilità di contrassegnare ogni documento allegato come punto all'ordine del giorno. Ciò consente di indicare se un documento richiede una lettura preliminare, se verrà presentato durante la riunione o se si tratta di un documento la cui lettura è facoltativa per quei partecipanti che desiderano ulteriori approfondimenti sull'argomento.
Ecco come fare:
- Passare alla modalità di modifica,
- Selezionare un documento allegato al punto all'ordine del giorno,
- Un indicatore (icona sulla riga del documento) specificherà se i documenti richiedono una pre-lettura, se saranno presentati durante la riunione o se la lettura sia facoltativa.
- È possibile modificare ogni documento e impostare le aspettative di preparazione previste.
Come utilizzare il flag di pre-lettura come partecipante alla riunione?
Per quanto riguarda i partecipanti, questi noteranno un'etichetta gialla sui documenti che necessitano di una pre-lettura (altre aspettative di lettura avranno un'etichetta grigia), che renderà più facile identificare i materiali su cui concentrarsi.
Da notare che il livello di preparazione considera solo i documenti contrassegnati come "Richiesta di pre-lettura" per l'indicazione dei documenti mancanti alla lettura e la percentuale di completezza. Per essere considerati pienamente preparati, i partecipanti devono contrassegnare esplicitamente i documenti come letti; la sola apertura non è sufficiente.
Come impostare questa funzione come predefinita?
L'organizzatore della riunione ha la possibilità di personalizzare le impostazioni predefinite per tutti i nuovi documenti caricati nell'ordine del giorno della riunione. Per configurare le impostazioni predefinite dei documenti, basterà seguire questi semplici passaggi:
- Aprire le impostazioni,
- Selezionare "Impostazioni riunione",
- Scegliere "Pre-lettura del documento della riunione".
Con la funzione di pre-lettura dei documenti di riunione, è possibile decidere delle impostazioni predefinite per qualsiasi documento caricato in una riunione. Queste impostazioni personalizzate verranno applicate a tutte le riunioni future, indipendentemente dalla sala a cui si ha accesso.
Chi ha accesso a questa funzione?
Questa funzione è attualmente disponibile per l'accesso anticipato esclusivamente ai Pionieri di Sherpany. Sebbene l'accesso sia concesso principalmente agli organizzatori delle riunioni, tutti i partecipanti alle rispettive riunioni possono beneficiare della funzione di flag di pre-lettura, indipendentemente dal loro status di Pionieri.