In questo articolo, imparerete:
- Cos’è l’integrazione con DocuSign,
- La differenza tra AES e QES,
- Come funziona per gli organizzatori delle riunioni,
- Come funziona per i firmatari,
- Informazioni legali.
Cos’è l’integrazione con DocuSign?
Sherpany offre la possibilità di firmare il PDF del verbale utilizzando il proprio account DocuSign. Questa funzione completa il metodo di firma integrato di Sherpany.
È possibile firmare con:
- Firma Elettronica Avanzata (AES)
- Firma Elettronica Qualificata (QES) – a seconda della configurazione DocuSign
Informazione
È necessario disporre di un account DocuSign valido per inviare richieste di firma. Questa funzione offre maggiore flessibilità e risponde a requisiti legali più rigorosi.
Qual è la differenza tra AES e QES?
- AES (Firma Elettronica Avanzata): utilizzata di default nel metodo di firma attuale di Sherpany
- QES (Firma Elettronica Qualificata): lo standard più elevato nell’UE, legalmente equivalente a una firma autografa
DocuSign supporta entrambi i tipi di firma, a seconda della verifica dell’identità del firmatario e della configurazione del cliente.
Come funziona per gli organizzatori delle riunioni?
- Preparare il verbale in modalità Modifica: accedere alla scheda Verbale in modalità Modifica. Fare clic su “Richiedi firme”.
- Selezionare i punti all’ordine del giorno: scegliere quali punti devono essere inclusi nel PDF del verbale. Questa selezione sostituisce le autorizzazioni definite nella scheda Agenda.
- Selezionare i firmatari: scegliere chi deve firmare il documento. È possibile selezionare solo gli utenti con accesso alla riunione.
- Impostare una scadenza e un messaggio facoltativo: definire una data entro cui firmare e, se necessario, aggiungere un messaggio personalizzato.
- Scegliere il tipo di firma: scegliere tra il metodo integrato Sherpany e DocuSign (questa opzione è disponibile solo nelle stanze in cui la funzione è abilitata).
- Richiedere le firme: fare clic su “Richiedi firme”. Si aprirà una nuova scheda per effettuare il login su DocuSign. Potrebbe essere richiesto l’autenticazione a due fattori. Una volta completata, la scheda si chiuderà automaticamente e il processo proseguirà in Sherpany.
- Monitorare le firme: nella scheda Verbale, sotto “Gestisci firme”, è possibile controllare lo stato e i timestamp per ciascun utente.
Nota
È anche possibile interrompere il processo di firma, ma questa azione annulla tutte le firme raccolte fino a quel momento e richiede conferma.
Cosa succede per i firmatari?
I firmatari ricevono una richiesta di firma direttamente da DocuSign. Si ricorda che:
- Non verrà inviata una seconda email da parte di Sherpany
- La procedura di firma può essere completata direttamente in DocuSign (web o mobile)
- Solo chi richiede la firma ha bisogno di un account DocuSign. I firmatari non devono necessariamente averne uno, ma in tal caso il processo è più semplice (ad esempio, non serve la verifica dell’identità ogni volta)
- Non è possibile aggiungere un nuovo firmatario dopo l’avvio del processo: sarà necessario annullare e inviare nuovamente la richiesta di firma.
Informazioni legali
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