Come redigere e gestire i verbali?

Come redigere il verbale in Sherpany?

Sherpany crea il modello del verbale automaticamente, in base all'ordine del giorno. Si trova nella terza scheda della riunione. Il verbale viene visualizzato a schermo intero: ciò che scrivete corrisponde esattamente a quanto vedranno i partecipanti, in modo simile a un documento Word.

È inoltre possibile aggiungere sezioni di testo libero prima o dopo i punti dell'ordine del giorno, per registrare qualsiasi informazione che deve essere riportata nel verbale ma che non è collegata a un punto specifico dell'ordine del giorno. Queste sezioni sono visibili a tutti i partecipanti e incluse in qualsiasi PDF esportato.

Presenze

Quando si redige il verbale, impostare innanzitutto lo stato di presenza per ogni partecipante alla riunione. Sono disponibili i seguenti stati:

• Presente - il partecipante è fisicamente presente alla riunione
• Remoto - il partecipante è presente da remoto alla riunione
• Esonerato - il partecipante è stato esonerato dalla riunione
• Assente - il partecipante (non esonerato) è assente alla riunione

Come impostazione predefinita, ogni partecipante ha lo stato "Presente". Cliccare sullo stato di un determinato partecipante per modificarlo.

Verbale

È possibile aggiungere il verbale a ogni punto dell'ordine del giorno e utilizzare le opzioni di formattazione disponibili, come spiegato nella sezione successiva. Oltre al testo del verbale, è possibile aggiungere a ogni punto dell'ordine del giorno le attività, decisioni e documenti.

• Le Decisioni hanno una data di revisione e lo stato può essere modificato da aperto ha revisionato.
• Le Attività hanno una data di scadenza e lo stato può essere modificato da aperto ha completato.
• I documenti possono essere aggiunti dall'ordine del giorno al verbale selezionando o meno la levetta: se selezionata, ogni voce dell'ordine del giorno a cui il documento corrisponde sarà richiamata nella sezione del verbale rispettando la stessa gerarchia dell'ordine del giorno della riunione. Il documento seguirà la stessa logica dei livelli di sicurezza del libro riunioni.

Opzioni di formattazione

Essendo il verbale una parte importante del vostro percorso di riunione, è importante menzionare qui la possibilità di regolarlo e adattarlo al meglio, al fine di fornire un'esperienza di modifica del testo più dinamica e intuitiva.

Nella sezione dei verbali, sarete in grado di:

• Grassetto
• Corsivo
• Elenco
• Aggiungere titoli
• Sottolineare
• Evidenziare
• Allineare - Allineare il testo a sinistra, al centro o a destra
• Aggiungere rientri
• Aggiungere immagine (tramite il pulsante di caricamento). A titolo informativo, le immagini devono essere jpeg o png, con una dimensione massima di 100 mb.

Il verbale può avere un ordine diverso da quello dell'ordine del giorno?

Sì. Le sezioni del verbale possono essere riordinate indipendentemente dall'ordine del giorno. Questo è utile quando gli argomenti vengono discussi in un ordine diverso da quello previsto, senza dover modificare l'ordine del giorno stesso.

Per riordinare una sezione, utilizzate la maniglia a sei punti accanto ad essa per trascinarla nella posizione desiderata.

Come condividere il verbale come bozza?

Se il verbale non è ancora pronto per essere pubblicato a tutti, è possibile condividerlo come bozza con persone selezionate per revisione o approvazione.

1. Accedere alla scheda Verbale e cliccare su Condividi bozza nel piè di pagina.
2. Selezionare le persone che devono avere accesso alla bozza. Le persone con autorizzazioni di modifica hanno accesso per impostazione predefinita.
3. Per ogni persona selezionata, scegliere se è richiesta un'approvazione formale.
4. Se necessario, selezionare Notifica le persone via e-mail e aggiungere un messaggio personalizzato.
5. Confermare per condividere la bozza.

Una volta condiviso, lo stato sarà:

• Bozza se non è richiesta alcuna approvazione,
• In approvazione se una o più persone sono state invitate ad approvarlo.

Il riepilogo della visibilità nell'intestazione del verbale mostra chi ha accesso e se le approvazioni richieste sono state inviate.

Come pubblicare il verbale?

Una volta che il verbale della riunione è pronto per essere pubblicato, può essere reso disponibile ai partecipanti selezionati per l'approvazione o a tutti i partecipanti. Le opzioni di pubblicazione del verbale sono le stesse di una riunione. In altre parole, il verbale può essere pubblicato e approvato in modo selettivo oppure essere pubblicato subito per tutti i partecipanti. È anche possibile inviare una notifica ai partecipanti per informarli che il verbale è disponibile.

Come creare il PDF del verbale

Una volta pubblicato il verbale, è possibile estrarne una versione PDF e/o inviarlo per le firme, se necessario. Cliccare sull'icona di download nell'angolo in alto a destra dello schermo e selezionare Verbale PDF.

Come modificare le intestazioni e i piè di pagina nel vostro Verbale PDF?

È possibile personalizzare direttamente l'intestazione e il piè di pagina dei verbali PDF aggiungendo loghi, informazioni specifiche o elementi dell'identità aziendale. Una volta configurati, l'intestazione e il piè di pagina saranno sempre visibili sullo schermo.

Accedere alla sezione Verbale e cliccare direttamente sull'intestazione o sul piè di pagina nella vista del verbale. Dopo aver aggiunto il testo, la formattazione e le immagini desiderate, ricordarsi di salvare le modifiche.

Come tracciare le modifiche nel verbale?

Potete tracciare tutte le modifiche fatte sul verbale:

Come si accede alla cronologia delle versioni del verbale?

1. Accedete alla sezione del verbale
2. Cliccate sul tasto "Cronologia versioni" (in alto a destra)
3. Entrerete in modalità di sola lettura che vi permetterà di effettuare il confronto tra le versioni.

Come si usa?

1. Selezionate un punto dell'ordine del giorno: apparirà la timeline delle versioni
2. Cliccate su una versione, e vedrete:

   I contenuti aggiunti in verde e i contenuti eliminati in rosso

3. Cliccate sull'icona del pannello laterale per uscire dalla cronologia e continuare le modifiche

Cosa è tracciato?

• Cambi di testo (aggiunte/eliminazioni)
• Aggiornamenti di formato
• Modifiche di immagini
• Modifica dello stato (pubblicato)

Quando viene creata la nuova versione?

• Se un utente resta inattivo per più di 30 minuti, verrà salvata una versione in automatico
• Se un altro utente effettua delle modifiche, verrà salvata immediatamente una nuova versione