In questo articolo imparerete:
- Come si può condividere l'ordine del giorno o il verbale come bozza, e richiedere facoltativamente l'approvazione
- Quali sono gli stati di pubblicazione?
Cos'è lo stato di "Bozza"?
Per impostazione predefinita, quando l'ordine del giorno o il verbale vengono pubblicati, diventano disponibili per tutte le persone invitate alla riunione.
Tuttavia, prima di condividere l'ordine del giorno (o il verbale) definitivo, si ha la possibilità di condividere l'ordine del giorno (o il verbale) nello stato di "Bozza". In questo caso, si può scegliere con chi condividere l'ordine del giorno (o il verbale), selezionando tra le persone invitate.
Questa soluzione è ideale se si desidera condividere l'ordine del giorno (o il verbale) solo con alcune persone. Utilizzando l'opzione "Condividi bozza...", si potrà selezionare esattamente con chi condividere l'ordine del giorno (o il verbale) e si potrà anche scegliere quali persone dovranno approvare o meno l'ordine del giorno (o il verbale). Tutte le modifiche apportate all'ordine del giorno o al verbale saranno condivise automaticamente, quindi non sarà necessario tenere traccia delle versioni condivise. Per condividere l'ordine del giorno o il verbale come bozza (o per richiederne l'approvazione), utilizzare il tasto "Condividi bozza..." nella scheda dell'ordine del giorno (o del verbale) e seguire i due passaggi.
Quali sono gli stati di pubblicazione?
Quando è il momento di pubblicare una riunione, sono disponibili diversi stati di pubblicazione:
- Bozza: scegliere questo stato per condividere l'ordine del giorno come bozza con alcune delle persone invitate.
- In approvazione: è un'estensione dello stato "Condividi bozza". È possibile utilizzare questo stato se si desidera richiedere l'approvazione di alcuni partecipanti.
- Pubblicato: Scegliere questo stato per pubblicare l'ordine del giorno a tutte le persone invitate alla riunione.
È possibile scegliere se inviare una notifica via e-mail alle persone con cui si sta condividendo l'ordine del giorno o il verbale, selezionando la spunta "Notificare le persone via e-mail". Se si seleziona questa opzione, si potrà inserire un messaggio personalizzato, se lo si desidera. L'e-mail di notifica includerà anche un promemoria per l'approvazione, se si è scelto di far pervenire la propria approvazione.
Suggerimento del team di assistenza
È comunque possibile gestire l'accesso ad alcuni documenti o elementi se si desidera aggiungere ulteriori restrizioni a determinati partecipanti alla riunione, facendo clic su "Gestisci accesso" nelle opzioni dell'elemento. Ulteriori informazioni su Come gestire l'accesso in questo articolo.
Per ulteriori consigli sulla gestione delle riunioni, partecipate al nostro Programma Ambasciatori all'interno dell'App.