In questo articolo imparerete:
- Come gestire i dettagli dei documenti nella biblioteca
- Scaricare il documento
- Gestire i dati di autorizzazione del documento
- Sicurezza del documento
- Come gestire i dati relativi ai documenti in una riunione
- Scaricare un documento
- Anteprima del documento
- Gestire gli accessi del documento
- Sicurezza del documento
- Modificare il titolo del documento
- Assegnare un'etichetta al documento
- Assegnare un livello di sicurezza
- Gestire l'accesso
Se modificate un elemento nella pagina dei dettagli, occorre ricordare di salvare sempre dopo aver fatto le modifiche del caso.
Potete inoltre utilizzare la selezione multipla, per modificare più documenti contemporaneamente.
Per farlo, potete seguire questi passaggi:
- Cliccate sulla casella blu accanto alla data e selezionate tutti i documenti che desiderate modificare
- Selezionate una delle opzioni nella barra degli strumenti in alto
Le opzioni nella barra degli strumenti sono:
- Etichetta: Assegnare il documento a una o più etichette
- Condividere: Gestire le autorizzazioni dei documenti, i gruppi e i singoli membri che avranno accesso al documento
- Notifica: Inviare una notifica ai membri che hanno accesso a un determinato documento
- Sicurezza: Assegnare un livello di sicurezza
- Cancellare
Attenzione
Anche se non ci sono restrizioni di formato nella libreria, è possibile visualizzare l'anteprima e aprire un documento solo se si tratta di un file PDF di MS Office convertito in PDF da Sherpany.
Scaricare un documento
Una volta aperta la barra laterale dei dettagli, se si tratta di un file PDF o MS Office, verrà visualizzata l'anteprima del documento nella parte superiore. Potete cliccare direttamente su "Scaricare".
Se si tratta di un file PDF o MS Office, potete cliccare sull'anteprima per aprire il documento a schermo intero e cliccare sull'icona di download in basso a sinistra.
Gestire le autorizzazioni dei documenti
Nella pagina "Dettagli" del documento, alla voce "Autorizzazioni", potete selezionare un gruppo o singoli utenti. Il documento sarà visibile solo agli utenti selezionati.
Attenzione
Per pubblicare il documento nella libreria, è necessario assegnarlo ad almeno un gruppo e a un'etichetta.
Se non è stato definito un gruppo o un'etichetta, accanto al documento appare una "i". Questo simbolo scomparirà una volta che i gruppi e le etichette saranno stati assegnati e salvati.
Sicurezza del documento
Per modificare il livello di sicurezza di un documento esistente nella libreria, cliccate sull'icona con i tre punti posizionata a destra, sulla stessa riga del documento di cui desiderate modificare il livello di sicurezza.
Ci sono quattro livelli disponibili:
- 1 Accesso completo: Gli utenti possono visualizzare, scaricare o stampare senza filigrana.
- 2 Filigrana: Gli utenti possono visualizzare, scaricare o stampare il documento con la filigrana.
- 3 Stampa disabilitata: Gli utenti possono visualizzare e scaricare il documento, ma la stampa è disabilitata in Adobe Reader.
- 4 Solo visualizzazione: Gli utenti possono visualizzare il documento nella vista web, ma il download e la stampa non sono abilitati.
Informazione
La filigrana nell'anteprima tiene conto del livello di sicurezza del documento. Ciò significa che la filigrana viene visualizzata solo se il documento ha un livello di sicurezza 2 o superiore.
In questo modo, è possibile mantenere un livello di sicurezza e di riservatezza più ristretto per i documenti condivisi in Sherpany con utenti che non sono dipendenti dell'organizzazione, mantenendo comunque un livello di protezione più basso e una migliore fruibilità per gli utenti interni.
Attenzione
È possibile assegnare un livello di sicurezza solo ai documenti PDF o ai file MS Office convertiti in PDF da Sherpany. Se nella libreria sono disponibili altri formati, è possibile solo scaricarli, non è possibile aprirne l'anteprima né stamparli.
- Modificare il titolo del documento
- Assegnare un livello di sicurezza
In caso di modifiche, vi ricordiamo di cliccare sempre sull'icona del segno di spunta sulla destra.
Scaricare il documento
Per scaricare un documento, cliccate sull'icona ''Scaricare'' nella riga del documento che desiderate trasferire.
Anteprima del documento
Per visualizzare l'anteprima del documento in Sherpany a schermo intero, cliccare sull'icona in basso a sinistra.
Gestire l'accesso
È possibile limitare i diritti di accesso a un determinato documento impostando l'accesso. Gli utenti esclusi non hanno accesso al rispettivo elemento. Per impostare l'accesso per un documento, cliccate sull'icona con i tre punti a destra della riga del documento e selezionare ''Gestire l'accesso''.
Attenzione
Gli amministratori avranno sempre accesso a tutti i punti dell'ordine del giorno e ai documenti. Non è possibile deselezionarli da questo elenco. Non è nemmeno possibile selezionare un utente in un documento se questo non ha accesso al punto dell'ordine del giorno.
Sicurezza del documento
Per modificare il livello di sicurezza di un documento esistente all'interno di una riunione, cliccate sull'icona con la penna sulla riga del documento che desiderate modificare.
Esistono 4 livelli di sicurezza:
- 1 Accesso completo: Gli utenti possono visualizzare, scaricare o stampare senza filigrana.
- 2 Filigrana: Gli utenti possono visualizzare, scaricare o stampare il documento con la filigrana.
- 3 Stampa disabilitata: Gli utenti possono visualizzare e scaricare il documento, ma la stampa è disabilitata in Adobe Reader.
- 4 Solo visualizzazione: Gli utenti possono visualizzare il documento nella versione web, ma il download e la stampa non sono abilitati.
Stampa dalle applicazioni
Per evitare conflitti con l'integrazione della stampa, vi ricordiamo che, se desiderate stampare un documento, è sufficiente scaricarlo e stamparlo al di fuori di Sherpany.
Come sempre, preferiamo migliorare l'esperienza dell'utente e la sicurezza delle informazioni. Quando stampate utilizzando una stampante virtuale PDF, si fornisce un'opzione di download e si espone il documento in modo non criptato a un software che spesso utilizza servizi cloud per fornire la conversione in PDF.
I documenti che si trovano nel dispositivo, ma all'interno di Sherpany, sono crittografati e protetti anche se il dispositivo viene smarrito. È anche possibile eliminare tutti i documenti da remoto in caso di smarrimento o furto del dispositivo, ma solo se i file si trovano all'interno di Sherpany.
Se desiderate una copia cartacea, è possibile utilizzare la piattaforma web per questo scopo.