In questo articolo imparerete:
- Come gestire i dettagli dei documenti nella libreria
- Scaricare un documento
- Gestire le autorizzazioni del documento
- Sicurezza del documento
- Come gestire i dettagli dei documenti in una riunione
- Scaricare un documento
- Anteprima del documento
- Gestire l’accesso al documento
- Sicurezza del documento
- Modificare il titolo del documento
- Assegnare l’accesso a gruppi o membri specifici
- Assegnare un’etichetta al documento
- Assegnare un livello di sicurezza
- Gestire le autorizzazioni dei documenti
Se apportate modifiche nella pagina Dettagli, ricordatevi di salvare sempre.
Potete anche selezionare più documenti per modificare più elementi contemporaneamente.
Per farlo, dovete semplicemente:
- Cliccare sulla casella blu accanto alla data e selezionare tutti i documenti da modificare.
- Selezionare un’opzione nella barra degli strumenti in alto
Le opzioni nella barra degli strumenti sono:
- Etichetta: assegnare il documento a una o più etichette
- Condividi: gestire le autorizzazioni, i gruppi o membri che avranno accesso al documento
- Notifica: inviare una notifica ai membri con accesso al documento
- Sicurezza: assegnare un livello di sicurezza
- Elimina
Attenzione
Anche se non ci sono restrizioni di formato nella libreria, è possibile anteprimare e aprire un documento solo se è un PDF o un file MS Office convertito in PDF da Sherpany.
Scaricare un documento
Una volta aperta la barra laterale dei dettagli, se si tratta di un file PDF o MS Office, vedrete l’anteprima del documento. Potete cliccare direttamente su scarica.
Se si tratta di un file PDF o MS Office, potete cliccare sull’anteprima per aprire il documento a schermo intero e cliccare sull’icona di download in basso a sinistra.
Gestire le autorizzazioni del documento
Nella pagina "Dettagli" del documento, potete selezionare un gruppo o membri individuali sotto "Autorizzazioni". Il documento sarà visibile solo ai membri selezionati.
Attenzione
Per pubblicare un documento nella libreria, è necessario assegnare almeno un gruppo e un’etichetta.
Una “i” apparirà accanto a un documento se un gruppo o un’etichetta non è definito. Questa scomparirà una volta assegnati e salvati gruppi ed etichette.
Sicurezza del documento
Per modificare il livello di sicurezza di un documento esistente nella libreria, cliccate sull’icona con i tre puntini nella riga del documento che volete modificare e scegliete "sicurezza".
Ci sono 4 livelli disponibili:
- 1 Accesso completo: le persone possono visualizzare, scaricare o stampare senza watermark.
- 2 Watermark: le persone possono visualizzare, scaricare o stampare con watermark.
- 3 Stampa disabilitata: le persone possono visualizzare e scaricare, ma la stampa è disabilitata in Adobe Reader.
- 4 Solo visualizzazione: le persone possono visualizzare il documento in web view, ma il download e la stampa sono limitati.
Informazioni
Il watermark sull’anteprima considera il livello di sicurezza del documento. Viene mostrato solo se il livello è 2 o superiore.
Gli editor con i permessi necessari possono scaricare documenti senza cambiare il livello di sicurezza. Poiché hanno diritti di modifica sulla riunione, possono regolare il livello di sicurezza del documento se necessario. Tuttavia, quando un utente scarica un documento di livello 4, riceve una notifica che ne ricorda la riservatezza.
Attenzione
È possibile assegnare un livello di sicurezza solo ai documenti PDF o ai file MS Office convertiti in PDF da Sherpany. Se sono presenti altri formati nella libreria, possono solo essere scaricati, ma non visualizzati in anteprima né stampati.
- Modificare il titolo del documento
- Assegnare un livello di sicurezza
Se effettuate delle modifiche, ricordatevi sempre di cliccare sull’icona “check” a destra.
Scaricare il documento
Dall’icona di download nella pagina ordine del giorno (sia vista editor che partecipante)
potete scaricare:
l’ordine del giorno
tutti i documenti della riunione
il verbale, se disponibile
il meeting book
Anteprima del documento
Per visualizzare in anteprima a schermo intero il documento in Sherpany, cliccate sul nome del documento e chiudete il menu con l’icona in basso a sinistra.
Gestire l’accesso al documento
Potete limitare i diritti di accesso a un documento impostando “accesso”. Gli utenti esclusi non avranno accesso all’elemento corrispondente. Per impostare l’accesso a un documento, cliccate sui tre puntini a destra della riga del documento e selezionate “Gestisci accesso”.
Attenzione
Gli amministratori avranno sempre accesso a tutti i punti e documenti dell’ordine del giorno. Non potete deselezionarli da questa lista. Non potete inoltre selezionare un utente su un documento se l’utente non ha accesso al punto dell’ordine del giorno.
Sicurezza del documento
Per modificare il livello di sicurezza di un documento in una riunione, cliccate sull’icona “penna” nella riga del documento da modificare.
Ci sono 4 livelli disponibili:
- 1 Accesso completo: le persone possono visualizzare, scaricare o stampare senza watermark.
- 2 Watermark: le persone possono visualizzare, scaricare o stampare con watermark.
- 3 Stampa disabilitata: le persone possono visualizzare e scaricare, ma la stampa è disabilitata in Adobe Reader.
- 4 Solo visualizzazione: le persone possono visualizzare il documento in web view, ma il download e la stampa sono limitati.
Informazioni
Per evitare conflitti con la nostra integrazione di stampa e mantenere il massimo livello di sicurezza, consigliamo quanto segue:
Se è necessario stampare un documento, potete semplicemente scaricarlo e stamparlo al di fuori di Sherpany utilizzando i vostri strumenti abituali.
Da Sherpany, diamo priorità sia all’esperienza utente sia alla protezione dei dati.
Quando utilizzate una stampante PDF virtuale, il vostro documento viene tecnicamente scaricato e elaborato da un software di terze parti, esponendo il contenuto in un ambiente non crittografato.
Al contrario, quando i documenti rimangono all’interno dell’app Sherpany, sono completamente criptati e protetti, anche se il dispositivo viene perso o rubato.
Potete anche attivare una cancellazione remota dei documenti, ma solo se i file non sono stati esportati fuori da Sherpany.
Se la stampa è assolutamente necessaria, consigliamo di utilizzare la piattaforma web, dove potete scaricare e stampare in modo sicuro.