In questo articolo imparerete:
- Come aggiungere documenti all'ordine del giorno
- Caricare i documenti
- Assegnare i documenti ai punti dell'ordine del giorno
- Come eliminare un documento da un punto dell'ordine del giorno
Come aggiungere documenti all'ordine del giorno della riunione?
Caricare i documenti
A questo punto, avete a disposizione tre opzioni per caricare i vostri documenti:
- Drag & Drop ("Trascina & rilascia")
- Sfogliare i file contenuti nel vostro computer
- Sfogliare i file contenuti in Sherpany
Quest'ultima opzione vi consente di caricare in una riunione dei documenti già presenti in un'altra riunione o nella libreria, anche se si trovano in una sala diversa. Con questa opzione, non è necessario mantenere una cartella sul computer contenente i documenti da riutilizzare nella riunione successiva, aumentando così la sicurezza e la riservatezza delle informazioni grazie a questo passaggio.
Attenzione:
Le annotazioni apportate dai partecipanti a un documento vengono riutilizzate (sempre in forma privata) anche nella riunione successiva se si segue questa procedura, evitando che il partecipante debba preparare nuovamente lo stesso documento.
- Il primo elenco contiene le riunioni a cui è possibile accedere e in cui è possibile cercare i documenti utilizzati. Cliccando su una riunione, viene fornito un elenco di documenti di quella riunione. È inoltre possibile effettuare una ricerca tramite testo, per cui il sistema cercherà il contenuto nei titoli delle riunioni e nei titoli dei documenti.
- Nella seconda scheda, è possibile consultare la biblioteca aziendale e ricercare quelli che desiderate riutilizzare tra i documenti a cui avete accesso.
È possibile aggiungere PDF e documenti di Microsoft Office. I documenti di MS Office saranno convertiti in PDF in modo da poter essere contrassegnati e commentati.
Assegnare i documenti ai punti dell'ordine del giorno
Utilizzando l'opzione "documenti non assegnati":
Nel caso in cui non abbiate selezionato il documento nel passaggio precedente (ma abbiate utilizzato il tasto "Annulla" dopo il caricamento), potrete trovare tutti i documenti caricati, ma non assegnati, seguendo questi passaggi:
- Cliccate sul tasto ''Aggiungi documento'' in uno dei punti all'ordine del giorno
- Nella finestra che si apre, selezionate la scheda ''Documenti non assegnati''.
- Selezionate la casella del rispettivo documento
- Cliccate sul tasto "Aggiungere''.
Informazioni
Una volta che la riunione è pronta, cliccate su "Pubblica" per renderla visibile ai partecipanti. Ricordatevi di pubblicare ogni volta che apportate una modifica per renderla effettiva e visibile agli altri utenti.
Come eliminare un documento da un punto dell'ordine del giorno?
Se desiderate eliminare il documento dall'ordine del giorno, potete seguire questi passaggi:
- Per un documento singolo: Scorrete il cursore sul documento corrispondente nell'elenco, cliccate sull'icona con i tre puntini e selezionare "Elimina".
- Per più documenti: Selezionate le caselle corrispondenti ai documenti da eliminare che trovate sul lato sinistro del documento. Nella parte superiore dello schermo, apparirà una barra degli strumenti con diverse azioni: cliccate sull'icona del cestino.
