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Aggiungere documenti ai punti dell'ordine del giorno

In questo articolo imparerete:

  • Come aggiungere documenti all'ordine del giorno
    • Caricare i documenti
    • Assegnare i documenti ai punti dell'ordine del giorno
  • Come eliminare un documento da un punto dell'ordine del giorno


Come aggiungere documenti all'ordine del giorno della riunione?

Caricare i documenti

Il metodo più semplice per aggiungere un documento ad un punto dell'ordine del giorno è il "drag & drop", ossia selezionare il documento desiderato sul vostro computer e trascinarlo col cursore sul rispettivo punto dell'ordine del giorno. In alternativa, potete cliccare sul punto dell'ordine del giorno desiderato (o sulla freccia volta verso il basso sulla destra) in modo da espanderlo e poter cliccare su "Aggiungi documento".

A questo punto, avete a disposizione tre opzioni per caricare i vostri documenti: 

  • Drag & Drop ("Trascina & rilascia")
  • Sfogliare i file contenuti nel vostro computer 
  • Sfogliare i file contenuti in Sherpany

Quest'ultima opzione vi consente di caricare in una riunione dei documenti già presenti in un'altra riunione o nella libreria, anche se si trovano in una sala diversa. Con questa opzione, non è necessario mantenere una cartella sul computer contenente i documenti da riutilizzare nella riunione successiva, aumentando così la sicurezza e la riservatezza delle informazioni grazie a questo passaggio.

Attenzione:

Le annotazioni apportate dai partecipanti a un documento vengono riutilizzate (sempre in forma privata) anche nella riunione successiva se si segue questa procedura, evitando che il partecipante debba preparare nuovamente lo stesso documento.

  1. Il primo elenco contiene le riunioni a cui è possibile accedere e in cui è possibile cercare i documenti utilizzati. Cliccando su una riunione, viene fornito un elenco di documenti di quella riunione. È inoltre possibile effettuare una ricerca tramite testo, per cui il sistema cercherà il contenuto nei titoli delle riunioni e nei titoli dei documenti.
  2. Nella seconda scheda, è possibile consultare la biblioteca aziendale e ricercare quelli che desiderate riutilizzare tra i documenti a cui avete accesso.

È possibile aggiungere PDF e documenti di Microsoft Office. I documenti di MS Office saranno convertiti in PDF in modo da poter essere contrassegnati e commentati.

Assegnare i documenti ai punti dell'ordine del giorno

Una volta caricato il documento, potete assegnarlo ai rispettivi punti dell'ordine del giorno. Una volta assegnato, gli verrà associata una lettera. Per riassegnare il documento, dovrete semplicemente spostarlo in un altro punto dell'ordine del giorno usando la funzione "Drag & Drop".

Utilizzando l'opzione "documenti non assegnati":

Nel caso in cui non abbiate selezionato il documento nel passaggio precedente (ma abbiate utilizzato il tasto "Annulla" dopo il caricamento), potrete trovare tutti i documenti caricati, ma non assegnati, seguendo questi passaggi:

  1. Cliccate sul tasto ''Aggiungi documento'' in uno dei punti all'ordine del giorno
  2. Nella finestra che si apre, selezionate la scheda ''Documenti non assegnati''.
  3. Selezionate la casella del rispettivo documento
  4. Cliccate sul tasto "Aggiungere''.


Informazioni

Una volta che la riunione è pronta, cliccate su "Pubblica" per renderla visibile ai partecipanti. Ricordatevi di pubblicare ogni volta che apportate una modifica per renderla effettiva e visibile agli altri utenti.

Come eliminare un documento da un punto dell'ordine del giorno?

Se desiderate eliminare il documento dall'ordine del giorno, potete seguire questi passaggi:

  • Per un documento singolo: Scorrete il cursore sul documento corrispondente nell'elenco, cliccate sull'icona con i tre puntini e selezionare "Elimina".
  • Per più documenti: Selezionate le caselle corrispondenti ai documenti da eliminare che trovate sul lato sinistro del documento. Nella parte superiore dello schermo, apparirà una barra degli strumenti con diverse azioni: cliccate sull'icona del cestino.


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