In questo articolo imparerete:
- Cos'è la funzione di sostituzione documento
- Come avere più versioni dello stesso documento nell'ordine del giorno della riunione
- Dove trovare la versione, la data e l'indicatore delle note
Cos'è la funzione di sostituzione documento
La funzione di sostituzione documento consente di avere più versioni dello stesso documento nelle riunioni, mantenendole però organizzate e chiare da capire.
Se avete diverse versioni dello stesso documento caricate in una riunione, non dovrete organizzarle manualmente, ordinarle e fornire nomi simili con diciture diverse per riconoscere le varie versioni e capire quali siano le più recenti.
Informazioni
È possibile espandere e ridurre l'elenco delle versioni obsolete per ottenere un elenco più pulito dei documenti dell' ordine del giorno. Queste modifiche sono disponibili su tutte le visualizzazioni (vista editore e vista partecipante) e su tutte le piattaforme (web e tutte le applicazioni).
Come avere versioni multiple dello stesso documento nell'ordine del giorno della riunione
- Quando caricate un nuovo documento, viene visualizzata una nuova opzione nella riga del documento nella vista della riunione che consente di sostituire il documento con una nuova versione, caricandola.
- Quando caricherete un documento, potrete informare i partecipanti sulla necessità di effettuare la sostituzione e sulle modifiche apportate rispetto alla versione precedente. Quest'area di feedback è disponibile solo se la funzione Commenti è abilitata nelle impostazioni.
- La versione precedente del documento non verrà cancellata. Rimarrà nella piattaforma, ma sempre in una posizione inferiore e contrassegnata in grigio, in modo che gli utenti sappiano che si tratta di una versione obsoleta del documento principale.
- Se un documento ha più di una versione obsoleta, tutte le versioni saranno ordinate cronologicamente, dalla più recente alla più vecchia. Facendo clic sul tasto "^", è possibile espandere e ridurre facilmente l'elenco.
- I partecipanti potranno anche controllare i commenti sui documenti per vedere i vostri messaggi sulle modifiche apportate.
Informazione
Sulle versioni obsolete di un documento, l'utente può ancora visualizzarne l'anteprima, leggere e fare annotazioni.
Il feedback dell'organizzatore ai partecipanti sulle ragioni della sostituzione viene fornito come commento ai partecipanti, quindi non è necessario creare un nuovo processo di notifica.
Questa funzione è disponibile solo per le riunioni. Non si applica ai documenti della biblioteca.
I meta dati dei documenti obsoleti non sono modificabili ed ereditano gli stessi valori del documento principale.
Dove trovare la versione, data e indicatore delle annotazioni
Potrete sapere quale versione del documento è la più recente e se ci sono annotazioni relative grazie alle icone sotto riportate (cliccando sul tasto "i").
