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Ein Dokument in der Sitzungsagenda ersetzen

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Was ist die Funktion "Dokument ersetzen"?
  • Wie kann man mehrere Versionen desselben Dokuments in der Sitzungsagenda haben?
  • Wo findet man das Datum der Versionen und Hinweise zu Annotationen?

Was ist die Funktion "Dokument ersetzen"

Die Funktion zum Ersetzen von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, mehrere Versionen desselben Dokuments in den Sitzungen zu verwenden, und dabei die Übersicht zu behalten.

Wenn Sie mehrere Versionen desselben Dokuments in eine Sitzung hochgeladen haben, müssen Sie diese nicht mehr manuell organisieren, ordnen und mit ähnlichen Namen versehen, um zu wissen, welche Versionen als die neuesten zu betrachten sind.

Information  

Sie können die Liste der veralteten Versionen auf- und zuklappen, um eine übersichtlichere Liste der Agenda-Dokumente zu erhalten. Diese Änderungen sind in allen Ansichten (Editor- und Teilnehmeransicht) und auf allen Plattformen (Web und allen nativen Apps) verfügbar.


Wie kann man mehrere Versionen desselben Dokuments in der Sitzungsagenda haben?


  1. Beim Hochladen eines neuen Dokuments wird in der Dokumentenzeile der Sitzungsansicht eine neue Option angezeigt, mit der Sie das Dokument durch eine neue Version ersetzen können, indem Sie es hochladen.
  2. Wenn Sie ein Dokument hochladen, können Sie den Teilnehmern mitteilen, warum es ersetzt werden muss und was gegenüber der vorherigen Version geändert wurde. Dieser Feedback-Bereich ist nur verfügbar, wenn die Kommentarfunktion in Ihrem Setup ebenfalls aktiviert ist. 
  3. Die vorherige Version wird nicht gelöscht. Sie verbleibt in der Plattform, aber immer an einer niedrigeren Position und mit ausgegrauten Informationen, damit der Nutzer weiß, dass es sich um eine veraltete Version des Hauptdokuments handelt. 
  4. Wenn ein Dokument mehr als eine veraltete Version hat, werden alle diese Versionen chronologisch von der jüngsten zur ältesten geordnet. Mit einem Klick auf das ^ können Sie die Liste einfach erweitern und reduzieren. 
  5. Der Teilnehmer kann auch die Kommentare zu den Dokumenten einsehen, um zu sehen, was Sie geändert haben.

Information  

Bei den veralteten Versionen eines Dokuments kann der Benutzer immer noch eine Vorschau des Dokuments sehen, es lesen und Annotationen machen. 

Die Mitteilung des Organisators an die Teilnehmer über die Gründe für das Ersetzen des Dokuments wird den Teilnehmern als Kommentar zur Verfügung gestellt. Es muss hierfür kein neuer Prozess erlernt werden. 

Diese Funktion ist nur für Sitzungen verfügbar und gilt nicht für Bibliotheksdokumente.

Die Metadaten der veralteten Dokumente sind nicht änderbar und haben die gleichen Werte wie das Hauptdokument.



Wo findet man das Datum der Versionen und Hinweise zu Annotationen

Anhand der nachstehenden Symbole können Sie erkennen, welche Version die neueste ist und ob diese Annotationen enthält (klicken Sie auf "i").


Benötigen Sie Unterstützung? 

Sollten Sie Fragen zu dieser Funktion haben, wenden Sie sich bitte an unser Customer Happiness Team.

+41 (0) 44 515 89 60  

 support@sherpany.com

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