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Remplacer un document dans l'ordre du jour de la réunion

Dans cet article, vous apprendrez :

  • Qu'est-ce que la fonction de remplacement de document ?
  • Comment avoir plusieurs versions d'un même document dans l'ordre du jour d'une réunion ?
  • Où trouver la date de version et l'indication des annotations ?

Qu'est-ce que la fonction de remplacement de document

La fonction de remplacement de document vous permet d'avoir plusieurs versions d'un même document dans les réunions, tout en les gardant organisées et claires à comprendre. 

Si vous avez plusieurs versions du même document téléchargées dans une réunion, vous n'aurez pas à les organiser manuellement, à les ordonner et à leur donner des noms similaires avec des suffixes de version pour savoir quelles versions considérer comme les plus récentes. 


Information  

Vous pouvez développer et réduire la liste des versions obsolètes afin d'obtenir une liste plus claire des documents de l'ordre du jour. Ces changements sont disponibles sur toutes les vues (éditeur et vue du participant), et sur toutes les plateformes (web, et toutes les applications natives).



Comment avoir plusieurs versions d'un même document dans l'ordre du jour d'une réunion ?

  1. Lorsque vous téléchargez un nouveau document, vous verrez une nouvelle option dans la ligne des documents de la vue de la réunion qui vous permet de remplacer ce document par une nouvelle version en le téléchargeant.
  2. Lorsque vous téléchargez un document, vous pouvez informer les participants de la nécessité de le remplacer et de ce qui a été modifié par rapport à la version précédente. Cette zone de feedback n'est disponible que si la fonction de commentaires est également activée dans votre configuration. 
  3. La version précédente ne sera pas supprimée. Elle restera dans la plate-forme, mais toujours dans une position inférieure et avec des informations grisées pour que l'utilisateur sache qu'il s'agit d'une version expirée du document principal.
  4. Si un document a plus d'une version expirée, toutes ces versions seront classées chronologiquement de la plus récente à la plus ancienne. En cliquant sur les ^, vous pouvez facilement développer et réduire la liste.
  5. Le participant peut également consulter les commentaires sur les documents pour voir vos messages sur ce qui a été modifié.

Information  

Sur les versions expirée d'un document, l'utilisateur peut encore prévisualiser le document, le lire et faire des annotations. 

Le retour de l'organisateur aux participants sur les raisons du remplacement est fourni sous forme de commentaire aux participants, il n'est donc pas nécessaire d'apprendre un nouveau processus. 

Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les réunions. Elle ne s'applique pas aux documents de bibliothèque. 

Les métadonnées des documents expirés ne sont pas modifiables, et elles héritent des mêmes valeurs que le document principal.



Où trouver la date de version et l'indication des annotations

Vous pourrez savoir quelle est la dernière version et si elle a été annotée grâce aux icônes ci-dessous (en cliquant sur ''i'').


Vous avez besoin d'aide ?

Si vous avez des questions concernant cette fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter nos Customer Happiness team.

+41 (0) 44 515 89 60  

 support@sherpany.com

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