Dans cet article, vous apprendrez :
- Comment créer des dossiers dans la bibliothèque
- Comment organiser des documents à l’aide de dossiers et sous-dossiers
- Comment déplacer des documents et des dossiers (y compris via des actions groupées)
- Comment fonctionnent les permissions et la visibilité avec les dossiers
- Bonnes pratiques pour rechercher dans la bibliothèque avec des dossiers
Que sont les dossiers et pourquoi les introduisons-nous ?
Les dossiers vous permettent de structurer les documents au sein de la bibliothèque de l’entreprise.
Vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers pour organiser le contenu et améliorer la navigation.
Information
La structure des dossiers est visible uniquement sur la version web de Sherpany. Sur iOS, les documents sont affichés sous forme de liste simple dans la bibliothèque. Les dossiers ne sont pas affichés, même si les documents sont organisés en dossiers sur le web.
Comment créer un dossier dans la bibliothèque ?
- Ouvrez la bibliothèque
- Cliquez sur + Nouveau.
- Sélectionnez Dossier.
- Saisissez un nom et confirmez.
- Vous pouvez créer des sous-dossiers à l’intérieur de dossiers existants.
Comment organiser des documents à l’aide de dossiers et sous-dossiers ?
Les documents peuvent être :
Glisser-déposer directement dans un dossier
Déplacés dans un dossier après le téléversement
Organisés sur plusieurs niveaux de sous-dossiers
Comment déplacer un document ou un dossier, y compris via des actions groupées ?
Vous pouvez déplacer des documents, des dossiers ou une combinaison des deux vers un autre dossier à l’aide de l’option d’action groupée. Cela est particulièrement utile lors de la réorganisation du contenu, de la restructuration de votre bibliothèque ou pour regrouper des éléments associés plus efficacement. Pour cela :
Sélectionnez un ou plusieurs documents et/ou dossiers.
Cliquez Déplacer les éléments vers un dossier.
Choisissez le dossier de destination.
Pour chaque document, vous pouvez :
- Renommer
- Marquer comme favori
- Marquer comme lu/non lu
- Ajouter un libellé
- Gérer l’accès
- Modifier le niveau de sécurité
- Télécharger
- Déplacer vers un dossier
- Supprimer
Pour chaque dossier, vous pouvez :
- Renommer
- Déplacer
- Supprimer
Règles de suppression :
Les administrateurs peuvent supprimer des dossiers (y compris des dossiers non vides).
Les créateurs de dossiers peuvent supprimer un dossier uniquement s’il est vide.
Comment fonctionnent les permissions et la visibilité avec les dossiers ?
Aucune permission n’est appliquée au niveau des dossiers. Tous les utilisateurs ayant accès à la bibliothèque peuvent voir tous les dossiers. Cependant, les permissions des documents s’appliquent toujours. Cela signifie que :
- Les utilisateurs peuvent ouvrir le même dossier
- Ils peuvent voir des documents différents à l’intérieur, selon leurs droits d’accès
- L’accès aux informations sensibles continue d’être géré au niveau du document via :
- Le niveau de sécurité
- Les paramètres de gestion des accès
Bonnes pratiques pour rechercher dans la bibliothèque avec des dossiers
- Recherche: cette fonction par nom recherche :
- Les noms des documents
- Les noms des dossiers
- Filtres (Tous les documents, Mes documents, Non lus, Favoris, Récemment téléversés) s’appliquent au niveau que vous consultez actuellement.
- Trier: par défaut,
- Les dossiers sont affichés en premier (ordre alphabétique)
- Les documents suivent (ordre alphabétique)
- Un tri par date est également disponible.
- Glisser-déposer : vous pouvez glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur dans un dossier. Cependant, vous ne pouvez pas :
❌ Glisser-déposer des éléments à l’intérieur de la bibliothèque.
❌ Glisser-déposer directement une structure de dossiers existante dans Sherpany.