In diesem Artikel erfahren Sie :
- Wie man Ordner in der Bibliothek erstellt
- Wie man Dokumente mithilfe von Ordnern und Unterordnern organisiert
- Wie man Dokumente und Ordner verschieben kann (einschliesslich Massenaktionen)
- Wie Berechtigungen und Sichtbarkeit bei Ordnern funktionieren
- Optimale Vorgehensweise für die Suche in der Bibliothek mit Ordnern
Was sind Ordner und warum führen wir sie ein?
Mit Ordnern können Sie Dokumente innerhalb der Unternehmensbibliothek strukturieren.
Sie können Ordner und Unterordner erstellen, um Inhalte zu organisieren und die Navigation zu verbessern.
Information
Die Ordnerstruktur ist nur in der Webversion von Sherpany sichtbar. Unter iOS werden Dokumente in einer flachen Liste in der Bibliothek angezeigt. Ordner werden nicht angezeigt, auch wenn Dokumente im Web in Ordnern organisiert sind.
Wie erstellt man Ordner in der Bibliothek?
- Öffnen Sie die Bibliothek
- Klicken Sie auf + Neu.
- Ordner auswählen.
- Geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie es.
- Sie können Unterordner in bestehenden Ordnern erstellen.
Wie können Dokumente mithilfe von Ordnern und Unterordnern organisiert werden?
Dokumente können:
Direkt in einen Ordner hochgeladen werden
Nach dem Hochladen in einen Ordner verschoben werden
Über mehrere Ebenen von Unterordnern hinweg organisiert werden
Wie verschiebt man Dokumente und Ordner (einschliesslich Massenaktionen)?
Mit der Option für Massenaktionen können Sie Dokumente, Ordner oder eine Kombination aus beiden in einen anderen Ordner verschieben. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Inhalte neu organisieren, Ihre Bibliothek umstrukturieren oder verwandte Materialien effizienter gruppieren möchten.
Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente und/oder Ordner aus.
Klicken Sie auf "Elemente in einen Ordner verschieben“.
Wählen Sie den Zielordner aus.
Für jedes Dokument, kann dies gemacht werden:
- Umbenennen
- Als Favorit markieren
- Als gelesen/ungelesen markieren
- Label
- Zugriff verwalten
- Sicherheitsstufe ändern
- Herunterladen
- In einen Ordner verschieben
- Löschen
Für jeden Ordner können Sie:
- Umbenennen
- Verschieben
- Löschen
Löschregeln:
Administratoren können Ordner löschen (auch Ordner, die nicht leer sind).
Ordnerersteller können einen Ordner nur löschen, wenn er leer ist.
Wie funktionieren Berechtigungen und Sichtbarkeit bei Ordnern?
Auf Ordnerebene gelten keine Berechtigungen. Alle Benutzer mit Zugriff auf die Bibliothek können alle Ordner sehen. Die Dokumentberechtigungen gelten jedoch weiterhin. Das bedeutet:
- Benutzer können denselben Ordner öffnen.
- Je nach ihren Zugriffsrechten sehen sie möglicherweise unterschiedliche Dokumente darin.
- Der Zugriff auf sensible Informationen wird weiterhin auf Dokumentebene verwaltet durch:
- Sicherheitsstufe
- Einstellungen für die Zugriffsverwaltung
Optimale Vorgehensweise für die Suche in der Bibliothek mit Ordnern
- Suche: Diese Funktion sucht nach Namen:
- Dokumentnamen
- Ordnernamen
- Filter (Alle Dokumente, Meine Dokumente, Ungelesen, Favoriten, Zuletzt hochgeladen) gelten für die Ebene, die Sie gerade anzeigen.
- Sortieren: standardmässig,
- Werden Ordner zuerst (alphabetisch) angezeigt.
- Werden Dokumente (alphabetisch) sortiert.
- Ist auch das Sortieren nach Datum verfügbar.
- Drag and drop: Sie können Dateien von Ihrem Computer in einen Ordner ziehen und dort ablegen. Folgendes ist jedoch nicht möglich:
❌ Elemente innerhalb der Bibliothek per Drag & Drop verschieben.
❌ Eine bestehende Ordnerstruktur direkt in Sherpany hochladen.