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Dokumentendetails verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Wie Sie die Details der Dokumente in der Bibliothek verwalten
    • Dokument herunterladen
    • Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente
    • Sicherheitstufe des Dokuments einstellen
  • Wie Sie die Details der Dokumente in einer Sitzung verwalten
    • Ein Dokument herunterladen
    • Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente
    • Sicherheitstufe des Dokuments einstellen
Wie verwaltet man die Details der Dokumente in der Bibliothek?
Um die Details von Dokumenten in der Bibliothek zu ändern, klicken Sie auf den Titel des Dokuments, welches Sie ändern möchten. Es öffnet sich eine Seitenleiste, in welcher Sie die folgenden Details ändern können: 
  • Bearbeiten Sie den Titel des Dokuments
  • Zugriffsberechtigungen für bestimmte Gruppen oder Mitglieder vergeben 
  • Dem Dokument ein Label zuweisen
  • Zuweisen einer Sicherheitsstufe
  • Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente

Wenn Sie auf der Seite "Details" etwas ändern, denken Sie daran, immer unten auf "Speichern" zu klicken.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Mehrfachauswahl zu nutzen, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu ändern.

Dazu müssen Sie nur folgendes tun:

  1. Klicken Sie neben dem Datum auf das blaue Feld und wählen Sie alle gewünschten Dokumente aus 
  2. Wählen Sie eine der Optionen in der oberen Symbolleiste


Die Optionen in der Symbolleiste sind:

  • Label: Das Dokument einem oder mehreren Labels zuordnen
  • Teilen: Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente, die Gruppen und oder einzelnen Mitglieder, die Zugriff auf das Dokument haben sollen
  • Informieren: Eine Benachrichtigung an die Mitglieder senden, die Zugriff auf dieses Dokument haben
  • Sicherheit: Zuweisen einer Sicherheitsstufe
  • Löschen

Warnung

Auch wenn es keine Formatbeschränkung in der Bibliothek gibt, ist es nur möglich, ein Dokument in der Vorschau anzuzeigen und zu öffnen, wenn es sich um ein PDF oder eine MS Office-Datei handelt, die von Sherpany in PDF konvertiert wurde.

Ein Dokument herunterladen

Sobald Sie die Detailseiteleiste öffnen, sehen Sie, wenn es sich um eine PDF oder eine MS Office-Datei handelt, oben die Vorschau des Dokuments. 

Sie können direkt auf "Herunterladen" klicken.

Wenn es sich um ein PDF oder eine MS Office-Datei handelt, können Sie auf die Vorschau klicken, um das Dokument im Vollbildmodus zu öffnen, und hier oben rechts auf das Symbol zum Herunterladen klicken.


Verwalten von Dokumentberechtigungen

Auf der Seite "Details" des Dokuments können Sie unter "Berechtigungen" eine Gruppe oder einzelne Mitglieder auswählen. Das Dokument wird nur für die ausgewählten Mitglieder einsehbar sein.

Warnung

Um das Dokument in der Bibliothek zu veröffentlichen, müssen Sie das Dokument mindestens einer Gruppe/einem Mitglied und einem Label zuordnen.

Ein '!' erscheint neben einem Dokument, wenn keine Gruppe/kein Mitglied oder kein Label zugeordnet wurden. Dieses verschwindet, sobald Gruppen und Labels zugewiesen und gespeichert sind.

Sicherheitstufe des Dokuments

Unten auf der Seite "Details" können Sie die Sicherheitsstufe für das Dokument einstellen. 

Es sind 4 Stufen verfügbar:

  • 1 Vollständiger Zugriff: Mitglieder können das Dokument ansehen, herunterladen und ohne Wasserzeichen drucken.
  • 2 Wasserzeichen: Mitglieder können das Dokument anschauen, herunterladen oder mit einem Wasserzeichen drucken.
  • 3 Drucken deaktiviert: Mitglieder können das Dokument anzeigen und herunterladen, aber das Drucken ist im Adobe Reader deaktiviert.
  • 4 Als Bild ansehen: Mitglieder können das Dokument im Web ansehen, jedoch sind Herunterladen und Drucken nicht möglich.

Informationen  

Das Wasserzeichen in der Vorschau berücksichtigt die Sicherheitsstufe des Dokuments. Das bedeutet, dass das Wasserzeichen nur angezeigt wird, wenn das Dokument die Sicherheitsstufe 2 oder höher hat.

Auf diese Weise ist es möglich, die Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten, die in Sherpany an Benutzer weitergegeben werden, die keine Mitarbeiter Ihrer Organisation sind, stärker einzuschränken, aber dennoch eine niedrigere Schutzstufe mit besserer Benutzerfreundlichkeit für interne Benutzer beizubehalten.

Warnung

Sie können nur PDF-Dokumenten oder MS-Office-Dateien, die von Sherpany in PDF konvertiert wurden, eine Sicherheitsstufe zuweisen. Wenn andere Formate in der Bibliothek vorhanden sind, können Sie diese nur herunterladen, aber nicht in der Vorschau geöffnet oder gedruckt werden.

Wie verwaltet man die Details der Dokumente in einer Sitzung?
Um die Details eines bestehenden Dokuments in einer Sitzung zu ändern, klicken Sie auf das "Stift"-Symbol in der Zeile des Dokuments. Sie können anschließend die folgenden Details ändern:
  • Titel des Dokuments   
  • Sicherheitsstufe des Dokuments

Wenn Sie eine dieser Änderungen vornehmen, denken Sie bitte daran, immer auf das "Häkchen"-Symbol auf der rechten Seite zu klicken.

Das Dokument herunterladen

Um ein Dokument herunterzuladen, klicken Sie auf das dafür vorgesehene Symbol in der Zeile des gewünschten Dokuments.

Vorschau des Dokuments

Um eine Vollbildvorschau des Dokuments in Sherpany zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.


Verwaltung der Ausschlüsse von Dokumenten

Sie können die Zugriffsrechte auf ein bestimmtes Dokument einschränken, indem Sie "Ausschlüsse" festlegen. Ausgeschlossene Benutzer haben keinen Zugriff auf das jeweilige Element. Um einen Ausschluss für ein Dokument zu setzen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Zeile des Dokuments und wählen Sie "Ausschlüsse verwalten".

Warnung

Administratoren haben immer Zugriff auf alle Punkte und Dokumente der Agenda. Sie können die Auswahl nicht deaktivieren. Sie können auch keinen Benutzer in einem Dokument auswählen, wenn dieser Benutzer keinen Zugriff auf den Agendapunkt hat.

Sicherheitsstufe des Dokuments

Um die Sicherheitsstufe eines bestehenden Dokuments in einer Sitzung zu ändern, klicken Sie auf das "Stift"-Symbol in der Zeile des Dokuments.

Es sind 4 Stufen verfügbar:

  • 1 Vollständiger Zugriff: Mitglieder können das Dokument ansehen, herunterladen und ohne Wasserzeichen drucken.
  • 2 Wasserzeichen: Mitglieder können das Dokument anschauen, herunterladen oder mit einem Wasserzeichen drucken.
  • 3 Drucken deaktiviert: Mitglieder können das Dokument anzeigen und herunterladen, aber das Drucken ist im Adobe Reader deaktiviert.
  • 4 Als Bild ansehen: Mitglieder können das Dokument im Web ansehen, jedoch sind Herunterladen und Drucken nicht möglich.

Drucken

Um einen Konflikt mit der Druckintegration zu vermeiden, können Sie ein Dokument einfach herunterladen und außerhalb von Sherpany ausdrucken, wenn Sie es drucken möchten.

Wie immer ziehen wir es vor, die Benutzerfreundlichkeit und die Sicherheit zu erhöhen: Wenn Sie über einen virtuellen PDF-Drucker drucken, stellen Sie eine Download-Option zur Verfügung und geben das Dokument unverschlüsselt an eine Software weiter, die häufig Cloud-Dienste für die Konvertierung in PDF nutzt.

Solange sich die Dokumente auf dem Gerät, aber in Sherpany befinden, sind sie verschlüsselt und geschützt, selbst wenn das Gerät verloren geht. 

Sie können sogar alle Dokumente aus der Ferne löschen, wenn das Gerät verloren geht oder gestohlen wird, aber nur, wenn sich die Dateien in Sherpany befinden. Sollten Sie wirklich eine gedruckte Kopie benötigen, können Sie die Webplattform für diesen Zweck nutzen.

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