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Dokumentendetails verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Wie Sie die Details der Dokumente in der Bibliothek verwalten
    • Dokument herunterladen
    • Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente
    • Sicherheitstufe des Dokuments einstellen
  • Wie Sie die Details der Dokumente in einer Sitzung verwalten
    • Ein Dokument herunterladen
    • Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente
    • Sicherheitstufe des Dokuments einstellen
Wie verwaltet man die Details der Dokumente in der Bibliothek?
Um die Details von Dokumenten in der Bibliothek zu ändern, klicken Sie auf den Titel des Dokuments, welches Sie ändern möchten. Es öffnet sich eine Seitenleiste, in welcher Sie die folgenden Details ändern können: 
  • Bearbeiten Sie den Titel des Dokuments
  • Zugriffsberechtigungen für bestimmte Gruppen oder Mitglieder vergeben 
  • Dem Dokument ein Label zuweisen
  • Zuweisen einer Sicherheitsstufe
  • Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente

Wenn Sie auf der Seite "Details" etwas ändern, denken Sie daran, immer unten auf "Speichern" zu klicken.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Mehrfachauswahl zu nutzen, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu ändern.

Dazu müssen Sie nur folgendes tun:

  1. Klicken Sie neben dem Datum auf das blaue Feld und wählen Sie alle gewünschten Dokumente aus 
  2. Wählen Sie eine der Optionen in der oberen Symbolleiste

Die Optionen in der Symbolleiste sind:

  • Label: Das Dokument einem oder mehreren Labels zuordnen
  • Teilen: Verwalten Sie die Berechtigungen der Dokumente, die Gruppen und oder einzelnen Mitglieder, die Zugriff auf das Dokument haben sollen
  • Informieren: Eine Benachrichtigung an die Mitglieder senden, die Zugriff auf dieses Dokument haben
  • Sicherheit: Zuweisen einer Sicherheitsstufe
  • Löschen

Warnung

Auch wenn es keine Formatbeschränkung in der Bibliothek gibt, ist es nur möglich, ein Dokument in der Vorschau anzuzeigen und zu öffnen, wenn es sich um ein PDF oder eine MS Office-Datei handelt, die von Sherpany in PDF konvertiert wurde.

Ein Dokument herunterladen

Sobald Sie die Detailseiteleiste öffnen, sehen Sie, wenn es sich um eine PDF oder eine MS Office-Datei handelt, oben die Vorschau des Dokuments. 

Sie können direkt auf "Herunterladen" klicken.

Wenn es sich um ein PDF oder eine MS Office-Datei handelt, können Sie auf die Vorschau klicken, um das Dokument im Vollbildmodus zu öffnen, und hier oben rechts auf das Symbol zum Herunterladen klicken.


Verwalten von Dokumentberechtigungen

Auf der Seite "Details" des Dokuments können Sie unter "Berechtigungen" eine Gruppe oder einzelne Mitglieder auswählen. Das Dokument wird nur für die ausgewählten Mitglieder einsehbar sein.

Warnung

Um das Dokument in der Bibliothek zu veröffentlichen, müssen Sie das Dokument mindestens einer Gruppe/einem Mitglied und einem Label zuordnen.

Ein '!' erscheint neben einem Dokument, wenn keine Gruppe/kein Mitglied oder kein Label zugeordnet wurden. Dieses verschwindet, sobald Gruppen und Labels zugewiesen und gespeichert sind.

Sicherheitstufe des Dokuments

Unten auf der Seite "Details" können Sie die Sicherheitsstufe für das Dokument einstellen. 

Es sind 4 Stufen verfügbar:

  • 1 Vollständiger Zugriff: Mitglieder können das Dokument ansehen, herunterladen und ohne Wasserzeichen drucken.
  • 2 Wasserzeichen: Mitglieder können das Dokument anschauen, herunterladen oder mit einem Wasserzeichen drucken.
  • 3 Drucken deaktiviert: Mitglieder können das Dokument anzeigen und herunterladen, aber das Drucken ist im Adobe Reader deaktiviert.
  • 4 Als Bild ansehen: Mitglieder können das Dokument im Web ansehen, jedoch sind Herunterladen und Drucken nicht möglich.

Warnung

Sie können nur PDF-Dokumenten oder MS-Office-Dateien, die von Sherpany in PDF konvertiert wurden, eine Sicherheitsstufe zuweisen. Wenn andere Formate in der Bibliothek vorhanden sind, können Sie diese nur herunterladen, aber nicht in der Vorschau geöffnet oder gedruckt werden.

Wie verwaltet man die Details der Dokumente in einer Sitzung?
Um die Details von Dokumenten in einer Sitzung zu ändern, klicken Sie auf den Titel des Dokuments, welches Sie ändern möchten. Es öffnet sich eine Seitenleiste, in welcher Sie die folgenden Details ändern können:
  • Titel des Dokuments   
  • Sicherheitsstufe des Dokuments

Wenn Sie auf der Seite "Details" etwas ändern, denken Sie daran, unten immer auf "Speichern" zu klicken.

Das Dokument herunterladen

Wenn Sie die Detailseite öffnen, finden Sie oben die Vorschau des Dokuments. 

Sie können direkt auf "Herunterladen" klicken.

Sie können auf die Vorschau klicken, um das Dokument im Vollbildmodus zu öffnen. Klicken Sie hier auf das Download-Symbol oben rechts.

Verwaltung der Berechtigungen von Dokumenten

Klicken Sie in der Seiteleiste des Dokuments auf "Berechtigungen". 

Hier finden Sie die Liste der Teilnehmer der Sitzung. Sie können verwalten, wer Zugriff auf das Dokument hat, indem Sie die Markierung neben dem Namen des teilnehmenden Mitglieds aktivieren oder deaktivieren. 

Denken Sie bei jeder Änderung daran, immer unten auf "Speichern" zu klicken.

Warnung

Administratoren haben immer Zugriff auf alle Punkte und Dokumente der Agenda. Sie können die Auswahl nicht deaktivieren. Sie können auch keinen Benutzer in einem Dokument auswählen, wenn dieser Benutzer keinen Zugriff auf den Agendapunkt hat.

Sicherheitstufe des Dokuments

Unten auf der Seite "Details" können Sie die Sicherheitsstufe für das Dokument einstellen.

Es sind 4 Stufen verfügbar:

  • 1 Vollständiger Zugriff: Mitglieder können das Dokument ansehen, herunterladen und ohne Wasserzeichen drucken.
  • 2 Wasserzeichen: Mitglieder können das Dokument anschauen, herunterladen oder mit einem Wasserzeichen drucken.
  • 3 Drucken deaktiviert: Mitglieder können das Dokument anzeigen und herunterladen, aber das Drucken ist im Adobe Reader deaktiviert.
  • 4 Als Bild ansehen: Mitglieder können das Dokument im Web ansehen, jedoch sind Herunterladen und Drucken nicht möglich.

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