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MS-Office-Dokumente hochladen

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Was die MS Office-Integration ist
  • Die Vorteile dieser Funktion
  • Wer diese Funktionalität nutzen kann
  • Wie Sie eine Office-Datei hochladen können
  • Wie der Benutzer eine Office-Datei herunterladen kann
  • Unsere Best Practices und Tipps


Was ist die MS Office-Integration

Mit der MS Office-Integration können Sie MS Office-Dateien wie Word-Dateien (.doc, .docx), Excel-Dateien (.xls, .xlsx) und Powerpoint-Dateien (.ppt, .pptx) hochladen.

Diese Dateien werden automatisch in das PDF-Format konvertiert und Sie können sie wie jede andere Original-PDF-Datei verwenden (Vorschau, Kommentare, Notizen). 

Bitte beachten Sie, dass im Sitzungs-Kontext nur der Editor in der Lage ist, die Original-MS-Office-Dateien herunterzuladen. Andere Benutzer können diese nur in der Vorschau öffnen.


Die Vorteile dieser Funktion 

Mit dieser Funktion sparen Sie Zeit: Sie müssen die Dateien vor dem Hochladen nicht in PDF konvertieren.

Da die MS Office-Datei in PDF konvertiert wird, können Sie mit ihr ausserdem alles tun, was Sie mit einer Datei tun, die ursprünglich im PDF-Format hochgeladen wurde. 

Wenn der Editor eine Änderung im Dokument vornehmen muss (z. B. einen Tippfehler korrigieren), ist er nicht vom Autor der Datei abhängig, denn er kann die Office-Datei herunterladen, die Änderung vornehmen und sie erneut hochladen.


Wie können Sie eine Office-Datei hochladen

Genau die gleiche Art und Weise, wie Sie ein PDF Datei hochladen. 

Der Upload ist auch in der Mitwirkenden-Funktion verfügbar, so dass Mitwirkende die Dateien im MS Office-Format hochladen können

Wie kann der Benutzer eine Office-Datei herunterladen

Auf der Download-Schaltfläche befindet sich ein Dropdown, wenn die Datei im MS Office-Format hochgeladen wurde, so können Sie auswählen ob Sie die Office-Originaldatei oder die in PDF konvertierte Version herunterladen möchten.


Beachten Sie, dass die Mitglieder in einer Sitzung nur Zugriff auf die PDF-Version haben. In der Bibliothek können sie aber auch die Originaldatei herunterladen.


Best Practices und Tipps

Wie man eine korrekt formatierte PDF Datei erhält

Manchmal erzeugt die Konvertierung von MS Office in PDFs eine nicht formatierte Ausgabe aufgrund von Schriftarten, die in der Originaldatei verwendet werden und von unseren Servern nicht erkannt werden. Dies ist ein bekanntes Thema in vielen Softwareprodukten, die MS-Office-Dateien konvertieren. Um das Problem zu beheben, folgen Sie bitte den Anweisungen von Microsoft auf dieser Seite, um die Schriftarten in die Originaldatei einzubetten.

Wie man Excel-Sheets formatiert

Beim Importieren grosser Excel-Dateien müssen wir berücksichtigen, dass die Druckeinstellungen der Excel-Datei letztendlich bestimmen werden wie die Datei im PDF Format aussehen wird. 

Weitere Informationen zu diesen Excel-Funktionen finden Sie in:


Info

  • Die Sicherheitsstufen Wasserzeichen und Drucken gelten nicht für die MS Office-Version der Datei 
  • Alle anderen Zugriffsregeln gelten für diese Dateien in gleicher Weise wie für PDFs

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