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Dokumente zur Sitzungsagenda hinzufügen

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Wie Sie Dokumente zur Sitzungsagenda hinzufügen
    • Hochladen der Dokumente
    • Zuordnen der Dokumente zu den Agendapunkten
  • Wie Sie ein Dokument aus der Sitzungsagenda löschen


Wie kann ich Dokumente zur Sitzungsagenda hinzufügen?

Hochladen der Dokumente

Am einfachsten fügen Sie ein Dokument zu einem Agendapunkt hinzu, indem Sie es per "Drag and Drop" direkt von Ihrem Computer oder von Sherpany auf den gewünschten Agendapunkt ziehen. 
Alternativ können Sie auch auf den jeweiligen Tagesordnungspunkt (oder den Chevron rechts) klicken, um ihn zu erweitern. 

Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihre Dokumente hochzuladen:

  • "Drag & Drop" Option
  • Durchsuchen Sie Ihren Computer, um das Dokument hinzuzufügen
  • Die Datei aus Sherpany hinzufügen

Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente in ein Meeting hochzuladen, die bereits in einem anderen Meeting oder in der Bibliothek vorhanden sind, auch wenn sie sich in einem anderen Raum befinden. Mit dieser Option müssen Sie keinen Ordner mit diesen Dokumenten auf Ihrem Computer aufbewahren, um sie in der nächsten Sitzung wieder zu verwenden. Dadurch wird die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen erhöht."

Bitte beachten Sie:

Die Anmerkungen, die die Teilnehmer zu einem Dokument gemacht haben, werden bei diesem Verfahren auch in der nächsten Sitzung wiederverwendet (diese sind privat), so dass die Teilnehmer das gleiche Dokument nicht erneut vorbereiten müssen.

  1. Der erste Reiter enthält Meetings, auf die Sie zugreifen und in denen Sie nach Dokumenten suchen können, die dort verwendet wurden. Wenn Sie auf eine Sitzungen klicken, wird eine Liste der Dokumente aus dieser Sitzung angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, nach einem Text zu suchen. Das System sucht dann in den Titeln der Meetings und den Titeln der Dokumente nach diesem Text.
  2. Im zweiten Reiter können Sie die Unternehmensbibliothek einsehen und in den Dokumenten, auf die Sie Zugriff haben, nach den Dokumenten suchen, die Sie wiederverwenden möchten.

Info:

Sie können PDFs und Microsoft Office-Dokumente hinzufügen. MS-Office-Dokumente werden in PDF umgewandelt, damit sie markiert und notiert werden können.

Ordnen Sie die Dokumente den Agendapunkten zu

Sobald das Dokument hochgeladen ist, können Sie es dem jeweiligen Agendapunkt zuordnen, indem Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken. Sobald es zugeordnet ist, wird diesem ein Buchstabe zugewiesen. Um das Dokument neu zuzuordnen, können Sie es per "Drag and Drop" auf einen anderen Tagesordnungspunkt verschieben.

Verwendung der Option "Nicht zugeordnete Dokumente":

Falls Sie das Dokument im obigen Schritt nicht zugewiesen haben (sondern nach dem Hochladen die Schaltfläche "Abbrechen" verwendet haben), können Sie alle hochgeladenen - aber nicht zugewiesenen - Dokumente finden, indem Sie...

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument hinzufügen" bei einem der Agendapunkte
  2. Wählen Sie den Tab "Nicht zugeordnete Dokumente"
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des jeweiligen Dokuments
  4. Klicken Sie auf "Hinzufügen"

Info

Wenn Ihre Sitzung fertig ist, klicken Sie auf "Publizieren", um die Sitzung für die Teilnehmer verfügbar zu machen. Denken Sie daran, jedes Mal zu publizieren, wenn Sie eine Änderung vornehmen.

Wie löscht man ein Dokument aus der Agenda?

Wenn Sie das Dokument aus der Agenda löschen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Einzelnes Dokument: Bewegen Sie den Mauszeiger über das entsprechende Dokument in der Liste, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie "Löschen".
  • Mehrere Dokumente: Aktivieren Sie ein (oder mehrere) Kontrollkästchen auf der linken Seite des Dokuments (der Dokumente). Oberhalb der Agendapunkte erscheint eine Symbolleiste, in der Sie verschiedene Aktionen durchführen können. Klicken Sie auf das Mülleimersymbol ("Löschen")



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