In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie man Dokumente zur Agenda der Sitzung hinzufügt;
- Hochladen und Zuordnen von Dokumenten mit der Massen-Option,
- Einzelne Dokumente in die Agendapunkte hochladen,
Wie man ein Dokument aus einem Agendapunkt löscht,
- Welche Einschränkungen es für Dokumente gibt.
Wie fügt man Dokumente zur Agenda einer Sitzung hinzu?
Dokumente hochladen und zuordnen mit der Massen-Option
Sie können mehrere Dokumente über die Schnittstelle des Seitenfensters in einem Rutsch hochladen und die Dokumente ganz einfach verteilen, indem Sie sie aus einem Dropdown-Menü auswählen. Vor allem, wenn zahlreiche Dokumente hochgeladen werden müssen, ist dies der einfachste Weg, um Ihre Sitzungsdokumente zur Agenda hinzuzufügen.
Klicken Sie oben rechts in der Agenda auf "Dokument hinzufügen", und fügen Sie alle Dokumente auf einmal hinzu. Hier können Sie Dokumente hinzufügen durch;
- Drag-and-drop die Dokumente hinzufügen,
- Das Durchsuchen der Dokumente von Ihrem Gerät aus,
- Bereits vorhandene Dateien aus Sherpany auswählen.
Mit der letzten Option haben Sie die Möglichkeit, Dokumente in eine Sitzung hochzuladen, die bereits in einer anderen Sitzung oder in der Bibliothek vorhanden sind, auch wenn sie sich in einem anderen Raum befinden. Mit dieser Option müssen Sie auf Ihrem Computer keinen Ordner mit diesen Dokumenten aufbewahren, um sie in der nächsten Sitzung wiederzuverwenden, und erhöhen so die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen, indem Sie diesen Schritt vermeiden. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Vergangene und zukünftige Sitzungen -Die erste Liste enthält Sitzungen, auf die Sie zugreifen können und in denen Sie nach Dokumenten suchen können, die dort verwendet wurden. Wenn Sie auf eine Sitzung klicken, wird eine Liste der Dokumente aus dieser Sitzung angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, nach Text zu suchen, den das System in den Titeln der Sitzungen und den Titeln der Dokumente suchen wird.
- Bibliothek -Auf der zweiten Registerkarte können Sie die Unternehmensbibliothek durchsuchen und in den Dokumenten, auf die Sie Zugriff haben, nach den Dokumenten suchen, die Sie wiederverwenden möchten.
Informationen
- Die Anmerkungen, die die Teilnehmer zu einem Dokument gemacht haben, werden auch in der nächsten Sitzung wiederverwendet (immer noch privat), wenn Sie dieses Verfahren anwenden, so dass die Teilnehmer das gleiche Dokument nicht erneut vorbereiten müssen.
- Sie können PDFs und Microsoft Office-Dokumente hinzufügen. MS-Office-Dokumente werden in PDF umgewandelt, damit sie markiert und kommentiert werden können.
Hochladen einzelner Dokumente zu Agendapunkten
Alternativ können Sie auch auf den jeweiligen Agendapunkt klicken (oder auf den Chevron rechts), um ihn zu erweitern und Dokumente zu einem bestimmten Agendapunkt hinzuzufügen.
Wählen Sie dazu "Dokument hinzufügen". Sie können:
- Durch Drag-and-drop die Dokumente hinzufügen,
- Die Dokumente von Ihrem Gerät aus durchsuchen,
- Bereits vorhandene Dateien aus Sherpany auswählen,
- Die Option "Nicht zugewiesene Dokumente" verwenden.
Sobald das Dokument hochgeladen ist, können Sie es den jeweiligen Agendapunkten zuordnen. Sobald es zugewiesen ist, wird es mit einem Buchstaben versehen. Um das Dokument erneut zuzuordnen, können Sie es per "Drag-and-drop" auf einen anderen Punkt verschieben.
Falls Sie das Dokument im obigen Schritt nicht zugewiesen haben (sondern nach dem Hochladen die Schaltfläche "Abbrechen" verwendet haben), finden Sie alle hochgeladenen - aber nicht zugewiesenen - Dokumente:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument hinzufügen" bei einem der Agendapunkte,
- Wählen Sie im Modal Fenster die Registerkarte "Nicht zugewiesene Dokumente",
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des jeweiligen Dokuments,
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
Informationen
Sobald Ihre Sitzung fertig ist, klicken Sie auf "Publizieren", um die Sitzung für die Teilnehmer zugänglich zu machen. Vergessen Sie nicht, bei jeder Änderung zu publizieren.
Wie kann ich ein Dokument aus einem Agendapunkt entfernen?
Wenn Sie ein Dokument aus der Agenda löschen möchten, können Sie:
- Ein einzelnes Dokument löschen: Bewegen Sie den Mauszeiger über das entsprechende Dokument in der Liste, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie "Löschen".
- Den Massenbearbeitungen verwenden: Aktivieren Sie ein (oder mehrere) Kontrollkästchen auf der linken Seite des/der Dokumente(s). Oben erscheint eine Symbolleiste mit "Massenbearbeitung", klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.
Welche Einschränkungen gibt es für Dokumente?
- Formate: Dies sind die Formate, die in der Bibliothek akzeptiert werden. Beachten Sie jedoch, dass die meisten von ihnen nicht in der Vorschau angezeigt werden können, sondern nur von anderen Mitgliedern heruntergeladen werden können: Video (Mp4), Bild (jpg, jpeg, png), PDF, Doc, Docx, xls, xlsx, ppt, pptx
- Größe: Die Dateigröße ist auf 100MB begrenzt.
- Beschränkung: Die Anzahl der Zeichen für den Titel des Dokuments ist auf 120 begrenzt.
- Nur PDF- und MS-Office-Dateien können der Agenda der Sitzung hinzugefügt werden.
- Wir unterstützen keine passwortgeschützten Office-Dateien.