Dans cet article, vous allez apprendre :
- Comment ajouter des documents à l'ordre du jour d'une réunion ;
- Ajouter et attribuez les documents à l'aide de l'option d'ajout en masse,
- Ajouter des documents individuellement dans les points de l'ordre du jour,
Comment supprimer un document d'un point de l'ordre du jour,
Les limitations pour les documents.
Comment ajouter des documents à l'ordre du jour d'une réunion ?
Ajouter et attribuer les documents à l'aide de l'option d'ajout en masse
Vous pouvez télécharger plusieurs documents en une seule fois via l'interface du panneau latéral et les distribuer facilement en les sélectionnant dans un menu déroulant. C'est le moyen le plus simple d'ajouter les documents de la réunion à l'ordre du jour, surtout si de nombreux documents doivent être téléchargés.
Cliquez sur "Ajouter un document" en haut à droite de votre section Ordre du jour, et ajoutez tous les documents en même temps. Ici, vous pouvez ajouter des documents par :
- Glisser-déposer les documents,
- Parcourir les documents de votre appareil,
- Sélectionner des fichiers déjà présents dans Sherpany.
Cette dernière option vous permet de télécharger dans une réunion des documents qui existent déjà dans une autre réunion ou dans la bibliothèque, même s'ils se trouvent dans une salle différente. Grâce à cette option, vous n'avez pas besoin de conserver un dossier sur votre ordinateur avec ces documents pour les réutiliser lors de la prochaine réunion, ce qui augmente la sécurité et la confidentialité des informations en évitant cette étape. Deux options s'offrent à vous :
- Réunions passées et futures - La première liste indique les réunions auxquelles vous pouvez accéder et à l'intérieur desquelles vous pouvez rechercher les documents qui y ont été utilisés. En cliquant sur une réunion, vous obtiendrez une liste des documents de cette réunion. Vous avez également la possibilité de rechercher un texte, et le système le recherchera dans les titres des réunions et des documents.
- Bibliothèque - Dans le deuxième onglet, vous pouvez consulter la bibliothèque de l'entreprise et rechercher dans les documents auxquels vous avez accès ceux que vous souhaitez réutiliser.
Information
- Les annotations faites par les participants sur un document sont de plus réutilisées (toujours en privé) lors de la réunion suivante si vous suivez cette procédure, ce qui évite au participant de devoir préparer à nouveau le même document.
- Vous pouvez ajouter des PDF et des documents Microsoft Office. Les documents MS Office seront convertis en PDF afin qu'ils puissent être marqués et commentés.
Télécharger des documents individuellement dans les points de l'ordre du jour
Vous pouvez par ailleurs cliquer directement sur le point de l'ordre du jour concerné (ou sur le chevron à droite) afin de le développer et d'ajouter des documents dans un point spécifique de l'ordre du jour.
Pour ce faire, choisissez "Ajouter un document". Vous pouvez alors :
- Glisser-déposer les documents,
- Parcourir les documents de votre appareil,
- Sélectionner des fichiers déjà présents dans Sherpany,
- Utiliser l'option "Documents non alloués".
Une fois le document téléchargé, vous pouvez l'affecter aux différents points de l'ordre du jour. Une fois le document attribué, une lettre lui sera assignée. Pour réaffecter le document, vous pouvez le déplacer vers un autre point par "glisser-déposer".
Si vous n'avez pas attribué le document à l'étape précédente (mais que vous avez utilisé le bouton "Annuler" après le téléchargement), vous pouvez trouver tous les documents téléchargés - mais non attribués :
- Cliquez sur le bouton "Ajouter un document" sur l'un des points de l'ordre du jour,
- Dans la fenêtre modale, sélectionnez l'onglet "Documents non attribués",
- Cochez la case du document concerné,
Cliquer sur le bouton "Ajouter".
Information
Une fois que votre réunion est prête, cliquez sur "Publier" pour la mettre à la disposition des participants. N'oubliez pas de publier chaque fois que vous apportez une modification.
Comment supprimer un document d'un point de l'ordre du jour ?
Si vous souhaitez supprimer le document de l'agenda, vous pouvez :
- Supprimer un seul document : Glissez le curseur sur le document correspondant dans la liste, cliquez sur l'icône avec les trois points et sélectionnez "Supprimer".
- Utiliser l'action en masse : Cochez une (ou plusieurs) case(s) à gauche du (des) document(s). Une barre d'outils avec des "actions en masse" apparaît en haut, cliquez sur l'icône de la corbeille.
Quelles sont les limitations pour les documents ?
- Formats : voici les formats acceptés dans la bibliothèque ; notez toutefois que la plupart d'entre eux ne peuvent pas être visualisés, mais seulement téléchargés par d'autres membres : Vidéo (Mp4), Image (jpg, jpeg, png), PDF, Doc, Docx, xls, xlsx, ppt, pptx.
- Taille : La taille du fichier est limitée à 100 Mo.
- Limite : la limite de caractères pour le titre du document est de 120.
- Seuls les fichiers PDF et MS Office peuvent être ajoutés à l'ordre du jour de la réunion.
- Nous ne prenons pas en charge les fichiers Office protégés par un mot de passe.