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Ajouter des documents à l'ordre du jour

Dans cet article, vous apprendrez :

  • Comment ajouter des documents à l'ordre du jour
    • Télécharger les documents
    • Attribuer les documents aux points de l'ordre du jour
  • Comment supprimer un document d'un point de l'ordre du jour


Comment ajouter des documents à l'ordre du jour ?

Télécharger les documents

Le moyen le plus simple d'ajouter un document à un point de l'ordre du jour est de le "glisser-déposer" directement de votre ordinateur sur le point en question ou bien directement depuis Sherpany. Vous pouvez également cliquer sur le point de l'ordre du jour concerné (ou sur le chevron à droite) afin de le développer.Ensuite, vous aurez deux options pour télécharger vos documents :
  • "Option "glisser-déposer 
  • Sélectionnez le fichier dans "votre ordinateur".
  • Sélectionnez le fichier "de Sherpany"

Cette dernière option vous donne la possibilité de télécharger dans une réunion des documents qui existent déjà dans une autre réunion ou dans la bibliothèque, même s'ils se trouvent dans une autre salle. Avec cette option, vous n'avez pas besoin de conserver un dossier sur votre ordinateur avec ces documents pour les réutiliser lors de la prochaine réunion, ce qui augmente la sécurité et la confidentialité des informations en évitant cette étape.


Notez bien :

Les annotations faites par les participants sur un document sont également réutilisées (toujours en privé) lors de la prochaine réunion si vous suivez cette procédure, évitant ainsi au participant de devoir préparer à nouveau le même document.

  1. La première liste présente les réunions auxquelles vous pouvez accéder et dans lesquelles vous pouvez rechercher les documents qui y ont été utilisés. En cliquant sur une réunion, une liste de documents de cette réunion est fournie. Vous avez également la possibilité de rechercher du texte, et le système le recherchera dans les titres des réunions et des documents.
  2. Dans le deuxième onglet, vous pouvez consulter la bibliothèque de l'entreprise et rechercher dans les documents auxquels vous avez accès sélectionner ceux que vous souhaitez réutiliser.

Note:

Vous pouvez ajouter des PDF et des documents Microsoft Office. Les documents MS Office seront convertis en PDF afin qu'ils puissent être marqués et commentés.

Attribuer les documents aux points de l'ordre du jour

Une fois le document téléchargé, vous pouvez l'affecter aux points de l'ordre du jour correspondants. Une fois qu'il est attribué, une lettre lui sera assignée. Pour réaffecter le document, vous pouvez le déplacer vers un autre point par "glisser-déposer".
  1. Sélectionnez le(s) document(s) 
  2. Choisissez les points de l'ordre du jour dans le menu déroulant 
  3. Cliquez sur le bouton "Allouer" à côté de celui-ci


Utilisation de l'option ''documents non alloués'': 

Si vous n'avez pas attribué le document à l'étape ci-dessus (mais avez utilisé le bouton "Annuler" après le téléchargement), vous pouvez trouver tous les documents téléchargés - mais non attribués - de la manière suivante:

  1. Cliquez sur le bouton ''Ajouter un document'' sur l'un des points de l'agenda.
  2. Dans la modale, sélectionnez l'onglet ''Documents non alloués''.
  3. Cochez la case du document concerné
  4. Cliquez sur le bouton ''Ajouter''.

Info

Une fois que votre réunion est prête, cliquez sur "Publier" pour que la réunion soit disponible pour les participants. N'oubliez pas de publier chaque fois que vous apportez une modification.

Comment supprimer un document de l'agenda ?

Si vous voulez supprimer le document de l'agenda, vous pouvez le faire :

  • Document unique : Faites glisser le curseur sur le document correspondant dans la liste, cliquez sur l'icône avec les trois points, et sélectionnez "Supprimer".
  • Action groupée : Sélectionnez une (ou plusieurs) case(s) à cocher sur le côté gauche du ou des documents. Une barre d'outils avec des ''actions groupées'' apparaîtra en haut, cliquez sur l'icône de la poubelle.



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