Dans cet article, vous allez apprendre :
- Comment gérer les détails des documents dans la bibliothèque
- Télécharger un document
- Gérer les permissions du document
- Sécurité des documents
- Comment gérer les détails des documents dans une réunion
- Télécharger un document
- Prévisualiser le document
- Gérer l’accès au document
- Sécurité des documents
- Modifier le titre du document
- Attribuer l’accès à des groupes ou membres spécifiques
- Attribuer une étiquette au document
- Attribuer un niveau de sécurité
- Gérer les permissions des documents
Si vous effectuez des modifications dans la page Détails, pensez toujours à enregistrer.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents en même temps pour modifier plusieurs éléments simultanément.
Pour cela, il suffit de :
- Cliquer sur la case bleue à côté de la date et sélectionner tous les documents à modifier.
- Choisir une option dans la barre d’outils en haut
Les options de la barre d’outils sont :
- Étiquette : attribuer le document à une ou plusieurs étiquettes
- Partager : gérer les permissions, les groupes ou membres qui auront accès au document
- Notifier : envoyer une notification aux membres ayant accès au document
- Sécurité : attribuer un niveau de sécurité
- Supprimer
Attention
Même s’il n’y a pas de restriction de format dans la bibliothèque, il est uniquement possible de prévisualiser et ouvrir un document s’il s’agit d’un PDF ou d’un fichier MS Office converti en PDF par Sherpany.
Télécharger un document
Une fois la barre latérale ouverte, si c’est un fichier PDF ou MS Office, vous verrez un aperçu. Vous pouvez cliquer directement sur Télécharger.
Si c’est un fichier PDF ou MS Office, cliquez sur l’aperçu pour ouvrir le document en plein écran, puis cliquez sur l’icône de téléchargement en bas à gauche.
Gérer les permissions du document
Dans la page « Détails » du document, vous pouvez sélectionner un groupe ou des membres sous « Permissions ». Le document ne sera visible que par les membres sélectionnés.
Attention
Pour publier un document dans la bibliothèque, il faut obligatoirement lui attribuer au moins un groupe et une étiquette.
Un « i » apparaîtra à côté d’un document si un groupe ou une étiquette n’est pas défini. Ce signal disparaitra dès que groupes et étiquettes seront enregistrés.
Sécurité du document
Pour modifier le niveau de sécurité d’un document dans la bibliothèque, cliquez sur les 3 points à droite de la ligne du document à modifier puis choisissez « sécurité ».
Quatre niveaux sont disponibles :
- 1 Accès complet : les personnes peuvent voir, télécharger ou imprimer sans filigrane.
- 2 Filigrane : les personnes peuvent voir, télécharger ou imprimer avec un filigrane.
- 3 Impression désactivée : les personnes peuvent voir et télécharger, mais l’impression est désactivée dans Adobe Reader.
- 4 Lecture seule : les personnes peuvent voir dans la web view, mais le téléchargement et l’impression sont restreints.
Information
Le filigrane sur l’aperçu prend en compte le niveau de sécurité du document. Il apparaît uniquement si le niveau est 2 ou plus.
Les éditeurs avec les droits nécessaires peuvent télécharger les documents sans modifier le niveau de sécurité. Ils peuvent l’ajuster si besoin, car ils ont les droits d’édition sur la réunion. Lorsqu’un utilisateur télécharge un document niveau 4, une notification rappelle sa confidentialité.
Attention
Vous ne pouvez attribuer un niveau de sécurité qu’aux documents PDF ou aux fichiers MS Office convertis en PDF par Sherpany. Les autres formats peuvent être téléchargés, mais pas prévisualisés ni imprimés.
- Modifier le titre du document
- Attribuer un niveau de sécurité
Si vous faites une modification, pensez toujours à cliquer sur l’icône « coche » à droite.
Télécharger le document
Depuis l’icône de téléchargement dans la page ordre du jour (vues éditeur et participant)
vous pouvez télécharger :
l’ordre du jour
tous les documents de la réunion
le verbale, si disponible
le carnet de réunion
Prévisualiser le document
Pour prévisualiser le document en plein écran dans Sherpany, cliquez sur le nom du document et fermez le menu avec l’icône en bas à gauche.
Gérer l’accès au document
Vous pouvez restreindre l’accès à un document en configurant les « accès ». Les utilisateurs exclus n’auront pas accès à l’élément concerné. Pour définir les accès, cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez « Gérer l’accès ».
Attention
Les administrateurs ont toujours accès à tous les points et documents de l’ordre du jour. Il n’est pas possible de les désélectionner. Vous ne pouvez pas non plus sélectionner un utilisateur pour un document si cet utilisateur n’a pas accès au point de l’ordre du jour.
Sécurité des documents
Pour modifier le niveau de sécurité d’un document dans une réunion, cliquez sur l’icône « crayon » à droite de la ligne du document.
Quatre niveaux sont disponibles :
- 1 Accès complet : les personnes peuvent voir, télécharger ou imprimer sans filigrane.
- 2 Filigrane : les personnes peuvent voir, télécharger ou imprimer avec un filigrane.
- 3 Impression désactivée : les personnes peuvent voir et télécharger, mais l’impression est désactivée dans Adobe Reader.
- 4 Lecture seule : les personnes peuvent voir dans la web view, mais le téléchargement et l’impression sont restreints.
Information
Pour éviter tout conflit avec notre intégration d’impression et assurer la meilleure sécurité possible, nous recommandons :
Si vous avez besoin d’imprimer un document, téléchargez-le simplement et imprimez-le en dehors de Sherpany avec vos outils habituels.
Chez Sherpany, nous privilégions à la fois l’expérience utilisateur et la protection des données.
Avec une imprimante PDF virtuelle, le document est techniquement téléchargé et traité par un logiciel tiers, ce qui expose le contenu dans un environnement non chiffré.
À l’inverse, quand les documents restent dans l’application Sherpany, ils sont entièrement chiffrés et protégés, même si l’appareil est perdu ou volé.
Vous pouvez même déclencher une suppression à distance des documents, mais uniquement si les fichiers n’ont pas été exportés hors de Sherpany.
Si l’impression est absolument nécessaire, nous recommandons d’utiliser la plateforme web, où vous pouvez télécharger et imprimer en toute sécurité.