Dans cet article, vous apprendrez :
- Comment gérer les documents de la bibliothèque ?
- Télécharger un document
- Gérer les permissions des documents
- Sécurité du document
- Comment gérer les documents dans une réunion ?
- Télécharger un document
- Gérer les accès des documents
- Sécurité du document
- Modifier le titre du document
- Donner des autorisations d'accès à certains groupes ou membres
- Attribuer une étiquette au document
- Attribuer un niveau de sécurité
- Gérer les permissions des documents
Si vous modifiez l'un de ces changements, n'oubliez pas de sauvegarder.
Vous avez également la possibilité d'utiliser la multiple sélection, pour modifier plusieurs documents en même temps.
Il vous suffit de :
- Cliquez à côté de la date et sélectionnez tous les documents souhaités.
- Sélectionnez l'une des options de la barre d'outils en haut de la page.
Les options de la barre d'outils sont les suivantes :
- Étiquette : Attribuez le document à une ou plusieurs étiquettes
- Partager : Gérez les permissions des documents, les groupes et les membres individuels qui auront accès au document.
- Notifier : Envoyez une notification aux membres qui ont accès à ce document.
- Sécurité : Attribuer un niveau de sécurité
- Supprimer
Attention
Même s'il n'y a pas de restriction de format dans la bibliothèque, il n'est possible de prévisualiser et d'ouvrir un document que s'il s'agit d'un fichier PDF ; un fichier MS Office converti en PDF par Sherpany.
Télécharger un document
Une fois cliqué sur le document, si c'est un PDF ou un document Office, vous pourrez une prévisualisation de ce dernier. Vous pouvez choisir de le télécharger directement.
Vous avez la possibilité de visualiser le document en plein écran et de télécharger également.
Gérer les exclusions de documents
Dans la page "Détails" du document, sous "Permissions", vous pouvez sélectionner un groupe ou des membres individuels. Le document ne sera disponible que pour les membres sélectionnés.
Attention
Afin de publier le document dans la bibliothèque, vous devez affecter le document à au moins un groupe et une étiquette.
Un 'i' apparaîtra à côté d'un document si un groupe ou une étiquette n'est pas défini. Il disparaîtra une fois les groupes et les étiquettes attribués et enregistrés.
Sécurité des documents
Pour changer la sécurité d'un document dans la bibliothèque, cliquer sur les 3 points verticaux sur la ligne du document en question et choisir "sécurité".
Il y a 4 niveaux disponibles :
- 1 Accès complet : Les gens peuvent visualiser, télécharger ou imprimer sans filigrane.
- 2 Filigrane : Les gens peuvent visualiser, télécharger ou imprimer le document avec filigrane.
- 3 Impression désactivée : Les gens peuvent visualiser et télécharger le document, mais l'impression est désactivée dans Adobe Reader.
- 4 Visualisation uniquement : Les gens peuvent visualiser le document en vue Web, mais le téléchargement et l'impression sont limités
Information
- Le filigrane sur l'aperçu tient compte du niveau de sécurité du document. Cela signifie que le filigrane n'est affiché que si le document est au niveau de sécurité deux ou plus.
- Les éditeurs disposant des permissions nécessaires peuvent télécharger des documents sans modifier le niveau de sécurité. Étant donné qu'ils ont des droits d'édition pour la réunion, ils peuvent dans tous les cas ajuster le niveau de sécurité du document si nécessaire. Toutefois, lorsqu'un utilisateur télécharge un document de niveau 4, il reçoit une notification pour lui rappeler sa confidentialité.
Attention
Vous pouvez uniquement attribuer un niveau de sécurité aux documents PDF ou aux fichiers MS Office convertis en PDF par Sherpany. Si d'autres formats sont disponibles dans la bibliothèque, vous ne pourrez que les télécharger, vous ne pourrez pas en ouvrir l'aperçu ni les imprimer.
- Modifier le titre du document
- Attribuer un niveau de sécurité
Si vous modifiez l'un de ces changements, n'oubliez pas de toujours cliquer sur l'icône ''Cocher'' à droite.
Télécharger le document
Pour télécharger un document, cliquez sur l'icône des trois points puis "Télécharger" sur la ligne du document que vous souhaitez télécharger.
Pour visualiser le document en plein écran dans Sherpany, cliquez sur l'icône en bas à droite :
Gestion des accès
Vous pouvez restreindre les droits d'accès à un certain document en définissant des "accès". Les utilisateurs exclus n'ont pas accès à l'élément en question. Pour définir un accès pour un document, cliquez sur les trois points à droite de la ligne du document et sélectionnez ''Gérer les accès''.
Attention
Les administrateurs auront toujours accès à tous les points et documents de l'agenda. Vous ne pouvez pas les désélectionner de cette liste. Vous ne pouvez pas non plus sélectionner un utilisateur dans un document si cet utilisateur n'a pas accès au point de l'agenda.
Sécurité des documents
Pour modifier le niveau de sécurité d'un document existant dans une réunion, cliquez sur l'icône "Crayon" sur la ligne du document que vous souhaitez modifier.
Il y a 4 niveaux disponibles :
- 1 Accès complet : Les gens peuvent visualiser, télécharger ou imprimer sans filigrane.
- 2 Filigrane : Les gens peuvent visualiser, télécharger ou imprimer le document avec filigrane.
- 3 Impression désactivée : Les gens peuvent visualiser et télécharger le document, mais l'impression est désactivée dans Adobe Reader.
- 4 Visualisation uniquement : Les gens peuvent visualiser le document en vue Web, mais le téléchargement et l'impression sont limités.
Imprimer des documents
Pour éviter tout conflit avec l'intégration de l'impression, veuillez noter que si vous souhaitez imprimer un document, vous pouvez simplement le télécharger et l'imprimer en dehors de Sherpany.
Comme toujours, nous préférons améliorer l'expérience utilisateur et la sécurité :
Lorsque vous imprimez à l'aide d'une imprimante virtuelle PDF, vous fournissez une option de téléchargement et exposez le document de manière non cryptée à un logiciel qui utilise souvent des services en nuage pour assurer la conversion en PDF.
Tant que les documents se trouvent dans l'appareil, mais à l'intérieur de Sherpany, ils sont cryptés et protégés même si l'appareil est perdu. Vous pouvez même supprimer tous les documents à distance si l'appareil est perdu ou volé, mais seulement si les fichiers sont dans Sherpany.
Si vous avez vraiment besoin d'une copie papier, vous pouvez utiliser la plateforme web à cette fin.