Dans cet article, vous apprendrez :
- Qu'est-ce que l'intégration MS Office ?
- Les avantages de cette fonctionnalité
- Qui peut utiliser cette fonctionnalité
- Comment télécharger un fichier Office
- Comment l'utilisateur peut-il télécharger un fichier Office
- Nos meilleures pratiques et conseils
Qu'est-ce que l'intégration de MS Office
L'intégration MS Office permet de télécharger des fichiers MS Office tels que des fichiers Word (.doc, .docx), des fichiers Excel (.xls, .xlsx) et des fichiers Powerpoint (.ppt, .pptx).
Ces fichiers seront automatiquement convertis au format PDF et vous pourrez les utiliser comme vous le faites déjà avec tout fichier PDF original (prévisualisation, commentaires, annotations).
Veuillez noter que dans le contexte d'une réunion, seul l'éditeur pourra télécharger les fichiers MS Office originaux. Les autres utilisateurs ne pourront que les prévisualiser.
Les avantages de cette fonction
Grâce à cette fonction, vous gagnerez du temps : il n'est pas nécessaire de convertir les fichiers en PDF avant de les télécharger.
De plus, comme le fichier MS Office est converti en PDF, vous pourrez faire tout ce que vous faites avec un fichier initialement téléchargé au format PDF.
Enfin, si le rédacteur doit apporter une modification au document (par exemple, corriger une coquille), il ne dépend pas de l'auteur du fichier, car il peut télécharger le fichier MS Office, apporter la modification et le télécharger à nouveau.
Comment télécharger un fichier Office
Exactement de la même manière que vous téléchargez un PDF.
Le téléchargement est également disponible dans la fonction de contribution, ce qui permet aux contributeurs d'envoyer les fichiers au format MS Office.
Comment l'utilisateur peut-il télécharger un fichier Office
Sur le bouton de téléchargement, il y aura une liste déroulante si le fichier a été téléchargé au format MS Office, vous permettant de choisir de télécharger le fichier original Office ou la version convertie en PDF.
Notez que les membres n'auront accès à la version PDF que lors d'une réunion. Mais dans la bibliothèque, ils pourront également télécharger le fichier original.
Les meilleures pratiques et astuces
Comment obtenir un pdf bien formaté
Parfois, la conversion de MS Office en PDF produit une sortie non formatée en raison des polices utilisées dans le fichier d'origine et qui ne sont pas reconnues par nos serveurs. C'est un sujet connu dans de nombreux logiciels qui convertissent des fichiers MS Office. Pour résoudre ce problème, vous devez suivre les instructions de Microsoft fournies sur cette page et intégrer les polices dans le fichier d'origine.
Comment mettre en forme des feuilles Excel
Lors de l'importation de gros fichiers Excel, il faut tenir compte du fait que les paramètres d'impression de page du fichier Excel détermineront l'aspect du fichier en PDF.
Vous trouverez des informations supplémentaires sur ces fonctionnalités d'Excel dans :
Info
- Les niveaux de sécurité Filigrane et Imprimer ne s'appliquent pas à la version MS Office du fichier.
- Toutes les autres règles d'accès s'appliquent de la même manière à ces fichiers qu'aux PDF2.
- La limite pour le téléchargement de fichiers Office est de 100 Mo.