Pubblicazione semplificata dell'ordine del giorno e del verbale

Con il nuovo design, potrete pubblicare l'ordine del giorno o il verbale per tutti coloro che hanno accesso alla riunione in pochi click! Inoltre, avrete sempre una panoramica relativa a chi ha accesso alla riunione o al verbale, potrete scegliere se inviare una email di notifica, e restare informati se ci sono eventuali modifiche non pubblicate nell'ordine del giorno o nel verbale. Diamo ora un'occhiata insieme, passo dopo passo, alla funzionalità di pubblicazione.

1. Cliccate sul bottone "Pubblicare" in basso nella scheda dell'ordine del giorno o in quella del verbale, a seconda di cosa desiderate pubblicare
2. In questo pop up, potrete vedere per chi effettivamente sarà pubblicato l'ordine del giorno o il verbale. Tutte le persone che hanno accesso alla riunione, indipendentemente dal loro ruolo, potranno visualizzare l'ordine del giorno o il verbale, ma qui potrete avere più dettagli relativi agli utenti per cui state effettivamente pubblicando queste informazioni. 
3. Potete anche scegliere se volete inviare una email di notifica alle persone per cui state pubblicando l'ordine del giorno o il verbale selezionando l'opzione "Invia una notifica via email". Se selezionata, potrete anche inserire il vostro messaggio personalizzato. La notifica via email includerà anche un promemoria di voto qualora nella riunione fosse stata impostata una richiesta di votazione.
4. Una volta effettuata la pubblicazione, in alto nella sezione dell'ordine del giorno o del verbale, potrete visualizzare lo stato di condivisione (Pubblicato), così come la lista degli utenti per cui avete pubblicato la riunione. 
5. Se cliccate sul sommario di visibilità in alto, si aprirà un pop up dove potrete vedere la lista degli utenti che hanno accesso all'ordine del giorno (o al verbale).  
6. Se effettuate delle modifiche all'ordine del giorno o al verbale dopo la pubblicazione, le altre persone coinvolte nella riunione, vedranno solo la versione che avete pubblicato precedentemente, e dovrete pubblicare di nuovo l'ordine del giorno o il verbale, per far sì che le modifiche siano visibili a tutti. Il tasto "Pubblicare" diventerà blu (anziché arancione), per segnalarvi che ci sono modifiche nell'ordine del giorno o nel verbale che non sono state pubblicate. Inoltre, vedrete lo status dell'ordine del giorno o del verbale cambiare in "Modifiche non pubblicate". Potete controllare sempre qual'è l'ultima data di pubblicazione della riunione nella parte in basso della pagina, accanto al tasto di pubblicazione.

   
   

Se i vostri processi interni sono più complessi, e avete bisogno per esempio di condividere l'ordine del giorno o il verbale solo con alcuni dei partecipanti alla riunione sia che richiediate o meno la loro approvazione, potete utilizzare la funzione "Condividere bozza". Così facendo, potrete selezionare unicamente le persone con cui volete condividere l'ordine del giorno o il verbale, e avrete la possibilità di selezionare, per ciascun utente, se è necessaria l' approvazione da parte loro o meno. Tutte le modifiche applicate all'ordine del giorno o al verbale, saranno automaticamente condivise, così da non dover tenere traccia di ogni singola versione modificata. Qui di seguito, daremo un'occhiata insieme a come funziona il processo "Condividi bozza" passo dopo passo. 

1. Cliccate sul tasto "Condividere bozza" che trovate in basso, sia nella schermata dell'ordine del giorno che in quella del verbale, a seconda di cosa volete condividere. 
2. In questo pop up, potrete selezionare con chi volete condividere l'ordine del giorno o il verbale. Tutti i partecipanti con autorizzazione alla modifica avranno accesso all'ordine del giorno o al verbale di default, ma avrete la possibilità di selezionare o deselezionare qualsiasi utente, indipendentemente dal tipo di ruolo che ricoprono.
3. Una volta che avrete selezionato con chi volete condividere l'ordine del giorno o il verbale, potrete selezionare se necessitate della loro approvazione formale oppure no.  
4. Potete anche scegliere se inviare una email di notifica alle persone con cui state condividendo l'ordine del giorno o il verbale, selezionando la casella "Notifica via email". Se selezionata, potrete anche inserire il vostro messaggio personalizzato. La email di notifica includerà anche un promemoria per l'approvazione, qualora l'abbiate richiesta. 
5. Una volta effettuata la condivisione, nella sezione in alto della schermata dell'ordine del giorno o del verbale, potrete visulizzare lo status di condivisione, così come la lista di persone con cui avete condiviso l'ordine del giorno (o il verbale). Lo status di condivisione può essere "In fase di approvazione" o "Bozza" a seconda del caso in cui abbiate richiesto l'approvazione oppure no.
6. Se cliccate sul sommario di visibilità in alto, si aprirà un pop up dove potrete vedere le persone che hanno accesso all'ordine del giorno o al verbale, e se hanno già dato la loro approvazione oppure no.

Potete effettuare queste modifiche facilmente, cliccando semplicemente sul tasto "Modificare visibilità" in fondo alla schermata. Potreste avere la necessità di annullare la pubblicazione dell'ordine del giorno o del verbale per poi selezionare nuovamente con chi volete condividere queste informazioni, ma questa fse sarà richiesta soltanto se l'ordine del giorno o il verbale erano già stati precedentemente pubblicati. In ogni caso, il pop up vi guiderà attraverso le fasi successive necessarie per modificare le persone con cui volete condividere l'ordine del giorno/il verbale. 

In basso a destra, potete vedere quanto tempo è rimasto da assegnare ai punti all'ordine del giorno e quando terminerà la riunione con l'attuale assegnazione. Ora questa informazione non sarà visualizzata nella sezione principale dello schermo, così avrete più spazio per poter creare il vostro ordine del giorno, pur mantenendo sotto controllo il tempo a disposizione e consultare questa informazione quando necessario. 

In precedenza, era possibile aggiungere il verbale PDF nella modalità di pubblicazione, ma da ora sarà possibile aggiungerlo automaticamente quando viene generato il verbale PDF. 

Se volete aggiungere ulteriori informazioni al documento PDF dell'ordine del giorno, potete semplicemente utilizzare il campo "Motivazioni della riunione" nella sezione "Dettagli" della riunione.

Ottenere una panoramica migliore di quali riunioni sono state condivise e quali no

Con questo aggiornamento, potrete vedere lo status di condivisione sia del vostro ordine del giorno che del verbale nella schermata della lista delle riunioni. Potrete controllare lo status di condivisione direttamente dalla colonna dedicata, e avrete la possibilità di cambiare per poter visualizzare lo status di condivisione dell'ordine del giorno o del verbale cliccando sul nome della colonna che trovate in alto a destra. Potrete inoltre applicare filtri nello status di condivisione per visualizzare per esempio solo le riunioni in fase di approvazione o quelle che hanno modifiche non pubblicate.

Cosa è successo alla funzionalità di download PDF? 

La funzionalità di download PDF è stata spostata nell'angolo in alto a destra della riunione. Una volta cliccata, si aprirà un pop up dove potrete selezionare quale tipo di PDF desiderate scaricare.

Uno storico riunioni più chiaro e un Centro Notifiche 

Lo storico delle riunioni mostrerà quando l'ordine del giorno (o il verbale) è stato condiviso o pubblicato, specificando inoltre da chi. Potrete anche vedere che tipo di modifiche sono state fatte alla riunione dall'ultima volta che questa è stata condivisa o pubblicata, come per esempio quali punti dell'ordine del giorno sono stati aggiunti, cancellati o modificati tra il momento della condivisione e quello della pubblicazione.

Il Centro Notifiche fornirà informazioni relative a quali notifiche sono state inviate in fase di condivisione o pubblicazione dell'ordine del giorno o del verbale. 

Q: Cosa succederà alle riunioni già esistenti?

A: Tutte le riunioni già esistenti saranno migrate una ad una con la nuova logica e i nuovi tipi di status. Non dovrete procedere con nessuna modifica da parte vostra e nessun dato sarà perso.

Q: Cosa è successo al tasto arancione "Pubblicare"? 

A: Il tasto non diventerà più arancione, ma blu scuro ogni qualvolta sarà presente una modifica non ancora pubblicata. Se tutti gli aggiornamenti dell'ordine del giorno o del verbale sono stati pubblicati, il tasto di pubblicazione avrà uno sfondo bianco.

Q: Avrò sempre il controllo sullo stato dell'ordine del giorno e/o del verbale?

A: Sì. Potrete sempre modificare lo status dell'ordine del giorno o del verbale utilizzando i processi di condivisione bozza o di pubblicazione.

Q: Cos'è che non sarà più possibile fare con la nuova pubblicazione semplificata dell'ordine del giorno e del verbale che, ad oggi, è invece possibile fare?

A: Rimuoveremo l'icona dei commenti in basso a destra, che attualmente apre una sezone commenti in un pannello sul lato destro della schermata. Le icone di navigazione dedicate per aprire un pannello laterale non funzioneranno. La cosa migliore da fare sarà di permettere agli utenti di cliccare sul contenuto/icona riassuntiva per poter espandere il pannello laterale contenente più informazioni.  

Q: Come si aprono i commenti? 

A: C'è la possibilità di aprire il pannello laterale dei commenti con l'icona dedicata in basso a destra. Non ci sarà più l'icona dei commenti in basso a sinistra, ma il pannello laterale può ancora essere aperto con l'icona dei commenti nella stessa fila del punto specifico dell'ordine del giorno.