Publication simplifiée des ordres du jour et des procès-verbaux

Avec ce nouveau design, vous pouvez publier l'ordre du jour ou le procès-verbal à tous ceux qui peuvent accéder à la réunion en quelques clics seulement ! Vous aurez également toujours un aperçu des personnes qui ont accès à l'ordre du jour ou au procès-verbal, vous pourrez choisir d'envoyer ou non une notification par courrier électronique et vous serez informé des modifications non publiées apportées à l'ordre du jour ou au procès-verbal. Examinons la publication étape par étape.

1. Cliquez sur le bouton "Publier" dans le pied de page de l'onglet "Ordre du jour" ou "Procès-verbal", en fonction de ce que vous souhaitez publier,
2. Dans cette fenêtre, vous pouvez voir qui publiera l'ordre du jour ou le procès-verbal. Toutes les personnes ayant accès à la réunion, quel que soit leur rôle, pourront voir l'ordre du jour ou le compte rendu, mais vous pouvez obtenir ici plus d'informations sur ces personnes.
3. Vous pouvez également choisir d'envoyer une notification par courrier électronique aux personnes auxquelles vous publiez en cochant la case "Notifier les personnes par courrier électronique". Si cette option est sélectionnée, vous pourrez saisir votre message personnalisé si vous le souhaitez. La notification par courrier électronique comprendra aussi un rappel de vote si vous avez configuré des votes dans la réunion.
4. Une fois la réunion publiée, dans le sous-titre de l'ordre du jour ou du procès-verbal, vous pourrez voir le statut de partage (Publié) ainsi que les personnes à qui vous avez publié la réunion.
5. Si vous cliquez sur le résumé de visibilité dans le sous-titre, une fenêtre contextuelle s'ouvrira et vous pourrez voir toutes les personnes qui ont accès à l'ordre du jour ou au procès-verbal.
6. Si vous apportez des modifications à l'ordre du jour ou au procès-verbal après l'avoir publié, les participants à la réunion ne verront que la version que vous leur avez publiée précédemment, et vous devrez republier l'ordre du jour ou le procès-verbal pour refléter les modifications. Le bouton de publication devient bleu foncé (au lieu d'orange) pour vous avertir que des modifications non publiées ont été apportées à l'ordre du jour ou au procès-verbal. Vous verrez également que le statut de l'ordre du jour ou du procès-verbal devient "Modifications non publiées". Vous pouvez toujours voir quand la réunion a été publiée pour la dernière fois à côté du bouton de publication dans le pied de page.

   
   

Si vos processus sont un peu plus complexes et que vous devez, par exemple, partager l'ordre du jour ou le procès-verbal avec quelques personnes seulement, avec ou sans leur approbation formelle, vous pouvez commencer par "Partager le brouillon". En utilisant l'option "Partager le brouillon", vous pourrez sélectionner exactement les personnes avec lesquelles l'ordre du jour ou le procès-verbal doit être partagé, et vous pourrez par ailleurs sélectionner pour chaque personne si elle doit approuver l'ordre du jour et le procès-verbal ou non. Toutes les modifications apportées à l'ordre du jour ou au procès-verbal seront automatiquement partagées, de sorte que vous n'aurez pas à suivre les versions partagées. Voyons à quoi ressemble le processus "Partager le brouillon", étape par étape.

1. Cliquez sur le bouton "Partager le brouillon" dans le pied de page de l'onglet "Ordre du jour" ou "Procès-verbal", en fonction de ce que vous souhaitez partager.
2. Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner les personnes avec lesquelles l'ordre du jour ou le compte rendu doit être partagé. Toutes les personnes disposant d'une autorisation de modification auront accès à l'ordre du jour ou au procès-verbal par défaut, mais vous pourrez sélectionner ou désélectionner toute personne disposant d'une autorisation de visualisation de la réunion, quel que soit son rôle.
3. Une fois que vous avez sélectionné les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'ordre du jour ou le procès-verbal, vous pouvez choisir si vous souhaitez obtenir leur approbation formelle ou non.
4. Vous pouvez également choisir d'envoyer une notification par courrier électronique aux personnes avec lesquelles vous partagez l'ordre du jour ou le procès-verbal en cochant la case "Notifier les personnes par courrier électronique". Si cette option est sélectionnée, vous pourrez également saisir votre propre message personnalisé si vous le souhaitez. La notification par courriel comprendra également un rappel d'approbation, si vous avez choisi de demander aux personnes de soumettre leur approbation.
5. Une fois partagé, dans le sous-titre de l'ordre du jour ou du procès-verbal, vous pourrez voir le statut de partage ainsi que les personnes avec lesquelles vous avez partagé l'ordre du jour ou le procès-verbal. Le statut de partage sera soit "En cours d'approbation", soit "Brouillon", selon que vous avez choisi de faire approuver l'ordre du jour/le procès-verbal par les personnes concernées ou non.
6. Si vous cliquez sur le résumé de visibilité dans le sous-titre, une fenêtre contextuelle s'ouvrira et vous pourrez voir toutes les personnes qui ont accès à l'ordre du jour ou au procès-verbal et si elles ont soumis leur approbation ou non.

Vous pouvez facilement modifier qui peut voir l'ordre du jour ou le procès-verbal en cliquant sur le bouton "Modifier la visibilité" dans le pied de page. Il se peut que vous deviez dépublier l'ordre du jour/le procès-verbal, puis sélectionner les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'ordre du jour/le procès-verbal, mais cette étape n'est nécessaire que si vous avez déjà publié l'ordre du jour ou le procès-verbal. Dans tous les cas, la fenêtre contextuelle vous guidera dans les étapes à suivre pour modifier les personnes avec lesquelles vous partagez l'agenda ou le procès-verbal.

Dans le pied de page, vous pouvez voir le temps qu'il vous reste à allouer aux points de l'ordre du jour et, avec l'allocation actuelle, la date de fin de la réunion. Désormais, ces informations ne prendront plus de place au milieu de l'écran, ce qui vous permettra de disposer de plus d'espace pour élaborer l'ordre du jour, tout en gardant les informations à portée de main lorsque vous en avez besoin.

Auparavant, vous pouviez ajouter la note PDF du procès-verbal dans la fenêtre modale de publication. Désormais, vous pourrez l'ajouter lors de la génération du PDF du procès-verbal.

Si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires à l'ordre du jour PDF, il vous suffit d'utiliser le champ "Objet de la réunion" dans la section "Détails de la réunion".

Obtenir une meilleure vue d'ensemble des réunions qui sont partagées ou non

Avec cette mise à jour, vous pourrez voir le statut de partage de l'ordre du jour et du compte-rendu dans la liste des réunions. Jetez un coup d'œil à la colonne de l'état de partage de votre tableau, vous pourrez choisir de consulter l'état de l'ordre du jour ou du compte-rendu dans l'en-tête. Vous pouvez également filtrer le statut de partage pour ne consulter que les réunions qui sont, par exemple, en cours d'approbation ou dont les modifications n'ont pas été publiées.

Qu'est-il advenu du téléchargement de fichiers PDF ?

Le téléchargement des PDF a été déplacé dans le coin supérieur droit de la réunion. Si vous cliquez dessus, une fenêtre s'ouvrira et vous pourrez sélectionner le type de PDF que vous souhaitez télécharger.

Historique des réunions et centre de notification plus clairs

L'historique de la réunion indique quand l'ordre du jour ou le compte rendu ont été partagés ou publiés et à qui. Vous pourrez également voir quels types de changements ont été apportés à la réunion depuis la dernière fois qu'elle a été partagée ou publiée, c'est-à-dire quels éléments ont été ajoutés, supprimés ou modifiés entre deux partages ou publications.

Le centre de notification fournira également des informations sur les notifications envoyées lors du partage ou de la publication de l'ordre du jour ou du procès-verbal.

Q : Que se passe-t-il pour les réunions existantes ?

R : Toutes les réunions existantes seront migrées 1:1 vers la nouvelle logique et le nouveau statut. Aucune action n'est nécessaire de la part de l'utilisateur et aucune donnée ne sera perdue.

Q : Qu'est-il advenu du bouton orange de publication ? 

R : Le bouton ne sera plus orange, mais bleu foncé lorsque quelque chose n'a pas encore été publié. Si toutes les mises à jour de l'ordre du jour ou du procès-verbal sont publiées, le bouton de publication aura un fond blanc. 

Q : Serai-je toujours en mesure de contrôler l'état de l'ordre du jour ou du procès-verbal ?

R : Oui. Vous pouvez toujours modifier le statut de l'ordre du jour ou du procès-verbal en suivant le processus correspondant (partager le projet ou le publier).

Q : Qu'est-ce qui ne sera plus possible avec la "Publication simplifiée de l'ordre du jour et du procès-verbal" et qui l'est aujourd'hui ?

R : Nous allons supprimer l'icône des commentaires en bas à droite, qui ouvre la section des commentaires dans un panneau latéral. Les icônes de navigation dédiées à l'ouverture d'un panneau latéral ne fonctionnent pas. La meilleure approche consiste à permettre aux utilisateurs de cliquer sur le contenu résumé/l'icône, puis d'ouvrir le panneau latéral pour obtenir davantage d'informations. 

Q : Comment ouvrir les commentaires ? 

R : Il est possible d'ouvrir le panneau latéral des commentaires à l'aide de l'icône en bas à droite. Il n'y a pas d'icône de commentaires en bas à gauche, mais le panneau latéral peut toujours être ouvert avec l'icône de commentaires sur la ligne du point de l'ordre du jour.