Vereinfachte Publikation von Agenda und Protokoll

Mit diesem neuen Design können Sie die Agenda oder das Protokoll mit nur wenigen Klicks an alle Personen publizieren, die Zugriff auf das Meeting haben! Sie haben auch immer einen Überblick darüber, wer Zugriff auf die Agenda oder das Protokoll hat, können wählen, ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten oder nicht, und werden informiert, wenn es unveröffentlichte Änderungen an der Agenda oder dem Protokoll gibt. Schauen wir uns das Publizieren Schritt für Schritt an.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Publizieren" in der Fusszeile der Registerkarte "Agenda" oder "Protokoll", je nachdem, was Sie publizieren möchten
2. In diesem Popup können Sie sehen, wer die Agenda oder das Protokoll publizieren wird. Alle Personen, die Zugriff auf das Meeting haben, können unabhängig von ihrer Rolle die Agenda oder das Protokoll sehen, aber hier können Sie mehr Informationen darüber erhalten, wer genau diese Personen sind.
3. Sie können auch wählen, ob Sie den Personen, die Sie publizieren, eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten, indem Sie das Kontrollkästchen "Personen per E-Mail benachrichtigen" aktivieren. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie Ihre persönliche Nachricht eingeben, wenn Sie möchten. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält auch eine Erinnerung an die Abstimmung, wenn Sie im Meeting Abstimmungen eingerichtet haben.
4. Nach der Publizierung können Sie in der Zwischenüberschrift der Agenda oder des Protokolls den Freigabestatus ("publiziert") sowie die Personen sehen, denen Sie das Meeting publiziert haben.
5. Wenn Sie auf die Sichtbarkeitsübersicht in der Zwischenüberschrift klicken, öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie alle Personen sehen können, die Zugriff auf die Agenda oder das Protokoll haben.
6. Wenn Sie nach der Publikation Änderungen an der Agenda oder dem Protokoll vornehmen, sehen die Teilnehmer des Meetings immer noch nur die Version, die Sie zuvor publiziert haben, und Sie müssen die Agenda oder das Protokoll erneut publizieren, um die Änderungen zu berücksichtigen. Die Schaltfläche "Publizieren" wird dunkelblau (statt orange), um Sie darauf hinzuweisen, dass an der Agenda oder dem Protokoll noch nicht publizierte Änderungen vorgenommen wurden. Ausserdem wird der Status der Agenda oder des Protokolls auf "Unveröffentlichte Änderungen" geändert. Neben der Schaltfläche "Publizieren" in der Fusszeile können Sie immer sehen, wann das Meeting zuletzt publiziert wurde.

   
   

Wenn Ihre Prozesse etwas komplexer sind und Sie beispielsweise die Agenda oder das Protokoll zunächst nur für einige wenige Personen freigeben müssen, mit oder ohne deren formale Genehmigung, sollten Sie mit "Entwurf freigeben" beginnen. Mit dem Arbeitsablauf "Entwurf freigeben" können Sie genau festlegen, an wen die Agenda oder das Protokoll weitergegeben werden soll, und Sie können auch für jede Person auswählen, ob sie die Agenda und das Protokoll genehmigen muss oder nicht. Alle an der Agenda oder dem Protokoll vorgenommenen Änderungen werden automatisch freigegeben, so dass Sie sich nicht um die freigegebenen Versionen kümmern müssen. Schauen wir uns nun Schritt für Schritt an, wie der Prozess "Entwurf freigeben" aussieht.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurf freigeben in der Fusszeile der Registerkarte Agenda oder Protokoll, je nachdem, was Sie freigeben möchten. 
2. In diesem Popup können Sie auswählen, für wen die Agenda oder das Protokoll freigegeben werden soll. Alle Personen mit einer Bearbeitungsberechtigung haben standardmässig Zugriff auf die Agenda oder das Protokoll, aber Sie können jede Person, die eine Ansichtsberechtigung für das Meeting hat, unabhängig von ihrer Rolle auswählen oder die Auswahl aufheben.
3. Sobald Sie die Personen ausgewählt haben, für die Sie die Agenda oder das Protokoll freigeben möchten, können Sie auswählen, ob Sie deren formelle Genehmigung wünschen oder nicht.
4. Sie können auch wählen, ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an die Personen senden möchten, für die Sie die Agenda oder das Protokoll freigeben, indem Sie das Kontrollkästchen "Personen per E-Mail benachrichtigen" aktivieren. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie auch eine persönliche Nachricht eingeben, wenn Sie möchten. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält auch eine Erinnerung zur Genehmigung, wenn Sie ausgewählt haben, dass die Personen ihre Genehmigung einreichen sollen.
5. Nach der Freigabe können Sie in der Zwischenüberschrift der Agenda oder des Protokolls den Freigabestatus sowie die Personen, für die Sie die Agenda oder das Protokoll freigegeben haben, sehen. Der Freigabestatus lautet entweder "In Genehmigung" oder "Entwurf", je nachdem, ob Sie ausgewählt haben, dass die Agenda/das Protokoll genehmigt werden soll oder nicht.
6. Wenn Sie auf die Übersicht über die Sichtbarkeit in der Zwischenüberschrift klicken, öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie alle Personen sehen können, die Zugriff auf die Agenda oder das Protokoll haben, und ob sie ihre Zustimmung erteilt haben oder nicht. 

Sie können ganz einfach ändern, wer die Agenda oder das Protokoll sehen kann, indem Sie auf die Schaltfläche "Sichtbarkeit bearbeiten" in der Fußzeile klicken. Möglicherweise müssen Sie die Agenda bzw. das Protokoll unveröffentlicht lassen und dann auswählen, für wen Sie die Agenda bzw. das Protokoll freigeben möchten, aber dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie die Agenda bzw. das Protokoll zuvor publiziert haben. In jedem Fall führt Sie das Popup durch die Schritte, die Sie durchführen müssen, um die Personen zu ändern, für die Sie sie freigeben.

In der Fusszeile sehen Sie, wie viel Zeit Sie noch für die einzelnen Punkte der Agenda zur Verfügung haben und wann Ihr Meeting enden wird. Diese Informationen nehmen nun nicht mehr den Platz in der Mitte des Bildschirms ein, so dass Sie mehr Platz für die Gestaltung der Agenda haben und trotzdem die Informationen zur Hand haben, wenn Sie sie brauchen. 

Bisher konnten Sie die Protokoll-PDF-Notiz im Publikationsmodus hinzufügen, jetzt können Sie sie stattdessen beim Generieren der Protokoll-PDFs hinzufügen.

Wenn Sie der PDF-Agenda weitere Informationen hinzufügen möchten, verwenden Sie einfach das Feld "Zweck des Meetings" im Abschnitt Meeting-Details. 

Besserer Überblick darüber, welche Meetings geteilt werden oder nicht

Mit diesem Update werden Sie in der Lage sein, den Freigabestatus Ihrer Agenda und Ihres Protokolls in der Meeting-Liste zu sehen. In der Spalte "Freigabestatus" Ihrer Tabelle können Sie auswählen, ob Sie den Status der Agenda oder des Protokolls in der Kopfzeile sehen möchten. Sie können auch nach dem Freigabestatus filtern, um nur Meetings zu sehen, die sich beispielsweise in der Genehmigungsphase befinden oder unveröffentlichte Änderungen aufweisen.

Was ist mit dem Herunterladen von PDFs passiert?  

Das Herunterladen von PDFs wurde in die obere rechte Ecke des Meetings verschoben. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie die Art der PDF auswählen können, die Sie herunterladen möchten. 

Übersichtlicherer Meeting-Verlauf und Benachrichtigungszentrale  

In der Meeting-Historie wird angezeigt, wann und für wen die Agenda oder das Protokoll freigegeben oder publiziert wurde. Sie können auch sehen, welche Art von Änderungen am Meeting seit der letzten Freigabe oder Publizierung vorgenommen wurden, d.h. welche Elemente zwischen der Freigabe oder Publizierung hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet wurden.

Das Benachrichtigungszentrum gibt auch Auskunft darüber, welche Benachrichtigungen bei der Freigabe oder Publizierung der Agenda oder des Protokolls verschickt wurden. 

F: Was geschieht mit bereits bestehenden Meetings?

A: Alle bestehenden Meetings werden 1:1 in die neue Logik und den neuen Status migriert. Es sind keine Aktionen von Seiten der Nutzer erforderlich und es gehen keine Daten verloren.

F: Was ist mit der orangefarbenen Schaltfläche zum Publizieren passiert? 

A: Die Schaltfläche ist nicht mehr orange, sondern dunkelblau, wenn Sie etwas noch nicht publiziert haben. Wenn alle Aktualisierungen der Agenda oder des Protokolls publiziert sind, ist die Schaltfläche "Publizieren" weiß hinterlegt.

F: Habe ich immer noch die Kontrolle darüber, welchen Status die Agenda oder das Protokoll haben?

A: Ja. Sie können den Status der Agenda oder des Protokolls jederzeit ändern, indem Sie dem entsprechenden Prozess folgen (Entwurf freigeben oder publizieren).

F: Was wird mit der "Vereinfachten Publizierung von Agenden und Protokollen" nicht mehr möglich sein, was heute möglich ist?

A: Wir werden das Kommentarsymbol unten rechts entfernen, das den Kommentarbereich in einem Seitenbereich öffnet. Dedizierte Navigationssymbole zum Öffnen eines Seitenfensters funktionieren nicht. Der bessere Ansatz besteht darin, die Nutzer auf den zusammengefassten Inhalt/das Symbol klicken zu lassen und dann das Seitenfenster mit weiteren Informationen zu öffnen.

F: Wie kann ich Kommentare öffnen?

A: Es besteht die Möglichkeit, das Seitenfenster für Kommentare über das Symbol unten rechts zu öffnen. Unten links gibt es kein Kommentarsymbol, aber das Seitenfenster kann trotzdem mit dem Kommentarsymbol in der Zeile des Tagesordnungspunkts geöffnet werden.