In diesem Artikel erfahren Sie :
- Was Benutzer mit Lesezugriff sind
- Wie man Protokolle mit diesen Benutzern teilen kann
- Welchen Inhalt Benutzer mit Lesezugriff sehen können
- Was eine Protokoll-Lesezugriffslizenz ist
Was ist ein Benutzer mit Lesezugriff?
Diese Funktion hilft Meeting-Organisatoren, die Protokolle auf einfache Weise mit Nutzern zu teilen, die keine Teilnehmer, Gäste oder Mitwirkende sind. Dabei kann es sich um Sherpany-Nutzer (mit regulärer oder Gastlizenz) handeln, die einfach nur über die Ergebnisse der Sitzungen informiert werden müssen.
Benutzer mit Lesezugriff können auf ausgewählte Protokolle zugreifen, ohne auf die gesamte Agenda der Sitzung zugreifen zu müssen. Damit entfällt die Notwendigkeit, Protokolle manuell zu extrahieren und per E-Mail zu versenden. Dies trägt dazu bei, Fehler bei der Versionierung zu vermeiden und gewährleistet, dass die Informationen sicher und zentralisiert bleiben.
Information
Gruppen können nicht als Benutzer mit Lesezugriff ausgewählt werden. Nur einzelne Benutzer.
Wie teilt man Protokolle mit Benutzer mit Lesezugriff?
Im Bearbeitungsmodus, können Sie das Protokoll mit einzelnen Nutzer, in der Protokollschaltfläche in Ihrer Sitzung, auf zwei Arten teilen:
- Um das Protokoll eines einzelnen Agendapunkts freizugeben, klicken Sie auf das Symbol Freigeben neben dem Protokoll und wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus der Liste aus
- Um die Protokolle mehrerer Agendapunkte freizugeben, wählen Sie die entsprechenden Punkte mithilfe der Kontrollkästchen aus, klicken dann im oberen Menü auf Freigeben und wählen die Benutzer aus
Sobald die Freigabe erfolgt ist, erscheint auf der Schaltfläche "Protokoll" ein spezielles Symbol, das anzeigt, dass der Artikel freigegeben ist. Zusätzlich finden Sie in einem eigenen Abschnitt, der Schaltfläche "Details", eine vollständige Liste der Benutzer mit Lesezugriff.
Welchen Inhalt können Benutzer mit Lesezugriff sehen?
Benutzer mit Lesezugriff haben Zugriff auf die folgenden Informationen:
- Protokolltext
- Aufgaben
- Beschlüsse
- Dokumente der Agenda, die als Teil des Protokolls gekennzeichnet sind
Allerdings haben Benutzer mit Lesezugriff kein Zugriff auf:
❌ Agenda-Text
❌ Kommentare
❌ Agenda PDF, PDF Sitzungsunterlagen, Einladung-PDF
❌ Persönliche Notizen
Was ist eine Protokoll-Lesezugriffslizenz?
Mit einer speziellen Lizenz können Sie externe Personen (ohne bestehendes Sherpany-Konto) einladen, nur Protokolle einzusehen. Diese Lizenzen beinhalten weitere Möglichkeiten und Einschränkungen. Wenn Ihr Unternehmen an dieser erweiterten Funktionalität interessiert ist, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Customer Success Manager.