In questo articolo imparerete:
- Che cos'è l'impostazione di pre-lettura
- Come configurare le impostazioni di pre-lettura
- Come i partecipanti utilizzano le impostazioni di pre-lettura
- Come configurare le impostazioni di pre-lettura predefinite
- Chi può utilizzare le impostazioni di pre-lettura
Che cos'è l'impostazione di pre-lettura?
Una buona preparazione è fondamentale per rendere efficaci le riunioni. L'impostazione di pre-lettura consente agli organizzatori di indicare quali materiali della riunione richiedono una lettura preliminare, quali saranno presentati durante la riunione e quali sono facoltativi.
I materiali della riunione includono documenti e link esterni. In questo modo, i partecipanti possono concentrare il tempo dedicato alla preparazione sui contenuti più importanti prima della riunione.
Come configurare le impostazioni di pre-lettura?
Per ogni documento o link esterno aggiunto a un punto dell'ordine del giorno, è possibile scegliere una delle seguenti impostazioni di pre-lettura:
- Pre-lettura richiesta
- Presentato durante la riunione
- Lettura facoltativa
Per configurare un'impostazione di pre-lettura:
- Aprite la riunione in modalità Modifica.
- Selezionate un documento o un link esterno aggiunto a un punto dell'ordine del giorno.
- Utilizzate l'indicatore dell'impostazione di pre-lettura per selezionare il livello di preparazione richiesto.
- Salvate le modifiche.
Suggerimento
Per le riunioni con numerosi materiali all'ordine del giorno, potete selezionare più documenti e link esterni e applicare loro la stessa impostazione di pre-lettura in un'unica operazione.
Come utilizzano i partecipanti le impostazioni di pre-lettura?
I partecipanti possono identificare facilmente quali materiali della riunione richiedono una preparazione. Un'etichetta gialla indica i materiali che richiedono una pre-lettura, mentre un'etichetta grigia indica i materiali che saranno presentati durante la riunione o che sono facoltativi.
I partecipanti possono monitorare i propri progressi nella preparazione utilizzando lo stato Letto/Non letto per documenti e link esterni.
A seconda delle impostazioni personali, i materiali della riunione vengono:
- Contrassegnati automaticamente come Letti quando vengono aperti.
- Contrassegnati manualmente come Letti o Non letti utilizzando l'azione disponibile.
Nota
Il livello di preparazione della riunione tiene conto di tutti i documenti e i link esterni contrassegnati come Pre-lettura richiesta.
I partecipanti sono considerati pienamente preparati solo quando tutti i materiali della riunione contrassegnati come obbligatori sono stati contrassegnati come Letti.
Come configurare le impostazioni di pre-lettura predefinite?
Gli organizzatori possono configurare un'impostazione di pre-lettura predefinita per i nuovi materiali della riunione.
- Accedete a Impostazioni → Impostazioni riunione → Materiale con pre-lettura richiesta
- Selezionate l'impostazione di pre-lettura predefinita per i nuovi materiali della riunione.
L'impostazione selezionata viene applicata a tutti i nuovi materiali della riunione, indipendentemente dalla sala riunioni.
Chi può utilizzare le impostazioni di pre-lettura?
Le impostazioni di pre-lettura sono disponibili per tutti i clienti. Gli organizzatori possono definire le aspettative di preparazione per documenti e link esterni, mentre i partecipanti possono identificare i materiali richiesti e monitorare i propri progressi grazie allo stato Letto/Non letto.