Integrazione di Microsoft Teams

Con l'integrazione delle chiamate audio/video di Microsoft Teams:

1. Gli organizzatori delle riunioni possono creare un collegamento alla Microsoft Teams Call direttamente in Sherpany. 
2. La creazione di una Microsoft Teams Call farà scattare un invito via e-mail a tutti i partecipanti, che potranno aggiungerlo ai loro calendari personali (tra cui Outlook, Google Calendar, ecc.).

Per utilizzare questa funzione, gli organizzatori di riunioni devono collegare il loro account Sherpany con il loro account Microsoft Teams individuale, consentendo all'applicazione Sherpany di creare riunioni Microsoft Teams per loro conto.

• Aprire le impostazioni personali in Sherpany
• Cliccare su "Connetti account" per avviare l'handshake tecnico (consenso) tra Sherpany e Microsoft Teams.
• Verrete reindirizzati a Microsoft: inserite l'indirizzo e-mail del vostro account Microsoft. Non inserire qui i dati di accesso a Sherpany.
• Inserite l'indirizzo della password del vostro account Microsoft. Non inserire qui i dati di accesso a Sherpany.
• Scegliete la vostra preferenza. In caso di dubbio, scegliere "Sì". La scelta non influisce sulla funzionalità di Sherpany.

• Microsoft informa l'utente sulle autorizzazioni richieste dall'applicazione Sherpany. Cliccare su "Accetta".

• Congratulazioni, avete completato il consenso iniziale! Cliccare su "Torna a Sherpany" (o attendete che la finestra si chiuda automaticamente).

• I vostri conti sono ora collegati!

Una volta ottenuto il consenso iniziale, è possibile impostare una chiamata Microsoft Teams direttamente in Sherpany con i seguenti semplici passaggi.

1. Creare una nuova riunione (o aprirne una esistente).
2. Dal menu a tendina "Conference call", selezionare "Microsoft Teams".
3. Cliccare su "Crea" (o "Aggiorna").
   
4. Una volta che il link è disponibile qui, la riunione è stata organizzata con successo!

Una volta impostata una chiamata Microsoft Teams, i partecipanti alle riunioni vedranno la riunione come nelle schermate seguenti.

Microsoft Teams - Partecipazione a una riunione (Calendario personale) : 

Rispondendo all'invito di calendario contenuto nell'e-mail, i partecipanti alla riunione aggiungeranno la riunione ai loro calendari personali.

(Microsoft Outlook in questo esempio).

Microsoft Teams - Partecipazione a una riunione (Calendario Microsoft Teams) : 

I partecipanti alla riunione riceveranno un invito via e-mail dal calendario.

Microsoft Teams - Joining a Meeting (Email)

I partecipanti alla riunione riceveranno un invito via e-mail.

• Riprogrammando le riunioni si riprogrammerà la riunione nei calendari individuali di tutti i partecipanti alla riunione.
• L'eliminazione della riunione eliminerà la riunione nei calendari individuali di tutti i partecipanti alla riunione.
• L'aggiunta o la rimozione di persone da una riunione attiverà inviti/cancellazioni nei calendari individuali dei rispettivi partecipanti alla riunione.
• La rimozione della teleconferenza Microsoft Teams dalla riunione in Sherpany invierà una cancellazione della riunione nei calendari personali dei partecipanti alla riunione. (L'organizzatore della riunione viene informato di questo, prima di salvare la modifica).
• Si noti che l'invito al calendario NON tiene conto delle esclusioni dei punti all'ordine del giorno. Vale a dire che sarà sempre dall'inizio alla fine della riunione, indipendentemente dalle voci dell'ordine del giorno a cui la persona ha accesso. Questo probabilmente cambierà in un secondo momento, al più tardi con l'introduzione della funzione Ospite.

• Effettuare il login e poter visualizzare il profilo Microsoft dell'organizzatore della riunione.
• Visualizzare e aggiungere informazioni sul calendario personale e condiviso di Microsoft.
• Visualizzare e creare riunioni online su Microsoft. 

Queste autorizzazioni sono richieste per far sì che venga creata la conferenza su Microsoft e possano essere inviati gli inviti per il calendario. Abbiamo limitato le autorizzazioni al minimo necessario per potervi fornire questa funzionalità. 

L'autenticazione è basata sulla policy di Microsoft e su OAuth - uno standard industriale comunemente utilizzato dagli utenti di Internet per consentire a siti web o applicazioni di accedere alle loro informazioni su altri siti web, senza però fornire loro le password. Questo meccanismo è utilizzato, per esempio, dalle aziende come Amazon, Google, Facebook, Microsoft e Twitter, per permettere agli utenti di condividere le informazioni relative ai propri account con applicazioni o siti terzi. 

Quali informazioni sono condivise con Microsoft Teams per poter creare l'invito a calendario e inviarlo via email per conto dell'organizzatore della riunione?

Per generare l'invito a calendario e inviarlo per conto dell'organizzatore della riunione, sono condivise con Microsoft Teams le seguenti informazioni (non con Sherpany, ma con l'organizzazione di cui fa parte l'organizzatore della riunione): 

• Indirizzi email dei partecipanti alla riunione 
• Titolo della riunione
• Data e orario di inizio e di fine della riunione 
• Luogo della riunione
• Fuso orario della riunione
• Link diretto alla riunione su Sherpany (quando si apre il link, tutti gli utenti dovranno effettuare il login su Sherpany al fine di poter vedere i dettagli della riunione).

Dove si trovano le informazioni Microsoft Teams condivise con Sherpany? 

I nostri server Microsoft Azure, dove è conservata l'applicazione Sherpany, sono localizzati in Unione Europea - non negli Stati Uniti. Inoltre, anche i nostri dati sono localizzati in Europa (specificatamente in Portogallo), in un centro dati conforme alla clausola modello UE.

Questa integrazione di Sherpany si collega solo a Microsoft Teams, o anche ad altri prodotti di Microsoft Office? 

Questa integrazione di Sherpany è pensata unicamente per Microsoft Teams. Vi preghiamo di tenere conto che, mentre Microsoft Teams è integrato ad altri prodotti Microsoft, la responsabilità di Sherpany è limitata solo all'integrazione diretta con Microsoft Teams. Tutte le altre integrazioni tra Microsoft Teams e altri prodotti Microsoft sono gestite indipendentemente da Microsoft e non fanno parte del nostro servizio offerto. 

Archiviazione dati: Sherpany archivia dati da Microsoft Office? 

No, nessun dato di Microsoft Office è archiviato in questa integrazione.

Qual'è la lista dei dati che Sherpany archivia nei server dell'applicazione, e non in Microsoft Teams? 

Sherpany archivia in maniera sicura i dati essenziali nei server della sua applicazione, separata da Microsoft Teams. Ciò include tokens di autenticazione per accesso sicuro, ID evento per la gestione di eventi, indirizzi email degli per comunicazioni personalizzate e link di chiamata per un facile accesso alle riunioni. 

Quali autorizzazioni API vanno concesse a Sherpany per l'integrazione?

Affinché un'applicazione possa accedere ai dati Microsoft Graph, l'utente o l'amministratore deve concedere le autorizzazioni. Le autorizzazioni API richieste per il funzionamento dell'integrazione includono: calendars.readwrite, email, openid, onlinemeetings.readwrite, profile, and user.read.

Quali sono i protocolli e i tipi di dati utilizzati per questa integrazione? 

L'integrazione utilizza il protocollo HTTPS e si affida al GRAPH API ufficiale di Microsoft. Per quanto riguarda la tipologia dei dati, gestiamo Utenti (R), Calendari (RW), ed Eventi (online) (RW).

Qual'è il metodo di autenticazione utilizzato per questa integrazione?

Utilizziamo la piattaforma di identità Microsoft con servizi di autenticazione conformi agli standard OAuth 2.0 e OpenID Connect.

Quali informazioni vengono condivise con il tenant Microsoft Teams di Sherpany? 

Sherpany utilizza un'applicazione di integrazione con Azure, ospitata sul proprio tenant di Microsoft, per stabilire una relazione di fiducia con la piattaforma di identità Microsoft. Le informazioni condivise con l'app di Azure si limitano ai dati pubblici dell'entità Sherpany, come l'indirizzo di fatturazione, i dettagli di contatto e gli URI dell'app. Nessun dato del cliente viene memorizzato in questo ambiente, che funge da ponte o gateaway sicuro tra l'app Sherpany e Microsoft. Salviamo gli URI del dominio SSO del cliente per garantire la fiducia tra Teams e la piattaforma Sherpany.

D: Quando i partecipanti ricevono l'e-mail contenente il collegamento a Microsoft Teams?

I partecipanti ricevono l'e-mail contenente il link a Microsoft Teams subito dopo aver salvato i dettagli della riunione, indipendentemente dall'ordine del giorno o dalla sua pubblicazione; questo passaggio è essenziale affinché la riunione venga visualizzata nella Vista partecipanti.

D: Il collegamento a Microsoft Teams può essere aggiunto dopo la creazione della riunione? Se sì, quando vengono inviati gli inviti di calendario?

Sì, è possibile aggiungere il collegamento a Microsoft Teams dopo la creazione della riunione. Gli inviti di calendario saranno inviati quando l'organizzatore della riunione farà clic sul pulsante "Aggiorna" nella scheda Dettagli.

D: Il consenso può essere revocato?

Sì, il consenso può essere revocato nelle impostazioni personali dell'Organizzatore di riunioni.

Accedere al menu "avatar" in alto a destra nell'intestazione di Sherpany, selezionare "Impostazioni", scegliere la scheda "Integrazioni" e utilizzare il pulsante "Rimuovi" per l'applicazione Microsoft Teams.

D: Come può un altro organizzatore di riunioni aggiornare una riunione esistente?

Se un altro organizzatore di riunioni vuole aggiornare una riunione esistente, può farlo:

• Fornire il consenso iniziale per il proprio account individuale e quindi aggiornare la riunione. Tuttavia, l'organizzatore della riunione in Microsoft Teams sarà ancora il creatore originale della teleconferenza della riunione in questione.
• In alternativa, è possibile rimuovere i dettagli della teleconferenza di Microsoft Teams e quindi aggiornare la riunione (senza fornire alcun consenso).
  • Se la teleconferenza viene impostata nuovamente su Microsoft Teams in un secondo momento (per la stessa riunione) da un qualsiasi utente, lo stesso collegamento alla teleconferenza sarà nuovamente valido e l'host sarà nuovamente il creatore originale.

D: Quali impostazioni per il consenso sono possibili nell'ambiente Microsoft Teams del cliente?

I clienti hanno diverse opzioni per definire nei loro ambienti Microsoft se/come gli organizzatori di riunioni possono avviare il consenso tra Sherpany e i loro account Microsoft Teams:

1. Tutti gli utenti possono acconsentire a qualsiasi app [Sherpany] per accedere ai dati dell'organizzazione [cliente] [su Microsoft].
2. Tutti gli utenti possono acconsentire alle autorizzazioni classificate come "a basso impatto", ossia per le app di editori verificati [inclusa Sherpany]. ← Questa è l'impostazione consigliata da Microsoft.
3. Non consentire il consenso dell'utente

a. Gli utenti POSSONO richiedere il consenso dell'amministratore per le applicazioni a cui non possono dare il consenso.

b. Gli utenti NON possono richiedere il consenso dell'amministratore per le app a cui non possono dare il consenso.

Per verificare la configurazione, l'amministratore IT del cliente può:

1. Accedere al portale Azure come amministratore globale.
2. Selezionate Azure Active Directory > Applicazioni aziendali > Consenso e autorizzazioni > Impostazioni consenso utente.

Configurare il consenso degli utenti alle applicazioni - Microsoft Entra

Configurazione del flusso di lavoro del consenso dell'amministratore - Microsoft Entra

D: Se il consenso può essere inviato all'amministratore IT, dove può approvare la richiesta?

Nel caso in cui l'impostazione del consenso sia come indicato al punto 3.a. ("Gli utenti possono richiedere il consenso dell'amministratore per le applicazioni a cui non possono dare il consenso"), l'amministratore IT del cliente dovrebbe trovare le richieste di consenso degli organizzatori di riunioni nel suo Portale Microsoft Azure.

Consultare questo articolo su Microsoft Learn: Esaminare e agire sulle richieste di consenso degli amministratori - Microsoft Entra

D: Dove l'amministratore IT a livello globale per l'intera organizzazione del cliente può approvare il consenso tra Sherpany e Microsoft Teams?

Fare riferimento a questo articolo su Microsoft Learn: Concessione del consenso di amministrazione a livello di inquilino per un'applicazione - Microsoft Entra 

D: Qual è il tempo medio necessario per configurare l'integrazione di Microsoft Teams (senza coinvolgere l'assistenza IT)?

Dipende dalla configurazione dell'ambiente Microsoft del cliente. Vedere la domanda precedente.

• Se tutti gli utenti possono dare il consenso per qualsiasi app, la fornitura del consenso richiede circa 30 secondi.
• Se gli utenti non possono (o non possono senza l'approvazione dell'amministratore IT) fornire il consenso, dipende dal tempo di reazione dell'amministratore IT del cliente per approvare il consenso.

D: Chi è l'"ospite" di una riunione?

L'organizzatore della riunione (e il mittente delle e-mail automatiche di invito al calendario) sarà la persona che ha inizialmente impostato la teleconferenza Microsoft Teams della riunione in questione.

Se un altro organizzatore di riunioni desidera aggiornare una riunione esistente, gli viene richiesto con un messaggio di avviso di fornire il consenso iniziale per il proprio account individuale. Tuttavia, può anche aggiornare la riunione senza fornire il proprio consenso. In questo caso, l'organizzatore della riunione in Microsoft Teams sarà ancora il creatore originale della teleconferenza della riunione in questione.

D: In quale momento i partecipanti ricevono l'e-mail con il collegamento a Microsoft Teams? Non appena creo la riunione? O quando pubblico l'ordine del giorno?

I partecipanti ricevono l'e-mail con il collegamento a Microsoft Teams subito dopo aver salvato i dettagli della riunione, indipendentemente dall'ordine del giorno o dalla sua pubblicazione; questo passaggio è essenziale affinché la riunione appaia nella "Vista partecipanti".

D: Il collegamento a Microsoft Teams può essere aggiunto dopo la creazione della riunione? Se sì, quando vengono inviati gli inviti di calendario?

Sì, è possibile aggiungere il collegamento a Microsoft Teams dopo la creazione della riunione. Gli inviti di calendario saranno inviati quando l'organizzatore della riunione farà clic sul pulsante "Aggiorna" nella "Scheda Dettagli".

D: Quali permessi ottiene l'applicazione Sherpany come parte del consenso tecnico?

Come parte del consenso tecnico, l'applicazione Sherpany otterrà dall'utente i permessi per:

• Accedere e leggere il profilo Microsoft dell'organizzatore di riunioni.
• Leggere e scrivere sul calendario personale e condiviso da parte di Microsoft.
• Leggere e creare riunioni online da parte di Microsoft.

Queste autorizzazioni sono necessarie per creare la chiamata a Microsoft Teams e inviare gli inviti al calendario. Abbiamo limitato le autorizzazioni al minimo possibile per fornire la funzionalità.

D: Cosa non cambierà?

L'integrazione delle chiamate di Microsoft Teams è completamente indipendente da Sherpany Meet. Entrambe le funzioni possono essere abilitate contemporaneamente in una sala. In questo caso, l'organizzatore della riunione può decidere per ogni incontro se la chiamata si svolge in Sherpany Meet o in Microsoft Teams.

L'integrazione delle chiamate di Microsoft Teams (e i relativi inviti al calendario) sono completamente indipendenti dal feed iCalendar. Nel caso in cui un partecipante alla riunione utilizzi il Feed iCalendar e sia invitato a una chiamata Microsoft Teams, la riunione apparirà 2 volte nel suo calendario personale.

D: Utilizzo Microsoft Exchange on-premise e non nel cloud. L'integrazione funzionerà ancora?

No. Microsoft ha disattivato il supporto per la soluzione on premise per motivi strategici. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

D: Solo un organizzatore di riunioni deve collegare il suo account Microsoft Team all'account di Sherpany o ogni utente di Sherpany deve farlo?

Solo l'organizzatore della riunione deve collegare il proprio account Microsoft Team all'account Sherpany. I partecipanti alla riunione possono unirsi alla chiamata senza un account Microsoft Teams, semplicemente inserendo il proprio nome come Ospite.

D: Ogni organizzatore deve fornire il consenso iniziale?

• Gli organizzatori di riunioni che desiderano creare una nuova riunione e utilizzare l'integrazione con Microsoft Teams devono fornire il consenso iniziale. Una volta creata la riunione, qualsiasi organizzatore di riunioni con l'autorizzazione alla riunione può modificare tutti i dettagli della riunione esistente. Gli aggiornamenti della riunione vengono inviati a nome (e con l'account Microsoft) del creatore iniziale della riunione. Si tratta dell'"host" della riunione.
• Gli amministratori IT dell'ambiente Microsoft ("tenant") dell'organizzazione possono fornire il consenso per tutta l'organizzazione, selezionando la casella corrispondente. Tuttavia, si noti che ciò implica il coinvolgimento del reparto IT.
• Il consenso iniziale deve essere fornito una sola volta per organizzatore di riunioni ed è valido per tutte le sale della rispettiva organizzazione. Tuttavia, la possibilità di impostare o meno le chiamate Microsoft Teams può essere attivata/disattivata per ogni sala.

D: Tutti gli utenti possono utilizzare la modalità Presenter o solo gli utenti con permessi amministrativi?

La modalità Presentatore di Sherpany è completamente indipendente dalla funzionalità "Condividi schermo" di Microsoft Teams.

• Tutti i partecipanti alla riunione Sherpany possono utilizzare la modalità Presentatore e controllare ciò che gli altri partecipanti, che hanno Sherpany aperto nello stesso momento, possono vedere sul loro schermo Sherpany. Questo non ha nulla a che fare con l'integrazione di Microsoft Teams.
• L'integrazione con Microsoft Teams consente ai partecipanti di partecipare alla chiamata audio/video in Microsoft Teams. Chi può condividere lo schermo all'interno della chiamata Microsoft Teams dipende dalla configurazione della chiamata. Di solito, tutti i partecipanti possono condividere il proprio schermo.

D: Gli inviti al calendario vengono inviati automaticamente quando il collegamento a Microsoft Teams viene aggiunto dopo la creazione della riunione?

Sì. Gli inviti al calendario vengono inviati automaticamente a tutti i partecipanti via e-mail con il link diretto alla riunione Sherpany, che possono inserire in uno dei loro calendari preferiti (ad es. Outlook, Google calendar, ecc.).

Non appena i dettagli della riunione vengono salvati (la riunione viene creata), gli inviti al calendario vengono inviati. Indipendentemente dall'agenda e dalla pubblicazione. Questo è anche il modo/il momento in cui la riunione (come un quadrato/una piastrella) apparirà nella "Vista partecipanti".

D: È possibile aggiungere il collegamento a Microsoft Teams dopo la creazione della riunione e, in caso affermativo, quali sono gli eventuali svantaggi?

Sì. Invierà anche inviti al calendario, una volta che l'organizzatore della riunione avrà fatto clic sul pulsante "Aggiorna" nella "Scheda dettagli".

D: Poiché la ''funzione ospite'' non è ancora stata rilasciata, è possibile inviare manualmente un invito a una riunione (dal calendario scelto) e inviare l'invito a uno o più partecipanti esterni?

Gli inviti del calendario possono essere inoltrati ad altre persone, ma se gli aggiornamenti dell'invito originale non saranno inoltrati automaticamente dipende dall'applicazione di calendario utilizzata. Potrebbe funzionare, ma Sherpany non è in grado di fornire supporto in merito.

D: Se modifico i dettagli del mio meeting, come il titolo e la data, i partecipanti riceveranno un invito aggiornato che riflette queste modifiche?

Sì, ad esempio

• La riprogrammazione di una riunione invierà un aggiornamento ai partecipanti via e-mail, aggiornando la riunione esistente. (Non creerà una seconda riunione nei calendari dei partecipanti).
• L'aggiunta o la rimozione di un partecipante da una riunione esistente invierà un invito o una cancellazione solo al rispettivo partecipante.

D: Possono partecipare persone esterne? Quali sono le eccezioni, le restrizioni e così via? Le persone esterne possono essere invitate automaticamente da Sherpany? Se sì, quale licenza Sherpany è necessaria (se esiste)?

A seconda della configurazione della chiamata Microsoft Team, le persone esterne possono partecipare alla chiamata come ospiti se dispongono del link, anche senza account Microsoft o Sherpany.

Tuttavia:

• Per accedere a Sherpany, è necessario un account utente Sherpany.
• Per creare riunioni di Microsoft Teams (tramite l'integrazione di Sherpany o meno), è necessaria la relativa licenza di Microsoft.

D: È possibile condividere l'agenda con i team che utilizzano Sherpany, considerando che gli utenti dovrebbero avere due dispositivi o due schede aperte: una per Microsoft Teams e un'altra per Sherpany?

Microsoft Teams viene eseguito in un'applicazione dedicata o in un browser web. Sherpany funziona in un browser web. L'agenda può essere condivisa utilizzando la funzionalità di condivisione dello schermo di Microsoft Teams, condividendo la finestra del browser in cui è aperto Sherpany.

D: I partecipanti possono vedere le annotazioni dei documenti durante la presentazione, cioè quando si utilizza la modalità Presentatore?

Sì. Questo è il vantaggio della modalità Presenter di Sherpany rispetto alla condivisione dello schermo tramite Microsoft Teams. Utilizzando la modalità Presentatore di Sherpany:

• Solo il presentatore può vedere le proprie annotazioni personali e
• Solo i follower possono vedere le loro annotazioni personali.

  
  

D: Posso inviare un documento PDF o un testo insieme all'invito via e-mail?

No, al momento non è possibile per motivi di sicurezza. L'invito al calendario condivide solo informazioni minime per mantenere tutti i contenuti delle riunioni nell'ambiente sicuro di Sherpany.

D: Chi può accedere all'integrazione di Microsoft Teams?

L'integrazione con Microsoft Teams è inclusa nel pacchetto ''Extension for Digital Champions'', disponibile con i nostri piani ''Enterprise'' e ''Premium''. Per attivare questa funzione, contattate il vostro Key Account Manager.