L'intégration de Microsoft Teams

1. Nous permettons aux organisateurs de réunions de créer un lien d'appel Microsoft Teams directement dans Sherpany. 
2. La création de l'appel Microsoft Teams déclenchera une invitation par courriel à tous les participants, qui pourront l'ajouter à leur calendrier personnel (Outlook, Google Calendar, etc.).

Pour utiliser cette fonctionnalité, les organisateurs de réunions doivent connecter leur compte Sherpany à leur compte Microsoft Teams individuel, ce qui permet à l'application Sherpany de créer des réunions Microsoft Teams en leur nom.

• Ouvrez vos paramètres personnels dans Sherpany
• Dans la section "Intégrations", cliquez sur " Connecter le compte " pour initier la poignée de main technique (consentement) entre Sherpany et Microsoft Teams.
• Vous serez redirigé vers Microsoft : entrez l'adresse électronique de votre compte Microsoft. N'entrez pas vos données d'accès à Sherpany ici.
• Entrez l'adresse du mot de passe de votre compte Microsoft. N'entrez pas vos données d'accès à Sherpany ici.
• Choisissez votre préférence. En cas de doute, choisissez "Oui". Votre choix n'a pas d'influence sur la fonctionnalité de Sherpany.

• Microsoft vous informe des autorisations demandées par l'application Sherpany. Veuillez cliquer sur "Accepter".

• Félicitations, vous avez terminé le consentement initial ! Veuillez cliquer sur "Retourner à Sherpany" (ou attendre que la fenêtre se ferme automatiquement).

• Votre compte est maintenant connecté !

Une fois le consentement initial obtenu, vous pouvez organiser un appel Microsoft Teams directement dans Sherpany en suivant les étapes suivantes.

1. Créez une nouvelle réunion (ou ouvrez une réunion existante).
2. Dans la liste déroulante "Conférence téléphonique", sélectionnez "Microsoft Teams".
3. Cliquez sur "Créer" (ou "Mettre à jour").
4. Une fois que le lien est disponible ici, la réunion a été organisée avec succès !

Une fois que l'appel Microsoft Team a été configuré, les participants de la réunion vont pouvoir se connecter comme suivant: 

• Rejoindre une réunion dans Sherpany : les participants à la réunion peuvent rejoindre l'appel Microsoft Teams directement depuis Sherpany, ils peuvent y trouver le lien directement. 
• Participer à une réunion à partir d'un calendrier personnel : en répondant à l'invitation par courriel, les participants à la réunion ajouteront la réunion à leur calendrier personnel. 
• Participer à une réunion à partir du calendrier Microsoft Teams : la réunion apparaîtra également dans le calendrier Microsoft Teams.
• Microsoft Teams - Participer à une réunion par courriel : les participants à la réunion recevront une invitation par courriel.

• La reprogrammation de la réunion entraîne la reprogrammation de la réunion dans les calendriers individuels de tous les participants à la réunion.
• La suppression de la réunion entraîne la suppression de la réunion dans les calendriers individuels de tous les participants à la réunion.
• L'ajout ou la suppression de participants à une réunion déclenche des invitations/suppressions dans les calendriers individuels des participants à la réunion concernés.
• La suppression de la conférence téléphonique Microsoft Teams de la réunion dans Sherpany enverra une annulation de réunion dans les agendas personnels des participants à la réunion. (L'organisateur de la réunion en est informé avant d'enregistrer la modification).
• Veuillez noter que l'invitation au calendrier ne prend PAS en compte les exclusions de points de l'ordre du jour. En d'autres termes, l'invitation se fera toujours du début à la fin de la réunion, quels que soient les points de l'ordre du jour auxquels la personne a accès. Cela changera probablement ultérieurement - au plus tard avec l'introduction de la fonction Invité.

• Se connecter et lire le profil Microsoft de l'organisateur de la réunion,
• Lire et écrire dans le calendrier personnel et partagé du côté de Microsoft, 
• Lire et créer réunions en ligne du côté Microsoft. 

Ces autorisations sont nécessaires pour créer l'appel Microsoft Teams et envoyer les invitations au calendrier. Nous avons limité les autorisations au minimum possible afin de fournir la fonctionnalité.

L'authentification est basée sur les politiques de Microsoft et sur OAuth - une norme industrielle couramment utilisée pour permettre aux internautes d'autoriser des sites web ou des applications à accéder à leurs informations sur d'autres sites web, mais sans leur donner les mots de passe. Ce mécanisme est utilisé, par exemple, par des entreprises telles qu'Amazon, Google, Facebook, Microsoft et Twitter pour permettre aux utilisateurs de partager des informations sur leurs comptes avec des applications ou des sites web tiers.

Quelles informations sont partagées avec l'instance Microsoft Teams du client afin de créer l'invitation de calendrier et de l'envoyer par courrier électronique au nom de l'organisateur de la réunion ?

Pour générer l'invitation au calendrier et l'envoyer au nom de l'organisateur de la réunion, les informations suivantes sont partagées avec l'instance Microsoft Teams du client (au sein de l'organisation de l'organisateur de la réunion, et pas avec Sherpany) :

• Adresses électroniques de tous les participants à la réunion.
• Titre de la réunion
• Date et horaire du début et de la fin de la réunion.
• Lieu de la réunion.
• Fuseau horaire de la réunion.
• Lien direct vers la réunion dans Sherpany (lors de l'ouverture du lien, tous les utilisateurs doivent encore se connecter à Sherpany pour voir les détails de la réunion).

Où les informations de Microsoft Teams sont-elles partagées avec Sherpany ?

Nos serveurs Microsoft Azure, sur lesquels l'application Sherpany est hébergée, sont situés dans l'Union européenne - pas aux États-Unis. En plus, nos données sont stockées dans des centres de données conformes à la clause modèle de l'UE, en particulier au Portugal.

Ce module d'intégration Sherpany se connecte-t-il uniquement à Microsoft Teams, ou s'étend-il à d'autres produits Microsoft Office ?

L'intégration de Sherpany se concentre uniquement sur Microsoft Teams. N'oubliez pas que si Microsoft Teams s'intègre à d'autres produits Microsoft, notre responsabilité se limite à notre intégration directe avec Microsoft Teams. Toute intégration supplémentaire entre Microsoft Teams et d'autres produits Microsoft est gérée indépendamment par Microsoft et ne fait pas partie de notre offre de services.

Stockage de données : Sherpany stocke-t-il des données provenant de Microsoft Office ?

Non, les données de Microsoft Office sont stockées dans cette intégration.

Quelle est la liste complète des données que Sherpany stocke sur ses serveurs d'application, et non sur le locataire de Microsoft Teams ?

Sherpany stocke en toute sécurité les données essentielles sur ses serveurs d'application, séparément du locataire de Microsoft Teams. Il s'agit notamment des jetons d'authentification pour un accès sécurisé, des identifiants d'événements pour la gestion des événements, des adresses électroniques des utilisateurs pour une communication personnalisée et des liens d'appel pour faciliter l'accès aux réunions.

Quelles autorisations API devons-nous accorder à Sherpany pour l'intégration ?

Pour qu'une application puisse accéder aux données de Microsoft Graph, l'utilisateur ou l'administrateur doit lui accorder les autorisations nécessaires. Les autorisations API requises pour cette intégration sont les suivantes : calendars.readwrite, email, openid, onlinemeetings.readwrite, profile et user.read.

Quels sont les protocoles et les types de données utilisés pour cette intégration ?

L'intégration utilise le protocole HTTPS et s'appuie sur l'API officielle de Microsoft GRAPH. En termes de types de données, nous gérons les utilisateurs (R), les calendriers (RW) et les événements (en ligne) (RW).

Quelle est la méthode d'authentification utilisée pour cette intégration ?

Nous utilisons la plateforme d'identité de Microsoft avec les services d'authentification conformes aux normes OAuth 2.0 et OpenID Connect.

Quelles informations sont partagées entre Microsoft Teams et Sherpany ?

Sherpany utilise une application d'intégration Azure, hébergée sur son propre site Microsoft, pour établir une relation de confiance avec la plateforme d'identité Microsoft. L'information partagée avec l'application Azure se limite aux données publiques de l'entité Sherpany, telles que l'adresse de facturation, les coordonnées et les URI de l'application. Aucune donnée du client n'est stockée dans cet environnement ; il fonctionne comme un pont ou une passerelle sécurisée entre l'application Sherpany et Microsoft. Nous sauvegardons les URI du domaine SSO du client pour assurer la confiance entre Teams et la plateforme Sherpany.

Q : Quand les participants reçoivent-ils le courriel contenant le lien Microsoft Teams ?

Les participants reçoivent l'e-mail contenant le lien Microsoft Teams immédiatement après avoir enregistré les détails de la réunion, indépendamment de l'ordre du jour ou de sa publication, et cette étape est essentielle pour que la réunion apparaisse dans la vue des participants.

Q : Le lien Microsoft Teams peut-il être ajouté après la création de la réunion ? Si c'est le cas, à quel moment les invitations du calendrier sont-elles envoyées ?

Oui, il est possible d'ajouter le lien Microsoft Teams après avoir créé la réunion. Les invitations au calendrier seront envoyées une fois que l'organisateur de la réunion aura cliqué sur le bouton "Mettre à jour" dans l'onglet Détails.

Q : Le consentement peut-il être révoqué ?

Oui, le consentement peut être révoqué dans les paramètres personnels de l'organisateur de la réunion.

Allez dans le menu "avatar" en haut à droite de l'en-tête dans Sherpany, sélectionnez "Paramètres", choisissez l'onglet "Intégrations" et utilisez le bouton "Supprimer" pour l'application Microsoft Teams.

Q : Comment un autre organisateur de réunion peut-il mettre à jour une réunion existante ?

Si un autre organisateur de réunion souhaite mettre à jour une réunion existante, il peut soit :

• Fournissez le consentement initial pour leur compte individuel, puis mettez à jour la réunion. Toutefois, l'organisateur de la réunion dans Microsoft Teams restera le créateur initial de la conférence téléphonique de la réunion concernée.
• Il peut également supprimer les détails de la conférence téléphonique Microsoft Teams, puis mettre à jour la réunion (sans donner de consentement).
  • Si la conférence téléphonique est redéfinie ultérieurement sur Microsoft Teams (pour la même réunion) par un utilisateur, le même lien de conférence téléphonique sera à nouveau valide et l'hôte sera à nouveau le créateur d'origine.

Q : Quels paramètres pour le consentement sont possibles dans l'environnement Microsoft Teams du client ?

Les clients ont plusieurs options pour définir dans leurs environnements Microsoft, si/comment les organisateurs de réunion peuvent initier le consentement entre Sherpany et leurs comptes Microsoft Teams :

1. Tous les utilisateurs peuvent consentir à ce qu'une application [Sherpany] accède aux données de l'organisation [du client] [sur Microsoft].
2. Tous les utilisateurs peuvent consentir à des autorisations classées comme "à faible impact", c'est-à-dire pour des applications d'éditeurs vérifiés [y compris Sherpany]. ← Il s'agit du paramètre recommandé par Microsoft.
3. Ne pas autoriser le consentement de l'utilisateur

a. Les utilisateurs PEUVENT demander le consentement de l'administrateur pour les applications auxquelles ils ne peuvent pas consentir.

b. Les utilisateurs ne peuvent PAS demander le consentement de l'administrateur pour des applications auxquelles ils ne peuvent pas consentir.

Pour vérifier la configuration, l'administrateur informatique du client peut :

1. S'inscrire sur le Portail Azure et Global Administrator.
2. Sélectionnez Azure Active Directory > Applications d'entreprise > Consentement et autorisations > Paramètres de consentement de l'utilisateur.

Pour plus d'informations, veuillez consulter ces deux articles sur Microsoft Learn :

Configurer le consentement des utilisateurs aux applications - Microsoft Entra

Configurer le flux de travail du consentement de l'administrateur - Microsoft Entra

Q : Si le consentement peut être soumis à l'administrateur informatique, où ce dernier peut-il approuver la demande ?

Si la configuration du consentement est conforme au point 3.a. ci-dessus ("Les utilisateurs peuvent demander le consentement de l'administrateur pour des applications auxquelles ils ne peuvent pas consentir"), l'administrateur informatique du client doit trouver les demandes de consentement des organisateurs de la réunion dans son portail Microsoft Azure.

Veuillez consulter cet article sur Microsoft Learn : Examiner les demandes de consentement des administrateurs et prendre les mesures qui s'imposent - Microsoft Entra

Q : Où l'administrateur TI de l'ensemble de l'organisation du client peut-il approuver le consentement entre Sherpany et Microsoft Teams ?

Veuillez consulter cet article sur Microsoft Learn : Accorder un consentement administratif à une application pour l'ensemble des locataires - Microsoft Entra

Q : Quel est le temps moyen nécessaire pour mettre en place l'intégration de Microsoft Teams (sans avoir recours à une assistance informatique) ?

Cela dépend de la configuration de l'environnement Microsoft du client. Voir la question ci-dessus.

• Si tous les utilisateurs peuvent donner leur consentement pour n'importe quelle application, l'obtention du consentement prend environ 30 secondes.
• Si les utilisateurs ne peuvent pas (ou pas sans l'approbation de l'administrateur informatique) donner leur consentement, le temps de réaction de l'administrateur informatique pour approuver le consentement dépend du client.

Q : Qui est l'"hôte" d'une réunion ?

L'organisateur de la réunion (et l'expéditeur des courriels d'invitation automatisés du calendrier) est la personne qui a initialement mis en place la conférence téléphonique Microsoft Teams de cette réunion.

Si un autre organisateur de réunion souhaite mettre à jour une réunion existante, un message d'avertissement l'invite à fournir son consentement initial pour son compte individuel. Cependant, il peut également mettre à jour la réunion sans fournir son propre consentement. Dans ce cas, l'organisateur de la réunion dans Microsoft Teams restera le créateur initial de la conférence téléphonique de la réunion concernée.

Q : À quel moment les participants reçoivent-ils l'e-mail contenant le lien Microsoft Teams ? Dès que je crée la réunion ? Ou lorsque je publie l'ordre du jour ?

Les participants reçoivent l'e-mail contenant le lien Microsoft Teams immédiatement après avoir enregistré les détails de la réunion, indépendamment de l'ordre du jour ou de sa publication, et cette étape est essentielle pour que la réunion apparaisse dans la "Vue des participants".

Q : Le lien Microsoft Teams peut-il être ajouté après la création de la réunion ? Si oui, à quel moment les invitations du calendrier sont-elles envoyées ?

Oui, il est possible d'ajouter le lien Microsoft Teams après avoir créé la réunion. Les invitations au calendrier seront envoyées une fois que l'organisateur de la réunion aura cliqué sur le bouton "Mettre à jour" dans l'onglet "Détails".

Q : Quelles permissions l'application Sherpany obtient-elle dans le cadre du consentement technique ?

Dans le cadre du consentement technique, l'application Sherpany obtiendra les permissions suivantes de la part de l'utilisateur :

• S'identifier et lire le profil Microsoft de l'organisateur de la réunion.
• Lire et écrire dans le calendrier personnel et partagé du côté de Microsoft.
• Lire et créer des réunions en ligne du côté de Microsoft.

Ces autorisations sont nécessaires pour créer l'appel Microsoft Teams et envoyer les invitations au calendrier. Nous avons limité les autorisations au minimum possible afin de fournir la fonctionnalité.

Q : Quelles informations sont partagées avec l'instance Microsoft Teams du client afin de créer l'invitation de calendrier et de l'envoyer par courrier électronique au nom de l'organisateur de la réunion ?

Afin de générer l'invitation au calendrier et de l'envoyer au nom de l'organisateur de la réunion, les informations suivantes sont partagées avec l'instance Microsoft Teams du client (au sein de l'organisation de l'organisateur de la réunion, et non avec Sherpany) :

• Adresses électroniques de tous les participants à la réunion.
• Titre de la réunion.
• Date de début et de fin de la réunion.
• Lieu de la réunion.
• Fuseau horaire de la réunion.
• Lien direct vers la réunion dans Sherpany (lors de l'ouverture du lien, tous les utilisateurs doivent encore se connecter à Sherpany pour voir les détails de la réunion).

Q : Qu'est-ce qui ne changera pas ?

L'intégration de l'appel Microsoft Teams (et ses invitations de calendrier) est complètement indépendante du flux iCalendar. Si un participant à une réunion utilise le fil iCalendar et est invité à un appel Microsoft Teams, la réunion apparaîtra 2x dans son calendrier personnel.

Q : J'utilise Microsoft Exchange sur site et non dans le nuage. L'intégration fonctionnera-t-elle toujours ?

Non. Microsoft a désactivé le support pour la solution sur site, pour des raisons stratégiques. Pour plus d'informations, voir ici.

Q : Est-ce que seul un organisateur de réunion doit relier son compte Microsoft Team au compte Sherpany ou est-ce que tous les utilisateurs de Sherpany doivent le faire ?

Seul l'organisateur de la réunion doit relier son compte Microsoft Team au compte Sherpany. Les participants à la réunion peuvent se joindre à l'appel sans avoir de compte Microsoft Teams en entrant simplement leur nom en tant qu'invité.

Q : Est-ce que chaque organisateur doit fournir le consentement initial ?

• Les organisateurs de réunion qui souhaitent créer une nouvelle réunion et utiliser l'intégration de Microsoft Teams doivent fournir le consentement initial. Une fois la réunion créée, tout organisateur de réunion disposant d'une autorisation peut modifier tous les détails de la réunion existante. Les mises à jour de la réunion sont envoyées au nom (et sur le compte Microsoft) du créateur initial de la réunion. Il s'agit de l'"hôte" de la réunion.
• Les administrateurs informatiques de l'environnement Microsoft ("locataire") de l'organisation peuvent donner leur accord pour l'ensemble de l'organisation en cochant la case correspondante. Toutefois, il convient de noter que cela impliquerait la participation du service informatique.
• Le consentement initial ne doit être fourni qu'une seule fois par organisateur de réunions et est valable pour toutes les salles de l'organisation concernée. Cependant, il est possible d'activer ou de désactiver les appels Microsoft Teams pour chaque salle.

Q : Est-ce que tous les utilisateurs peuvent utiliser le mode Présentateur ou seulement les utilisateurs ayant des permissions administratives ?

Le mode Présentateur de Sherpany est complètement indépendant de la fonctionnalité "Partager l'écran" de Microsoft Teams.

• Tous les participants à la réunion Sherpany peuvent utiliser le mode présentateur et contrôler ce que les autres participants, qui ont Sherpany ouvert en même temps, peuvent voir sur leur écran Sherpany. Cela n'a rien à voir avec l'intégration de Microsoft Teams.
• L'intégration de Microsoft Teams permet aux participants de se joindre à l'appel audio/vidéo dans Microsoft Teams. Les participants autorisés à partager leur écran au sein de l'appel Microsoft Teams dépendent de la configuration de l'appel. En général, tous les participants peuvent partager leur écran.

Q : Les invitations au calendrier sont-elles envoyées automatiquement lorsque le lien Microsoft Teams est ajouté après la création de la réunion ?

Oui. Les invitations au calendrier sont automatiquement envoyées à tous les participants par courriel avec le lien direct vers la réunion Sherpany, qu'ils peuvent entrer dans l'un de leurs calendriers préférés (par exemple Outlook, Google calendar, etc.).

Dès que les détails de la réunion sont sauvegardés (la réunion est créée), les invitations sont envoyées. Indépendamment de l'ordre du jour / de la publication. C'est également de cette manière que la réunion (sous forme de carré/carreau) apparaîtra dans la " Vue des participants ".

Q : Le lien Microsoft Teams peut-il être ajouté après la création de la réunion et, dans l'affirmative, quels en sont les inconvénients (le cas échéant) ?

Oui. Il enverra également des invitations au calendrier, une fois que l'organisateur de la réunion aura cliqué sur le bouton "Mettre à jour" de l'onglet "Détails".

Q : Étant donné que la fonction "Invité" n'a pas encore été lancée, est-il possible d'envoyer manuellement une invitation à une réunion (à partir du calendrier de mon choix) et d'envoyer l'invitation à un ou plusieurs participants externes ?

Les invitations du calendrier peuvent être transférées à d'autres personnes, mais si les mises à jour de l'invitation originale ne seront pas automatiquement transférées, cela dépend de l'application de calendrier utilisée. Cela peut fonctionner, mais Sherpany ne peut pas fournir de soutien à ce sujet.

Q : Si je modifie les détails de ma réunion, comme le titre ou la date, les participants recevront-ils une invitation mise à jour reflétant ces changements ?

Oui, par exemple

• La reprogrammation d'une réunion enverra une mise à jour aux participants par courrier électronique, qui mettra à jour la réunion existante. (Cela ne créera pas une deuxième réunion dans les calendriers des participants.
• L'ajout ou la suppression d'un participant à une réunion existante n'enverra qu'une invitation ou une annulation au participant concerné.

Q : Des personnes extérieures peuvent-elles participer ? Quelles sont les exceptions, les restrictions, etc. Les personnes externes peuvent-elles être invitées automatiquement par Sherpany ? Si oui, quelle licence Sherpany est nécessaire (le cas échéant) ?

Selon la configuration de l'appel Microsoft Team, les personnes externes peuvent participer à cet appel en tant qu'invités s'ils ont le lien - même sans compte Microsoft ou compte Sherpany.

Cependant :

• Pour accéder à Sherpany, un compte utilisateur Sherpany est nécessaire.
• Pour créer des réunions Microsoft Teams (via l'intégration Sherpany ou non), la licence correspondante de Microsoft est nécessaire.

Q : Est-il possible de partager l'agenda avec des équipes utilisant Sherpany, étant donné que les utilisateurs devraient avoir deux appareils ou deux onglets ouverts - un pour Microsoft Teams et un autre pour Sherpany ?

Microsoft Teams fonctionne soit dans une application dédiée, soit dans un navigateur web. Sherpany fonctionne dans un navigateur web. L'agenda peut être partagé en utilisant la fonctionnalité de partage d'écran de Microsoft Teams, en partageant la fenêtre du navigateur où Sherpany est ouvert.

Q : Les participants peuvent-ils voir les annotations des documents pendant la présentation, c'est-à-dire lorsqu'ils utilisent le mode présentateur ?

Oui, c'est l'avantage du mode présentateur de Sherpany par rapport au partage d'écran via Microsoft Teams. En utilisant le mode présentateur de Sherpany :

• Seul le présentateur peut voir ses annotations personnelles, et
• Seules les personnes qui suivent le présentateur peuvent voir leurs propres annotations.

Q : Puis-je envoyer un document PDF ou un texte avec l'invitation par courrier électronique ?

Non, ce n'est actuellement pas possible pour des raisons de sécurité. L'invitation au calendrier ne partage que des informations minimales afin de conserver tout le contenu de la réunion dans l'environnement sécurisé de Sherpany.

Q : Qui peut accéder à l'intégration Microsoft Teams ?

L'intégration de Microsoft Teams est incluse dans l'offre "Extension for Digital Champions", disponible avec nos plans "Enterprise" et "Premium". Pour activer cette fonctionnalité, veuillez contacter votre Key Account Manager.