Comment inviter un participant externe à une réunion ?

Comment inviter un participant externe à une réunion ?

En tant qu'organisateur de réunions, vous pouvez inviter des participants externes à vos réunions de deux manières différentes :

• Définir les utilisateurs de votre organisation comme participants externes : Vous pouvez inviter les utilisateurs de votre organisation qui ont déjà un compte Sherpany en sélectionnant Définir comme participant externe dans le menu déroulant de l'onglet Détails de la réunion et/ou lors de la création d'un ordre du jour.

• Inviter n'importe quelle personne en tant que participant externe avec une licence dédiée : N'importe quelle personne, même si elle n'a pas de compte Sherpany. Vous pouvez inviter cette personne en envoyant un courriel d'invitation à partir du menu déroulant de l'onglet Détails de la réunion, ou lors de la création d'un ordre du jour.

Comment gérer les participants externes dans l'onglet Ordre du jour ?

• L'organisateur de la réunion peut ajouter une personne en tant que participant externe à un seul point de l'ordre du jour en cliquant sur le bouton Ajouter des participants externes. Une fois l'ajout effectué, le participant externe apparaîtra également dans l'onglet Détails, indiquant le nombre de points de l'ordre du jour accessibles pour lui.
• Les points de l'ordre du jour avec au moins un participant externe seront marqués respectivement par une icône (sur le point de l'ordre du jour réduit et développé). Cette icône peut être sélectionnée pour ouvrir la fenêtre liée et affichera les détails dans une infobulle si elle est survolée avec la souris.

• Si l'organisateur de la réunion a ajouté des personnes dans l'onglet Détails, mais n'a pas accordé d'accès à un point de l'ordre du jour, un avertissement sera affiché (lors du partage ou de la publication de l'ordre du jour). Cela devrait aider les organisateurs de réunions à éviter les erreurs.
• L'organisateur de la réunion a la possibilité d'ajouter des participants externes à plusieurs points de l'ordre du jour en une seule fois, en utilisant l'action de masse correspondante. Il sera affiché dès que la case à cocher d'au moins un point de l'ordre du jour sera sélectionnée.

Que voient les participants externes ?

Tous les participants externes ont le même affichage que tous les utilisateurs en mode visualiseur, mais ils ne peuvent voir que les points de l'ordre du jour auxquels ils ont accès, y compris les comptes rendus de réunion. Cependant, ils voient la durée des autres points de l'ordre du jour, ce qui est utile pour leur contexte lorsqu'ils rejoignent partiellement la réunion.

Les utilisateurs disposant de la licence participant externe n'ont pas accès aux tâches et décisions, à la bibliothèque et à la gestion des utilisateurs.

Comment gérer les participants externes ?

Le gestionnaire des utilisateurs peut voir les utilisateurs nouvellement créés dans leur section utilisateur. Le rôle de l'utilisateur sera marqué comme licence participant externe. 

Pour assurer leur suivi, les participants externes sont également affichés dans le PDF de l'ordre du jour, le PDF du carnet de réunion et le PDF du procès-verbal : Dans la vue d'ensemble et par point de l'ordre du jour auquel ils ont accès.