Dans cet article, vous allez apprendre :
- Comment envoyer le procès-verbal pour signature,
- Quels types de signatures sont disponibles,
- Ce qu’il se passe pour les signataires.
Comment envoyer le procès-verbal pour signature ?
Lorsque le procès-verbal doit être signé, vous pouvez lancer le processus de signature en cliquant sur Envoyer pour signature.
Assurez-vous que la version finale a été publiée à tous les utilisateurs au préalable, car aucune autre modification de publication ne sera possible une fois le processus lancé.
Cette action ouvre un flux de travail en plusieurs étapes :
- Préparer le procès-verbal en mode édition : accédez à l’onglet Procès-verbal en mode édition. Cliquez sur Demander des signatures.
- Sélectionner les points de l’ordre du jour : choisissez quels points doivent être inclus dans le PDF du procès-verbal. Cette sélection remplace les autorisations de l’onglet de l'ordre du jour.
- Sélectionner les signataires : choisissez qui doit signer le document. Seuls les utilisateurs ayant accès à la réunion peuvent être sélectionnés.
- Définir une date limite et un message facultatif : fixez une échéance et, si nécessaire, ajoutez un message personnalisé pour les signataires.
- Choisir le type de signature : vous pouvez choisir entre la méthode intégrée de Sherpany et Docusign (cette option apparaît uniquement dans les salles où la fonctionnalité est activée).
- Demander des signatures : cliquez sur le bouton Demander des signatures. Si l’option "Signer avec Docusign" a été sélectionnée, un nouvel onglet s’ouvrira pour vous connecter à votre compte Docusign ; sinon, la demande sera terminée.
Suivre les signatures : dans la section Gérer les signatures de l’onglet Procès-verbal, vous pouvez vérifier l’état et l’heure de chaque signature.
Remarque
Vous pouvez également arrêter le processus de signature, mais cette action supprime toutes les signatures déjà collectées et nécessite une confirmation.
Quels types de signatures sont disponibles ?
Sherpany offre la possibilité de signer votre PDF de procès-verbal selon les méthodes suivantes :
AES (Signature Électronique Avancée) : utilisée par défaut dans la méthode de signature actuelle de Sherpany
QES (Signature Électronique Qualifiée) : c’est la norme la plus élevée dans l’UE, légalement équivalente à une signature manuscrite
Docusign prend en charge les deux types, selon la vérification d’identité du signataire et la configuration du client.
Information
Les signatures sont collectées à l’aide d’une Signature Électronique Avancée, qui répond aux exigences légales. Les signataires peuvent dessiner, importer ou saisir leur signature. Consultez l’article dédié pour en savoir plus sur les types de signatures disponibles et sur le fonctionnement de l’intégration Docusign.
Que se passe-t-il pour les signataires ?
Si l’option "Signer avec Sherpany" a été sélectionnée, les signataires recevront un e-mail contenant un lien pour signer le document dans Sherpany. Après avoir cliqué sur "Examiner et signer" :
- Vous serez redirigé vers le document où la signature est requise
- Dans le coin supérieur droit, vous trouverez le bouton "Signer"
- Vous pouvez choisir une signature existante ou en ajouter une nouvelle parmi les options suivantes :
- Dessiner votre signature,
- Importer une image,
- Saisir votre nom.
- Une fois la signature apposée, un nouveau bouton apparaîtra en haut à droite. Cliquez sur "Terminer la signature" pour finaliser le processus.
Si l’option "Signer avec Docusign" a été sélectionnée, veuillez consulter l’article dédié pour en savoir plus sur le processus de signature avec l’intégration Docusign.
Information
Si vous ne cliquez pas sur "Terminer la signature", la signature sera enregistrée, mais elle apparaîtra comme en attente dans la section "Gérer les signatures".