Dans cet article, vous apprendrez :
- Ce qu’est la fonctionnalité de verrouillage d’une réunion
- Qui peut verrouiller ou déverrouiller une réunion
- Ce qui devient verrouillé et ce qui reste modifiable
- Comment verrouiller ou déverrouiller une réunion en mode Édition et en mode Vue
- Qu’en est-il du Topic Hub
Qu’est-ce que la fonctionnalité de verrouillage d’une réunion ?
Verrouiller une réunion permet aux organisateurs de figer le contenu de la réunion (Détails, Ordre du jour et Procès-verbal) afin qu’aucune modification supplémentaire ne puisse être effectuée. Cela évite des changements accidentels et garantit la conformité, en particulier pour les organisations réglementées. Une réunion peut être verrouillée une fois que l’ordre du jour est publié. Le procès-verbal en revanche peut être dans n’importe quel statut. Le verrouillage permet de :
- Garder l’ordre du jour et le procès-verbal inchangés après la publication
- Empêcher les modifications accidentelles par les organisateurs disposant des droits d’édition
- Fournir une version stable et finale pour les audits, validations ou signatures
Qui peut verrouiller ou déverrouiller une réunion ?
Toute personne ayant les droits d’édition sur la réunion peut :
- Verrouiller une réunion
- Déverrouiller une réunion (une justification est requise)
Ce qui devient verrouillé et ce qui reste modifiable ?
Lorsque la réunion est verrouillée, les éléments suivants ne peuvent plus être modifiés :
- Titre, date, heure, lieu
- Participants et responsable de réunion
- Formulaire de feedback
- Classification et sécurité des documents
- Suppression de la réunion
- Toute modification de l’ordre du jour
- Publication / partage en brouillon / en validation
- Ajout, renommage, déplacement de documents
- Planification de points depuis le Topic Hub
- Gestion des accès sur les points ou documents
- Toutes modifications du procès-verbal
- Publication / partage en brouillon / en validation
- Ajout, modification ou suppression de Tâches ou Décisions
- Approbation du procès-verbal
- Voter ou modifier un vote
Même lorsque la réunion est verrouillée, les actions suivantes restent possibles :
- Ajouter des invités, non-participants ou Visualisateurs de procès-verbal
- Ajouter et modifier des annotations sur les documents
- Ajouter et modifier des notes personnelles de réunion
- Partager des feedback via le formulaire
- Ajouter, modifier, résoudre ou supprimer des commentaires
- Mettre à jour le statut des Tâches ou Décisions (y compris des remarques)
- Demander ou interrompre des signatures
- Signer le PDF du procès-verbal
- Utiliser les actions globales qui ne modifient pas le contenu (télécharger, copier le lien, envoyer un email, cloner, historique, créer un modèle)
Cela s’applique à toutes les réunions, passées ou futures.
Comment verrouiller ou déverrouiller une réunion ?
Les réunions verrouillées sont indiquées dans la liste des réunions de l’organisateur.
- Ouvrir la réunion et vérifier que l’ordre du jour est publié.
- Cliquer sur le menu à 3 points en haut à droite.
- Sélectionner Verrouiller la réunion.
- Confirmer. La réunion devient en lecture seule.
- Ouvrir le menu à 3 points.
- Sélectionner Déverrouiller la réunion.
- Indiquer une justification dans le champ texte.
- La réunion est déverrouillée et l’action est enregistrée dans l’Historique de la réunion.
Information
Les participants voient un 
label dans la réunion. Seules les actions qui ne modifient pas le contenu officiel restent disponibles, telles que :
- Annotations
- Notes personnelles de réunion
- Formulaire de feedback
- Commentaires
- Signature du procès-verbal
- Mise à jour du statut des Tâches ou Décisions (avec remarques)
Qu’en est-il des interactions avec le Topic Hub ?
Les éléments de l’ordre du jour planifiés depuis le Topic Hub ne peuvent pas être modifiés une fois la réunion verrouillée. Cela garantit l’alignement entre le Topic Hub, l’ordre du jour et le procès-verbal, et évite des modifications accidentelles du contenu préparé et planifié.