Comment signer un procès-verbal avec Docusign et une signature électronique qualifiée (QES) ?

Qu’est-ce que l’intégration avec Docusign ?

Sherpany offre la possibilité de signer le PDF du procès-verbal à l’aide de votre propre compte Docusign. Cette option vient compléter la méthode de signature déjà disponible dans Sherpany.

Vous pouvez signer avec :

• Signature électronique avancée (AES)
• Signature électronique qualifiée (QES) – selon la configuration de votre compte Docusign

Quelle est la différence entre AES et QES ?

• AES (Signature électronique avancée) : utilisée par défaut dans la méthode de signature actuelle de Sherpany
• QES (Signature électronique qualifiée) : norme la plus élevée dans l’UE, juridiquement équivalente à une signature manuscrite

Docusign prend en charge les deux types de signature, selon la vérification d’identité du signataire et la configuration du client.

Comment cela fonctionne pour les organisateurs de réunion ?

1. Préparer le procès-verbal en mode Édition : accédez à l’onglet Procès-verbal en mode Édition. Cliquez sur Demander des signatures.
2. Sélectionner les points de l’ordre du jour : choisissez les points à inclure dans le PDF du procès-verbal. Cette sélection remplace les autorisations définies dans l’onglet Ordre du jour.
3. Sélectionner les signataires : choisissez qui doit signer le document. Seuls les utilisateurs ayant accès à la réunion peuvent être sélectionnés.
4. Définir une date limite et un message facultatif : indiquez un délai et, si nécessaire, ajoutez un message personnalisé pour les signataires.
5. Choisir le type de signature : choisissez entre la méthode de signature Sherpany ou Docusign (cette option n’apparaît que dans les salles où la fonctionnalité est activée).
6. Demander des signatures : cliquez sur le bouton Demander des signatures. Un nouvel onglet s’ouvrira pour vous connecter à votre compte Docusign. Une authentification à deux facteurs peut vous être demandée. Une fois terminé, l’onglet se ferme et le processus continue dans Sherpany.
7. Suivre les signatures : dans l’onglet Procès-verbal, section Gérer les signatures, vous pouvez vérifier le statut et les horodatages de chaque signataire.

Que se passe-t-il pour les signataires ?

Les signataires reçoivent une demande de signature directement depuis Docusign. Veuillez noter que :

• Aucun second e-mail n’est envoyé par Sherpany
• Ils peuvent compléter le processus de signature directement dans Docusign (web ou mobile)
• Seul l’expéditeur de la demande a besoin d’un compte Docusign. Les signataires n’en ont pas besoin, mais s’ils en ont un, le processus est plus fluide (ex. : pas de vérification d’identité à chaque fois)
• Vous ne pouvez pas ajouter un nouveau signataire une fois le processus lancé : vous devez annuler la demande et la recommencer

Avertissement légal

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