Dans cet article, vous apprendrez :
- Ce qu’est le paramètre de pré-lecture
- Comment configurer les paramètres de pré-lecture
- Comment les participants utilisent les paramètres de pré-lecture
- Comment configurer les paramètres de pré-lecture par défaut
- Qui peut utiliser les paramètres de pré-lecture
Qu’est-ce que le paramètre de pré-lecture ?
La préparation est essentielle pour des réunions efficaces. Le paramètre de pré-lecture permet aux organisateurs d’indiquer quels supports de réunion nécessitent une lecture préalable, lesquels seront présentés pendant la réunion et lesquels sont facultatifs.
Les supports de réunion comprennent les documents et les liens externes. Cela aide les participants à concentrer leur temps de préparation sur le contenu le plus important avant la réunion.
Comment configurer les paramètres de pré-lecture ?
Pour chaque document ou lien externe ajouté à un point de l’ordre du jour, vous pouvez choisir l’un des paramètres de pré-lecture suivants :
- Pré-lecture requise
- Présenté en réunion
- Lecture facultative
Pour configurer un paramètre de pré-lecture :
- Ouvrez la réunion en mode Édition.
- Sélectionnez un document ou un lien externe ajouté à un point de l’ordre du jour.
- Utilisez l’indicateur de pré-lecture pour sélectionner le niveau de préparation attendu.
- Enregistrez vos modifications.
Astuce
Pour les réunions comportant de nombreux supports, vous pouvez sélectionner plusieurs documents et liens externes, puis leur appliquer le même paramètre de pré-lecture en une seule fois.
Comment les participants utilisent-ils les paramètres de pré-lecture ?
Les participants peuvent facilement identifier les supports de réunion qui nécessitent une préparation. Une étiquette jaune indique les supports nécessitant une pré-lecture, tandis qu’une étiquette grise indique les supports qui seront présentés pendant la réunion ou qui sont facultatifs.
Les participants peuvent suivre leur progression de préparation grâce au statut Lu / Non lu des documents et des liens externes.
Selon leurs paramètres personnels, les supports de réunion sont :
- Automatiquement marqués comme Lus lorsqu’ils sont ouverts.
- Marqués manuellement comme Lus ou Non lus à l’aide de l’action disponible.
Remarque
Le niveau de préparation de la réunion prend en compte tous les documents et liens externes marqués comme Pré-lecture requise.
Les participants sont considérés comme pleinement préparés uniquement lorsque tous les supports de réunion requis ont été marqués comme Lus.
Comment configurer les paramètres de pré-lecture par défaut ?
Les organisateurs peuvent définir un paramètre de pré-lecture par défaut pour les nouveaux supports de réunion.
- Accédez à Paramètres → Paramètres de réunion → Exigence de pré-lecture du matériel
- Sélectionnez le paramètre de pré-lecture par défaut pour les nouveaux supports de réunion.
Le paramètre sélectionné s’applique à tous les nouveaux supports de réunion, dans toutes les réunions, quel que soit l’espace de réunion.
Qui peut utiliser les paramètres de pré-lecture ?
Les paramètres de pré-lecture sont disponibles pour tous les clients. Les organisateurs peuvent définir les attentes en matière de préparation pour les documents et les liens externes, tandis que les participants peuvent identifier les supports requis et suivre leur progression grâce au statut Lu / Non lu.