In diesem Artikel erfahren Sie :
- Was die Funktion zum Markieren der Dokumente zur Vorbereitung ist,
- Wie man es als Sitzungsorganisator verwendet,
- Welche die Vorteile für die Teilnehmer sind,
- Wie man es automatisch einrichtet,
- Wer Zugriff auf diese Funktion hat.
Was ist das Merkmal "Vorbereiten" ?
Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer guten Sitzung. Mit der Vorbereiten-Markierung können Organisatoren angeben, welche Dokumente vorab gelesen werden müssen, welche während der Sitzung vorgestellt werden und welche optional sind. So können die Teilnehmer ihre Vorbereitungszeit effizient nutzen.
Wie verwendet man es als Sitzungsorganisator ?
Jedes Dokument, das einem Agendapunkt beigefügt ist, können Sie wie folgt kennzeichnen:
- Für die Vorbereitung markieren
- Wird in der Sitzung präsentiert
- Optionale Vorbereitung
Schritte:
- Gehen Sie in den Bearbeitungsmodus.
- Wählen Sie ein Dokument aus, das einem Agendapunkt beigefügt ist.
- Verwenden Sie den Indikator, um die Erwartungen an die Vorbereitung festzulegen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Welche sind die Vorteile für die Teilnehmer?
Die Teilnehmer können leicht erkennen, welche Sitzungsunterlagen eine Vorbereitung erfordern. Ein gelbes Etikett kennzeichnet Unterlagen, die vorab gelesen werden müssen, während ein graues Etikett Unterlagen kennzeichnet, die während der Sitzung vorgestellt werden oder optional sind.
Die Teilnehmer können ihren Vorbereitungsfortschritt anhand des Status "gelesen" bzw. "ungelesen" für Dokumente und externe Links verfolgen.
Je nach den persönlichen Einstellungen werden die Sitzungsunterlagen entweder:
- beim Öffnen automatisch als "gelesen" markiert.
- manuell über die verfügbare Aktion als "gelesen" oder "ungelesen" markiert.
Hinweis
Die Sitzungsvorbereitungsstufe berücksichtigt alle Dokumente und externen Links, die als "erfordert Vorbereitung" gekennzeichnet sind.
Die Teilnehmer gelten erst dann als vollständig vorbereitet, wenn alle erforderlichen Sitzungsunterlagen als "gelesen" markiert wurden.
Wie richtet man es automatisch ein ?
Organisatoren können Standard-Voreinstellungen für alle zukünftigen Dokumente festlegen.
- Gehen Sie zu Einstellungen → Sitzungseinstellungen → Sitzungsdokumente für die Vorbereitung markieren
- Wählen Sie die Standardeinstellungen für neue Dokumente aus.
Diese Standardeinstellungen gelten für alle Sitzungen, unabhängig vom Raum.
Wer hat Zugriff auf diese Funktion ?
Die Einstellungen für die Vorbereitung stehen allen Kunden zur Verfügung. Veranstalter können Erwartungen hinsichtlich der Vorbereitung auf Dokumente und externe Links festlegen, während Teilnehmer die erforderlichen Materialien ermitteln und ihren Vorbereitungsfortschritt anhand des Status "Gelesen/Ungelesen" verfolgen können.