Wie erstellt und verwaltet man Protokolle?

Wie erstellt man ein Protokoll in Sherpany?

Eine Protokollvorlage wird in Sherpany automatisch auf der Grundlage Ihrer Agenda erstellt. Sie finden diese auf der dritten Registerkarte Ihrer Sitzung. Das Protokoll wird als Vollbildansicht angezeigt: Was Sie schreiben, entspricht genau dem, was die Teilnehmer sehen werden, ähnlich wie bei einem Word-Dokument.

Sie können auch freie Textabschnitte vor oder nach Agendapunkten hinzufügen, um alles zu erfassen, was im Protokoll festgehalten werden muss, aber keinem bestimmten Agendapunkt zugeordnet ist. Diese Abschnitte sind für alle Teilnehmer sichtbar und werden in jedem exportierten PDF enthalten.

Anwesenheit

Bei der Erstellung des Protokolls setzen Sie zunächst für jeden Teilnehmer der Sitzung den Status bezüglich der Anwesenheit. Die folgenden Optionen für den Status sind verfügbar:

• Anwesend - der Teilnehmer war bei der Sitzung physisch anwesend
• Eingewählt - der Teilnehmer war bei der Sitzung aus der Ferne anwesend
• Entschuldigt - der Teilnehmer war für die Sitzung entschuldigt
• ❌ Abwesend - der Teilnehmer war bei der Sitzung (unentschuldigt) abwesend

Standardmässig hat jeder Teilnehmer den Status "Anwesend". Klicken Sie auf den Status eines bestimmten Teilnehmers, um ihn zu ändern.

Das Protokoll

Fügen Sie das Protokoll einfach zu jedem Agendapunkt hinzu und verwenden Sie die Formatierungsoptionen, die im nächsten Abschnitt erläutert werden. Neben dem Text für das Protokoll können auch Beschlüsse, Aufgaben und Dokumente zu jedem Agendapunkt hinzugefügt werden.

• Beschlüsse haben ein Überprüfungsdatum und der Status kann von "offen" in "Überprüfung" geändert werden.
• Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum, und der Status kann von "offen" in "erledigt" geändert werden.
• Dokumente können aus der Agenda in das Protokoll eingefügt werden, indem das Kästchen aktiviert oder deaktiviert wird: Wenn es aktiviert ist, wird auf jeden Agendapunkt, dem das Dokument entspricht, im Protokollabschnitt verwiesen, wobei dieselbe Hierarchie wie in der Tagesordnung der Sitzung eingehalten wird. Das Dokument folgt der gleichen Logik der Sicherheitsstufe wie im Sitzungsbuch.

Optionen für die Formatierung

Die Erstellung von Sitzungsprotokollen ist ein wesentlicher Aspekt Ihres Sitzungsablaufs. Es ist wichtig zu betonen, dass diese Protokolle angepasst und verfeinert werden können, um ihre Klarheit und Effektivität zu verbessern und eine dynamischere und intuitivere Textbearbeitung zu gewährleisten.

In Ihrem Protokollbereich können Sie:

• Fett 
• Kursiv
• Auflistung
• Kopfzeilen hinzufügen
• Unterstreichen
• Hervorheben
• Ausrichten - Ausrichten des Textes nach links, mittig oder rechts
• Einzug hinzufügen
• Bilder hinzufügen (über die Schaltfläche Upload). Zur Information: Die Bilder sollten im JPEG oder PNG Format sein und eine maximale Größe von 100 MB haben.

Wie wird das Protokoll publiziert?

Sobald das Protokoll der Sitzung publiziert ist, kann es entweder ausgewählten Teilnehmern zur Genehmigung oder allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Die Publikationsmöglichkeiten für das Protokoll sind die gleichen wie bei einer Sitzung. Das heisst, das Protokoll kann - wenn gewünscht - selektiv publiziert und genehmigt werden oder sofort für alle Teilnehmer publiziert werden. Ausserdem können Sie die Teilnehmer über die Publizierung des Protokolls benachrichtigen.

Wie man ein Protokoll als PDF erstellt

Sobald das Protokoll publiziert ist, können Sie eine PDF-Version davon erzeugen und/oder es bei Bedarf zur Unterschrift versenden. Klicken Sie auf das Download-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie "Protokoll PDF“ aus.

Wie können Sie Kopf- und Fusszeilen in Ihren PDF-Protokollen anpassen?

Sie können Kopf- und Fusszeilen direkt in den PDF-Dateien Ihrer Sitzungsprotokolle ändern: Sie können Logos hinzufügen, bestimmte Informationen einfügen oder sich an die Markenrichtlinien Ihres Unternehmens halten.

Sie können die Kopf- und Fusszeilen in der Protokollsektion unter der Schaltfläche PDF Layout anpassen.

Wenn Sie den gewünschten Text, das Format und die Bilder hinzugefügt haben, vergessen Sie nicht, sie zu speichern.

Kann das Protokoll eine andere Reihenfolge als die Agenda haben?

Ja. Die Protokollabschnitte können unabhängig von der Agenda neu angeordnet werden. Dies ist nützlich, wenn Themen in einer anderen Reihenfolge als geplant besprochen werden, ohne die Agenda selbst ändern zu müssen.

Um einen Abschnitt neu anzuordnen, verwenden Sie den Sechs-Punkte-Griff daneben, um ihn per Drag & Drop an die gewünschte Position zu verschieben.

Wie verfolgt man Änderungen in den Protokollen?

Sie können alle Änderungen verfolgen:

Wie kann man auf den Versionsverlauf zugreifen?

1. Gehen Sie zur Schaltfläche "Protokolle"
2. Klicken Sie auf den "Versionsverlauf" (oben rechts)
3. Sie gelangen in einen schreibgeschützten Modus, der auf den Inhaltsvergleich fokussiert ist.

Wie benutzt man es?

1. Wählen Sie einen Agendapunkt: Die Versionsübersicht erscheint
2. Klicken Sie auf eine Version, und Sie sehen:

   Grün für hinzugefügte Inhalte, und Rot für entfernte Inhalte

3. Klicken Sie auf das Symbol ❌ in der Seitenleiste, um die Historienansicht zu verlassen und zur Bearbeitung zurückzukehren

Was wird verfolgt?

• Textänderungen (hinzufügen/löschen)
• Formatierungsänderungen
• Bildänderungen
• Statusänderungen (publiziert)

Wann wird die neue Version erstellt?

• Wenn ein Benutzer etwas bearbeitet und länger als 30 Minuten inaktiv ist, wird die Version gespeichert
• Wenn ein anderer Benutzer Änderungen vornimmt, wird die Version sofort gespeichert