In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was eine Docusign Integration ist,
- Der Unterschied zwischen FES und QES,
- Wie es für Sitzungsorganisatoren funktioniert,
- Wie es für Unterzeichner funktioniert,
- Haftungsausschluss.
Was ist die Docusign Integration?
Sherpany bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Protokolle als PDF mit Ihrem eigenen Docusign-Konto zu signieren. Dies ergänzt die bestehende Signaturmethode mit Sherpany.
Sie können mit folgenden Methoden signieren:
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES) - (Je nach Ihrer Docusign-Konfiguration)
Information
Sie benötigen ein gültiges Docusign-Konto, um Unterschriften anzufordern. Dies bietet Ihrem Unternehmen mehr Flexibilität und entspricht strengeren gesetzlichen Anforderungen.
Was ist der Unterschied zwischen FES und QES?
FES (Fortgeschrittene elektronische Signatur) wird standardmässig in der aktuellen Signaturart in Sherpany verwendet
QES (Qualifizierte elektronische Signatur): ist der höchste Standard in der EU und rechtlich gleichwertig wie eine handschriftliche Unterschrift
Docusign unterstützt beide Arten, abhängig von der Identitätsprüfung des Unterzeichners und der Konfiguration des Kunden.
Wie funktioniert es für Sitzungsorganisatoren?
- Erstellen Sie das Protokoll im Bearbeitungsmodus: Gehen Sie im Bearbeitungsmodus zum Reiter "Protokoll". Klicken Sie auf „Unterschriften anfordern“.
- Wählen Sie einen Agendapunkt: Wählen Sie aus, welche Agendapunkte in das Protokoll-PDF aufgenommen werden sollen. Diese Auswahl hat Vorrang gegenüber den Berechtigungen von dem Reiter "Agenda".
- Wählen Sie die Unterzeichner: suchen Sie aus, wer das Dokument signieren soll. Es können nur Benutzer ausgewählt werden, die Zugriff auf die Sitzung haben.
- Legen Sie ein Fälligkeitsdatum und eine optionale Nachricht fest: Legen Sie eine Frist fest und fügen Sie bei Bedarf eine benutzerdefinierte Nachricht für die Unterzeichner hinzu.
- Wählen Sie eine Signaturart aus: Sie können zwischen der integrierten Methode von Sherpany und Docusign wählen (diese Option wird nur in Räumen angezeigt, in denen die Funktion aktiviert ist).
- Unterschriften anfordern: Klicken Sie auf "Signaturen anfordern". Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie sich bei Ihrem Docusign-Konto anmelden können. Möglicherweise werden Sie zur Zwei-Faktor-Authentifizierung aufgefordert. Sobald Sie dies getan haben, schließt sich das Fenster und der Vorgang wird in Sherpany fortgesetzt.
Unterschriften verwalten: Im Reiter "Protokolle" können Sie unter "Unterschriften verwalten" den Status und die Zeitstempel pro Benutzer überprüfen.
Hinweis
Sie können den Unterschriftsprozess auch abbrechen, aber dadurch werden alle bisherigen Unterschriften verloren gehen. Eine Bestätigung ist hierfür erforderlich.
Was passiert mit den Unterzeichnern?
Unterzeichner erhalten eine Aufforderung zur Unterzeichnung direkt von Docusign. Bitte beachten Sie, dass:
Sherpany keine zweite E-Mail versendet
Unterzeichner können den Unterschriftsprozess direkt in Docusign (Web oder Mobil) abschließen
Nur der Antragsteller ein Docusign-Konto benötigt. Unterzeichner benötigen kein Konto, aber wenn sie eines haben, verläuft der Prozess reibungsloser (z. B. ist nicht jedes Mal eine Identitätsprüfung erforderlich).
Nach dem Start des Vorgangs können keinen neuen Unterzeichner hinzufügen können. Sie müssten den Prozess stornieren und neu starten.
Haftungsausschluss
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