In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie man einen Gast zu einer Sitzung einlädt,
- Wie man Gäste auf der Registerkarte Agenda verwaltet,
- Wie der Ansichtsmodus für die Gäste angezeigt wird,
- Wie man Gäste verwaltet.
Wie lädt man einen Gast zu einer Besprechung ein?
Als Organisator von Sitzungen haben Sie zwei Möglichkeiten, Gäste zu Ihren Sitzungen einzuladen: Sie können:
- Benutzer Ihrer Organisation als Gäste einladen: Sie können alle Benutzer Ihrer Organisation, die bereits ein Sherpany-Konto haben, einladen, indem Sie „Als Gast einladen“ aus dem Dropdown-Menü auf der Registerkarte Sitzlangessdetails und/oder bei der Erstellung einer Agenda auswählen.
- Jede Person als Gast mit einer speziellen Gast-lizenz einladen: Jede Person, unabhängig davon, ob sie ein Sherpany-Konto hat oder nicht. Sie können diese Person einladen, indem Sie eine Einladungs-E-Mail aus dem Dropdown-Menü in der Registerkarte Sitzungsdetails oder beim Erstellen einer Agenda senden.
Bitte beachten Sie
- Der Gast hat standardmässig keinen Zugriff auf Agendapunkte,
- Einzelpersonen mit einer Gastlizenz können nicht zu Gruppen hinzugefügt werden.
- Sobald ein Benutzerkonto mit einer Gastlizenz erstellt wurde, wird es in anderen Sitzungen nicht mehr im Dropdown-Menü „Suchen“ angezeigt. Für jede neue Sitzung muss der Sitzungsorganisator die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Nachnamen erneut eingeben.
Wie verwaltet man Gäste auf der Registerkarte Agenda?
- Der Organisator einer Sitzung kann über die Schaltfläche „Gäste hinzufügen“ eine Person als Gast zu einem einzelnen Agendapunkt hinzufügen. Sobald dies geschehen ist, erscheint der Gast auch auf der Registerkarte „Details“ und gibt die Anzahl der für den Gast zugänglichen Agendapunkte an.
- Agendapunkte mit mindestens einem Gast werden jeweils mit einem Symbol gekennzeichnet (auf dem eingeklappten und dem ausgeklappten Agendapunkt). Es kann angeklickt werden, um das Pop-up-Fenster zu öffnen, und zeigt Details in einem Tooltip an, wenn man mit der Maus darüberfährt.
- Falls der Organisator der Sitzung Personen auf der Registerkarte „Details“ hinzugefügt, aber keinen Zugriff auf einen Agendapunkt gewährt hat, wird eine Warnung angezeigt (beim Teilen/ Publizieren der Agenda). Dies soll die Organisatoren aktiv dabei unterstützen, Fehler zu vermeiden.
- Der Organisator hat die Möglichkeit, Gäste zu mehreren Agendapunkten auf einmal hinzuzufügen, indem er die entsprechende Massenaktion verwendet. Sie wird angezeigt, sobald mindestens eine Checkbox für einen Agendapunkt ausgewählt wurde.
Wie wird der Ansichtsmodus für die Gäste angezeigt?
Alle Gäste haben die gleiche Anzeige wie alle Benutzer im Ansichtsmodus, können aber nur die Agendapunkte sehen, auf die sie Zugriff haben, einschliesslich des Sitzungsprotokolls. Sie sehen jedoch die Zeitangaben zu den anderen Agendapunkten, was für ihren Kontext hilfreich ist, wenn sie der Sitzung teilweise beitreten.
Benutzer mit einer Gastlizenz haben keinen Zugriff auf Aufgaben und Beschlüsse, die Bibliothek und die Benutzerverwaltung.
Wie verwaltet man die Gastnutzer?
Der Benutzermanager kann die neu erstellten Benutzer in seinem Benutzerbereich sehen. Die Benutzerberechtigung wird als Gastlizenz gekennzeichnet.
Um den Überblick zu behalten, werden die Gäste auch im PDF der Agenda, im PDF der Sitzungsunterlagen und im PDF des Protokolls angezeigt: In der Übersicht und pro Agendapunkt, auf den sie Zugriff haben.
Informationen
Wenn Sie weitere Informationen zur Preisgestaltung benötigen, konsultieren Sie bitte diese Seite und wenden Sie sich an Ihren zuständigen Kundenbetreuer.