Eine Sitzung erstellen

Wählen Sie eine Sitzungsart

Wenn Sie auf "+Sitzung erstellen" klicken, müssen Sie auswählen, welche Art von Sitzung Sie erstellen möchten:

Sitzung:  Veranstaltung, bei der die Teilnehmer an einem definierten Ort zusammenkommen, um an einem Meeting teilzunehmen und die Meeting-Agenda in Sherpany verfolgen.

Zirkularbeschluss: Veranstaltung, bei der die Teilnehmer virtuell oder physisch über einen Umlaufbeschluss über Sherpany abstimmen können.

Einrichten der Sitzung

Nachdem Sie den gewünschten Sitzungs-Typ ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert, die Details der Sitzung festzulegen.

Einige Felder sind Pflichtfelder:

• Name der Sitzung
• Datum
• Uhrzeit
• Zeitzone

Die anderen, wenn auch nicht zwingend für die Erstellung, sind ebenfalls wichtig:

• Teilnehmer: Sie können Benutzer oder Gruppen als Teilnehmer auswählen, und auch ob Sie die Sitzung bearbeiten können oder nicht. 
• Nicht-Teilnehmer: Sie können Benutzer oder Gruppen auswählen, die nicht an der Sitzung teilnehmen, aber Zugriff auf die Sitzung und ihre Dokumente haben. Auch Nichtteilnehmern können Bearbeitungsrechte für die Sitzung haben. 
• Sitzungsleiter: Sie können einen Benutzer als Sitzungsleiter auswählen und die Option aktivieren, dass nach der Besprechung, ein Besprechungsfeedback gesendet wird.
• Standort
• Telefonkonferenz: Sie können den Link oder die Telefonnummer hinzufügen, um an der Audio-/Videokonferenz teilzunehmen
• Beschreibung der Sitzung: Beschreibung des Zwecks der Sitzung
• Spezifische Einladung: Hier können Sie eine PDF-Datei hinzufügen, um eine Einladung anzuhängen, indem Sie in Ihren Computer durchsuchen oder Drag & Drop verwenden. Wenn Sie keine Datei hinzufügen, wird ein Standarddeckblatt angezeigt.

Klicken Sie dann auf "Erstellen", um zum nächsten Schritt zu gelangen

Um eine Agenda zu erstellen, müssen Sie Agendapunkte und Dokumente hinzufügen. Um dies zu tun:

1. Geben Sie den Titel des ersten Agendapunktes ein und drücken Sie "Enter".
2. Bearbeiten Sie im rechten Seitenbereich die Details des Elements und speichern Sie es.
3. Veröffentlichungserinnerung: Über das kleine Glockensymbol unten links in der Agenda neben dem Veröffentlichen-Button können Sie eine Erinnerung für Editoren der Sitzung einrichten, die Tagesordnung am ausgewählten Datum zu veröffentlichen. Am ausgewählten Datum erhalten alle Sitzungs-Editoren eine E-Mail mit der Erinnerung, die Besprechung zu veröffentlichen.

Sie können Ihre Agenda so viel bearbeiten, wie Sie wünschen, vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern und erneut zu publizieren.

Wenn Sie bei der Vorbereitung von sich wiederholenden Sitzungen Zeit sparen möchten, können Sie eine bestehende Sitzung klonen.

Um dies zu tun:

1. Wählen Sie eine Sitzung aus
2. Öffnen Sie die Agenda
3. Klicken Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite
   
4. Bestätigen Sie das Klonen.
5. Die Detailseite des geklonten Meetings wird geöffnet und Sie können die gewünschten Änderungen vornehmen.
6. Denken Sie daran, auch den Namen des Meetings und das Datum zu ändern.
   

Vorlagen sind sehr nützlich, wenn Sie häufig Sitzungen mit der gleichen Agenda erstellen.

So erstellen Sie eine Vorlage:

1. Öffnen Sie die gewünschte Agenda.
2. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts auf der Seite.
3. Klicken Sie auf "Vorlage erstellen".
4. Benennen Sie die Vorlage.
5. Klicken Sie auf "als Vorlage speichern".

So verwenden Sie eine Vorlage:

1. Nach der Ankündigung einer neuen Sitzung öffnet sich automatisch der Reiter Agenda .
2. Wählen Sie eine der von Ihnen erstellten Vorlagen aus, indem Sie sie anklicken.

Wenn Sie eine Sitzung versehentlich erstellt haben oder Sie eine Sitzung einfach nur löschen möchten, müssen Sie dies einfach tun:

1. Öffnen Sie den Reiter Details oder Agende der gewünschten Sitzung
2. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts auf der Seite
3. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol
   
4. Bestätigen Sie die Löschung

Wie generiere ich eine Agenda als PDF?

1. Öffnen Sie den Reiter Agenda der gewünschten Sitzung
2. Klicken Sie auf das Symbol am unteren Rand der Seite
3. Es wird automatisch der Download des PDFs in Ihrem Browser gestartet. (Sie können aufgefordert werden, den Download in Ihrem Browser zuzulassen)

Wie generiere ein PDF mit allen Sitzungsunterlagen?

Das Dokument Sitzungsunterlagen als PDF enthält die Details der Sitzung, die Agenda und die Dokumente.

Wenn Sie eine digitale Aufzeichnung aller Sitzungsunterlagen benötigen, folgen Sie folgende Schritte:

1. Rufen Sie die Tagesordnung des Meetings auf.
2. Klicken Sie auf das Symbol unten auf der Seite.
3. Es wird automatisch der Download des PDFs in Ihrem Browser gestartet. (Sie können aufgefordert werden, den Download in Ihrem Browser zuzulassen). Je nach Menge der Dokumente in der Agenda kann dies lange dauern.

Das Symbol für das Sitzungsunterlagen-PDF ist nur aktiviert, wenn der Agenda Dokumente hinzugefügt wurden.