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Eine Sitzung erstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:

Sitzungs-Erstellung

  • eine Sitzung ankündigen
  • eine Agenda erstellen
  • eine Sitzung klonen
  • Vorlagen erstellen und verwenden
  • eine Sitzung löschen

Einladungs- & Sitzungsunterlagen PDF

  • eine Einladung als PDF generieren 
  • ein PDF mit allen Sitzungsunterlagen generieren

Sitzungs-Erstellung

Eine Sitzung ankündigen

Wählen Sie eine Sitzungsart

Wenn Sie auf "+Sitzung erstellen" klicken, müssen Sie auswählen, welche Art von Sitzung Sie erstellen möchten: 

Physische Sitzung:  Veranstaltung, bei der die Teilnehmer an einem definierten Ort zusammenkommen, um an einem Meeting teilzunehmen und die Meeting-Agenda in Sherpany verfolgen.

Remote Sitzung:  Veranstaltung, bei der sich die Teilnehmer per Audio-/Videoanruf über ein externes System zusammenfinden und der Meeting-Agenda in Sherpany folgen.

Zirkularbeschluss: Veranstaltung, bei der die Teilnehmer virtuell oder physisch über einen Umlaufbeschluss über Sherpany abstimmen können.

Einrichten der Sitzung

Nachdem Sie den gewünschten Sitzungs-Typ ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert, die Details der Sitzung festzulegen.

Einige Felder sind Pflichtfelder:

  • Name der Sitzung
  • Datum
  • Uhrzeit
  • Zeitzone

Die anderen, wenn auch nicht zwingend für die Erstellung, sind ebenfalls wichtig:

  • Teilnehmer: Sie können die Mitglieder oder Gruppen als Teilnehmer oder Betrachter auswählen (Betrachter nehmen nicht teil, werden aber einbezogen) oder zusätzliche Editoren hinzufügen (Editoren können die Agenda dieses Meetings bearbeiten)
  • Standort
  • Telefonkonferenz: Sie können den Link oder die Telefonnummer hinzufügen, um an der Audio-/Videokonferenz teilzunehmen
  • Informationen: Beschreibung des Zwecks der Sitzung
  • Publikations-Erinnerung: Am ausgewählten Datum erhalten alle Sitzungs-Editoren eine E-Mail mit einer Erinnerung an die Publikation des Meetings
  • Spezifische Einladung: Hier können Sie eine PDF-Datei hinzufügen, um eine Einladung anzuhängen, indem Sie in Ihren Computer durchsuchen oder Drag & Drop verwenden. Wenn Sie keine Datei hinzufügen, wird ein Standarddeckblatt angezeigt.

Klicken Sie dann auf " Ankündigen ", um zum nächsten Schritt zu gelangen

Erstellen einer Agenda

Um eine Agenda zu erstellen, müssen Sie Agendapunkte und Dokumente hinzufügen. Um dies zu tun:

  1. Geben Sie den Titel des ersten Agendapunktes ein und drücken Sie "Enter".
  2. Bearbeiten Sie im rechten Seitenbereich die Details des Elements und speichern Sie es.

Info

Weitere Informationen zu Agendapunkten und Berechtigungen finden Sie unter diesem Artikel erfahren Sie auch, in diesem Artikel wie Sie Dokumente hochladen können.

Sie können Ihre Agenda so viel bearbeiten, wie Sie wünschen, vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern und erneut zu publizieren.

Klonen einer Sitzung

Wenn Sie bei der Vorbereitung von sich wiederholenden Sitzungen Zeit sparen möchten, können Sie eine bestehende Sitzung klonen.

Um dies zu tun:

  1. Wählen Sie eine Sitzung aus
  2. Öffnen Sie die Agenda
  3. Klicken Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite
  4. Bestätigen Sie das Klonen.
  5. Die Detailseite des geklonten Meetings wird geöffnet und Sie können die gewünschten Änderungen vornehmen.
  6. Denken Sie daran, auch den Namen des Meetings und das Datum zu ändern.

Warnung

  • Bitte beachten Sie, dass die Dokumente, sowie die spezifische Einladung, falls sie eine hinzugefügt haben, nicht geklont werden.

    Wenn Sie das Datum des geklonten Meetings nicht ändern, wird das ursprüngliche Datum beibehalten. 

Vorlagen erstellen und verwenden

Vorlagen sind sehr nützlich, wenn Sie häufig Sitzungen mit der gleichen Agenda erstellen.

So erstellen Sie eine Vorlage:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Agenda
  2. Klicken Sie auf das Symbol unten auf der Seite.
  3. Benennen Sie die Vorlage.
  4. Klicken Sie auf "Vorlage erstellen".

So verwenden Sie eine Vorlage:

  1. Nach der Ankündigung einer neuen Sitzung öffnet sich automatisch der Reiter Agenda .
  2. Wählen Sie eine der von Ihnen erstellten Vorlagen aus, indem Sie sie anklicken.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass Dokumente nicht kopiert werden
Eine Sitzung löschen

Wenn Sie eine Sitzung versehentlich erstellt haben oder sie eine Sitzung einfach nur löschen möchten, müssen Sie dies einfach tun:

  1. Öffnen Sie den Reiter Details oder Agende der gewünschten Sitzung
  2. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol
  3. Bestätigen Sie die Löschung

Warnung

Das Löschen einer Sitzung kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie eine Sitzung versehentlich gelöscht haben, können Sie sich an unser Customer Happiness-Team wenden

 +41 (0) 44 515 89 60 support@sherpany.com  

Einladungs- & Sutzungsunterlagen PDF

Einladung & Sitzungsunterlagen als PDF generieren

Wie generiere ich eine Einladung als PDF?

Wenn Sie eine "Benutzerdefinierte Einladung" mit den Details der Sitzung anhängen oder per E-Mail an die Mitglieder senden möchten, befolgen Sie einfach folgende Schritte:

  1. Öffnen Sie den Reiter Agenda der gewünschten Sitzung
  2. Klicken Sie auf das Symbol am unteren Rand der Seite
  3. Es wird automatisch der Download des PDFs in Ihrem Browser gestartet. (Sie können aufgefordert werden, den Download in Ihrem Browser zuzulassen)

Wie generiere ein PDF mit allen Sitzungsunterlagen?

Das Dokument Sitzungsunterlagen als PDF enthält die Details der Sitzung, die Agenda und die Dokumente.

Wenn Sie eine digitale Aufzeichnung aller Sitzungsunterlagen benötigen, folgen Sie folgende Schritte:

  1. Rufen Sie die Tagesordnung des Meetings auf.
  2. Klicken Sie auf das Symbol unten auf der Seite.
  3. Es wird automatisch der Download des PDFs in Ihrem Browser gestartet. (Sie können aufgefordert werden, den Download in Ihrem Browser zuzulassen). Je nach Menge der Dokumente in der Agenda kann dies lange dauern.

Warnung

Das Symbol für das Sitzungsunterlagen PDF ist nur aktiviert, wenn der Agenda Dokumente hinzugefügt wurden.

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