Protokolle erstellen & verwalten

Wie kann man in Sherpany Protokoll führen?

Sherpany Minutes erstellt automatisch, basierend auf Ihrer Agenda, eine Protokollvorlage. Sie finden diese auf dem dritten Reiter Ihrer Sitzung.

Anwesenheit

Setzen Sie beim Schreiben des Protokolls zunächst den Status bezüglich der Anwesenheit für jeden Teilnehmer der Sitzung. Die folgenden Status sind verfügbar.

• Anwesend - der Teilnehmer war physisch bei der Sitzung anwesend 
• Eingewählt - der Teilnehmer war per Remote-Zugriff bei der Sitzung anwesend
• Entschuldigt - der Teilnehmer war für die Sitzung entschuldigt
• Abwesend - der Teilnehmer war bei der Sitzung (unentschuldigt) abwesend

Standardmässig hat jeder Teilnehmer den Status "Anwesend". Klicken Sie auf den Status eines bestimmten Teilnehmers, um ihn zu ändern.

Protokolle

Fügen Sie einfach das Protokoll zu jedem Agendapunkt hinzu und nutzen Sie die verfügbaren Formatierungsoptionen. Neben dem Text für das Protokoll können auch Beschlüsse und Aufgaben zu jedem Agendapunkt hinzugefügt werden.

Beschlüsse haben ein Überprüfungsdatum und der Status kann von "offen" auf "Überprüft" geändert werden. Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum und der Status kann von "offen" auf "in Bearbeitung", "erledigt" und "akzeptiert" geändert werden.

Wie wird das Protokoll publiziert?

Sobald das Protokoll der Sitzung zur Veröffentlichung bereit ist, kann es entweder ausgewählten Teilnehmern zur Genehmigung oder allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Die Publikationsoptionen für das Protokoll sind die gleichen wie bei einem Meeting. D. h., das Protokoll kann - wenn gewünscht - selektiv veröffentlicht und freigegeben werden oder gleich für alle Teilnehmer publiziert werden.

Wie können Sie ein Protokoll als PDF erstellen?

• Wenn Sie eine Extraktion der PDF-Datei nur zu Revisionszwecken benötigen, können Sie das Protokoll in jedem Veröffentlichungsstatus erhalten. In diesem Fall können Sie die Agendapunkte auswählen, die Sie in die PDF-Datei aufnehmen möchten, und sie sofort herunterladen.
  Wir empfehlen immer, das Protokoll in Sherpany intern zu überprüfen, daher ist es in diesem Stadium nicht erforderlich, das Besprechungsprotokoll zu exportieren.

1. Wählen Sie aus, welche Agendapunkte in das Protokoll aufgenommen werden sollen.
2. Generieren Sie das Dokument in PDF

• Das Protokoll ist fertig und bereit zur Unterzeichnung. Wenn das Protokoll fertig ist, kann der Editor die Anforderung von Unterschriften über die Schaltfläche oben rechts auf den Protokollseiten starten.
  Beachten Sie, dass der Signaturprozess weitere Veröffentlichungsprozesse blockiert, stellen Sie daher sicher, dass Sie für alle veröffentlichen, bevor Sie den Signaturprozess starten! (Auch nach Abschluss der Signierung ist es nicht möglich, den Personenkreis, für den Sie veröffentlichen, zu ändern).
  

Dadurch wird ein Workflow mit mehreren Schritten gestartet:

1. Legen Sie fest, wer das Protokoll unterschreiben muss. Aus der Liste der Teilnehmer kann der Editor die Mitglieder auswählen, die unterschreiben sollen. Wenn Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, generiert das System das PDF des Protokolls mit den Platzhaltern für die Unterschriften
2. Geben Sie zusätzliche Informationen zur Anfrage an, wie das Fälligkeitsdatum und die Nachricht, die an die Unterzeichner gesendet werden soll. 
   
   Zu diesem Zeitpunkt kann der Benutzer bereits das generierte PDF herunterladen, allerdings noch ohne Signatur.
3. Sobald die Anfrage gesendet wurde, erhalten die Unterzeichner eine E-Mail mit der Aufforderung, das PDF des Protokolls zu signieren. Diese E-Mail enthält einen Link zu der Seite, wo direkt unterschrieben werden kann.
   
4. Wenn die Unterzeichner auf den E-Mail-Link klicken, werden sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der das PDF dargestellt wird und die Signatur erfolgen kann. Wenn der Benutzer noch nicht authentifiziert ist, wird er vor dem Zugriff auf das PDF zur Authentifizierung aufgefordert.
5. Sobald das PDF des Protokolls vorliegt, können die Mitglieder es unterzeichnen, indem sie eine neue Unterschriftszeichnung verwenden oder die zuletzt verwendete wiederverwenden.

Während dieses Vorgangs kann der Editor den Fortschritt der Signaturabgabe auf derselben Seite verfolgen, auf der er die Anforderung von Signaturen gestartet hat. Dort hat er Zugriff auf eine Seite, auf der er prüfen kann, wer bereits unterschrieben hat und wer noch nicht unterschrieben hat.

Welche Art von Signatur wird verwendet?

Wir unterstützen das Signieren von Sitzungsprotokollen mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur. Diese Art der Signatur muss:

1. Eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden sein und in der Lage sein, den Unterzeichner zu identifizieren.
2. So erstellt werden, dass der Unterzeichner die alleinige Kontrolle behält.
3. Mit den Daten, auf die es sich bezieht, so verknüpft sein, dass jede spätere Änderung der Daten erkennbar ist.

Wir tun dies in unserem Prozess durch:

1. Aufzeichnung im PDF des Namens, des Logins und des Zeitstempels, welcher Benutzer und wann die Signatur erstellt wurde.
2. Es wird verlangt, dass sich der Benutzer in der Anwendung authentifiziert, um das Protokoll unterschreiben zu können, und niemand kann es in seinem Namen unterschreiben.
3. Nachdem der Benutzer die Signierung bestätigt hat, bringen wir ein Sherpany-Zertifikat an, das als Siegel fungiert und ungültig wird, wenn das Dokument manipuliert bzw. geändert wird.

Unterschriften hochladen

Die Funktion zum Hochladen von Unterschriften bietet Ihnen 3 Optionen:

• So zeichnen Sie Ihre Unterschrift
• So laden Sie ein Bild hoch, das als Signatur verwendet werden soll
• So geben Sie Ihren Namen ein und verleihen ihm einen neuen Stil mit einer anderen Schriftart