Protokolle erstellen & verwalten

Wie erstellt man ein Protokoll in Sherpany?

Eine Protokollvorlage wird in Sherpany automatisch auf der Grundlage Ihrer Agenda erstellt. Sie finden diese auf der dritten Registerkarte Ihrer Sitzung.

Anwesenheit

Bei der Erstellung des Protokolls setzen Sie zunächst für jeden Teilnehmer der Sitzung den Status bezüglich der Anwesenheit. Die folgenden Optionen für den Status sind verfügbar:

• Anwesend -der Teilnehmer war bei der Sitzung physisch anwesend
• Remote -der Teilnehmer war bei der Sitzung aus der Ferne anwesend
• Entschuldigt -der Teilnehmer war für die Sitzung entschuldigt
• Abwesend -der Teilnehmer war bei der Sitzung (unentschuldigt) abwesend

Standardmässig hat jeder Teilnehmer den Status "Anwesend". Klicken Sie auf den Status eines bestimmten Teilnehmers, um ihn zu ändern.

Das Protokoll

Fügen Sie das Protokoll einfach zu jedem Tagesordnungspunkt hinzu und verwenden Sie die Formatierungsoptionen, die im nächsten Abschnitt erläutert werden. Neben dem Text für das Protokoll können auch Beschlüsse, Aufgaben und Dokumente zu jedem Tagesordnungspunkt hinzugefügt werden.

• Beschlüsse haben ein Überprüfungsdatum und der Status kann von "offen" in "Überprüfung" geändert werden.
• Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum, und der Status kann von "offen" in "erledigt" geändert werden.
• Dokumente können aus der Tagesordnung in das Protokoll eingefügt werden, indem das Kästchen aktiviert oder deaktiviert wird: Wenn es aktiviert ist, wird auf jeden Tagesordnungspunkt, dem das Dokument entspricht, im Protokollabschnitt verwiesen, wobei dieselbe Hierarchie wie in der Tagesordnung der Sitzung eingehalten wird. Das Dokument folgt der gleichen Logik der Sicherheitsstufe wie im Sitzungsbuch.

Optionen für die Formatierung

Die Erstellung von Sitzungsprotokollen ist ein wesentlicher Aspekt Ihres Sitzungsablaufs. Es ist wichtig zu betonen, dass diese Protokolle angepasst und verfeinert werden können, um ihre Klarheit und Effektivität zu verbessern und eine dynamischere und intuitivere Textbearbeitung zu gewährleisten.

In Ihrem Protokollbereich können Sie:

• Fett 
• Kursiv
• Auflistung
• Kopfzeilen hinzufügen
• Unterstreichen
• Hervorheben
• Ausrichten - Ausrichten des Textes nach links, mittig oder rechts
• Einzug hinzufügen
• Bilder hinzufügen (über die Schaltfläche Upload). Zur Information: Die Bilder sollten im jpeg oder png Format sein und eine maximale Größe von 100 MB haben.

Wie wird das Protokoll publiziert?

Sobald das Protokoll der Sitzung publiziert ist, kann es entweder ausgewählten Teilnehmern zur Genehmigung oder allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Die Publikationsmöglichkeiten für das Protokoll sind die gleichen wie bei einer Sitzung. Das heisst, das Protokoll kann - wenn gewünscht - selektiv publiziert und genehmigt werden oder sofort für alle Teilnehmer publiziert werden. Ausserdem können Sie die Teilnehmer über die Publizierung des Protokolls benachrichtigen.

Wie man ein Protokoll als PDF erstellt

Sobald das Protokoll publiziert ist, können Sie eine PDF-Version davon erzeugen und/oder es bei Bedarf zur Unterschrift versenden.

Protokoll-PDF generieren

Sie können auswählen, welche Agendapunkte Sie in die PDF-Datei aufnehmen möchten und diese herunterladen.

Best Practice: Wir empfehlen Ihnen, das Protokoll der Sitzung in Sherpany zu überprüfen, daher ist es nicht notwendig, das Protokoll in diesem Stadium zu exportieren.

1. Klicken Sie auf "Protokoll als PDF", "Protokoll-PDF generieren",
2. Wählen Sie die Agendapunkte aus, die in das Protokoll aufgenommen werden sollen,
3. Laden Sie das PDF herunter.

Wie können Sie Kopf- und Fußzeilen in Ihren PDF-Protokollen anpassen?

Sie können Kopf- und Fußzeilen direkt in den PDF-Dateien Ihrer Sitzungsprotokolle ändern: Sie können Logos hinzufügen, bestimmte Informationen einfügen oder sich an die Markenrichtlinien Ihres Unternehmens halten.

Sie können die Kopf- und Fußzeilen in der Protokollsektion unter der Schaltfläche PDF Layout anpassen.

Wenn Sie den gewünschten Text, das Format und die Bilder hinzugefügt haben, vergessen Sie nicht, sie zu speichern.

Versenden des Protokolls zur Unterschrift

Wenn Sie das Protokoll zur Unterschrift senden müssen, können Sie es über die Option "Zur Unterschrift senden" anfordern. Beachten Sie, dass der Signiervorgang weitere Publikationsvorgänge blockiert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das Protokoll an alle Benutzer publizieren, bevor Sie den Signiervorgang starten! (Auch nach Abschluss des Signierens ist es nicht möglich, den Personenkreis, an den Sie publizieren, zu ändern). Dadurch wird ein Workflow mit mehreren Schritten gestartet:

• Agendapunkt auswählen -wählen Sie die Agendapunkte aus, die in das Protokoll aufgenommen werden sollen. Normalerweise sind alle Agendapunkte ausgewählt, wodurch das Protokoll für den gesamten Inhalt der Sitzung erstellt wird. Sie können jedoch die Auswahl eines beliebigen Punktes aufheben, sodass nur die ausgewählten Agendapunkte in das Protokoll aufgenommen werden.
• Unterzeichner hinzufügen -legen Sie fest, wer das Protokoll unterzeichnen muss. Aus der Liste der Teilnehmer können Sie die Mitglieder auswählen, die unterschreiben sollen.
• Dokument vorbereiten -Wenn Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, generiert das System die PDF-Datei des Protokolls mit den Platzhaltern für die Unterschriften, um die Unterschriften zu erhalten.
• Fertigstellen und senden -Fordern Sie die Unterschriften an. Geben Sie zusätzliche Informationen zur Anforderung an, wie das Fälligkeitsdatum und die Nachricht, die an die Unterzeichner gesendet werden soll. Zu diesem Zeitpunkt können Sie bereits das generierte PDF herunterladen, allerdings noch ohne Unterschriften.

Sobald der Antrag abgeschickt ist, erhalten die Unterzeichner eine E-Mail mit der Aufforderung, das PDF des Protokolls zu unterzeichnen. Diese E-Mail enthält einen Link zu der Stelle, an der die Unterschrift geleistet werden kann. Wenn die Unterzeichner auf den Link in der E-Mail klicken, werden sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der die PDF-Datei angezeigt wird und die Unterschrift geleistet werden kann. Wenn der Benutzer noch nicht authentifiziert ist, wird er vor dem Zugriff auf die PDF-Datei zur Authentifizierung aufgefordert. Sobald das PDF des Protokolls vorliegt, können die Mitglieder es unter Verwendung einer neuen Unterschriftenzeichnung oder unter Wiederverwendung der zuletzt verwendeten unterzeichnen.

Während des Prozesses kann der Bearbeiter den Fortschritt der Unterschriften auf derselben Seite verfolgen, auf der er die Anforderung von Unterschriften gestartet hat. Dort hat er Zugang zu einer Seite, auf der er überprüfen kann, wer bereits unterschrieben hat und wer noch nicht unterschrieben hat.

Unterschriften hochladen

Nachdem die Teilnehmer aufgefordert wurden, die PDF-Datei des Protokolls zu unterzeichnen, erhalten sie eine E-Mail mit einem Link zum Unterzeichnen des Dokuments. Öffnen Sie den Link, und klicken Sie auf die Unterschrift.

Die Funktion zum Hochladen der Unterschrift bietet Ihnen 3 Möglichkeiten:

• Sie können Ihre Unterschrift zeichnen,
• Sie können ein Bild hochladen, das als Unterschrift verwendet werden soll,
• Sie können Ihren Namen eingeben und einen Stil mit einer anderen Schriftart verwenden.

Welche Art von Signatur verwenden wir?

Wir unterstützen die Unterzeichnung von Sitzungsprotokollen mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur. Diese Art von Unterschrift muss:

• Eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden und in der Lage sein, den Unterzeichner zu identifizieren.
• Sie muss so erstellt werden, dass der Unterzeichner die alleinige Kontrolle behalten kann.
• Mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft sein, dass jede nachträgliche Änderung der Daten erkennbar ist.

Dies erfolgt in unserem Verfahren durch:

• Aufzeichnung des Namens, des Logins und des Zeitstempels des Benutzers und des Zeitpunkts, zu dem die Unterschrift geleistet wurde, in der PDF-Datei.
• Der Benutzer muss sich in der Anwendung authentifizieren, um das Protokoll unterschreiben zu können, und niemand kann es in seinem Namen unterschreiben.
• Nachdem der Benutzer die Unterzeichnung bestätigt hat, wenden wir ein Sherpany-Zertifikat an, das als Siegel fungiert und ungültig wird, wenn das Dokument manipuliert wird.

Wie verfolgt man Änderungen in den Protokollen?

Sie können alle Änderungen verfolgen:

Wie kann man auf den Versionsverlauf zugreifen?

1. Gehen Sie zur Schaltfläche "Protokolle"
2. Klicken Sie auf den "Versionsverlauf" (oben rechts)
3. Sie gelangen in einen Schreibgeschützen Modus, der auf den Inhaltsvergleich fokussiert ist.

Wie benutzt man es?

1. Wählen Sie einen Agendapunkt: Die Versionsübersicht erscheint
2. Klicken Sie auf eine Version, und Sie sehen:

   Grün für hinzugefügte Inhalte, und Rot für entfernte Inhalte

3. Klicken Sie auf das Symbol ❌ in der Seitenleiste, um die Historienansicht zu verlassen und zur Bearbeitung zurückzukehren

Was wird verfolgt?

• Text Änderungen (hinzufügen/löschen)
• Formatierungsänderungen
• Bildänderungen
• Statusänderungen (publiziert)

Wann wird die neue Version erstellt?

• Wenn ein Benutzer etwas bearbeitet und länger als <30 minutes inaktiv ist, wird die Version gespeichert
• Wenn ein anderer Benutzer Änderungen vornimmt, wird die Version sofort gespeichert