Protokolle erstellen & verwalten

Wie erstellt man ein Protokoll in Sherpany?

Eine Protokollvorlage wird in Sherpany automatisch auf der Grundlage Ihrer Agenda erstellt. Sie finden diese auf der dritten Registerkarte Ihrer Sitzung.

Anwesenheit

Bei der Erstellung des Protokolls setzen Sie zunächst für jeden Teilnehmer der Sitzung den Status bezüglich der Anwesenheit. Die folgenden Optionen für den Status sind verfügbar:

• Anwesend -der Teilnehmer war bei der Sitzung physisch anwesend
• Remote -der Teilnehmer war bei der Sitzung aus der Ferne anwesend
• Entschuldigt -der Teilnehmer war für die Sitzung entschuldigt
• Abwesend -der Teilnehmer war bei der Sitzung (unentschuldigt) abwesend

Standardmässig hat jeder Teilnehmer den Status "Anwesend". Klicken Sie auf den Status eines bestimmten Teilnehmers, um ihn zu ändern.

Das Protokoll

Fügen Sie das Protokoll einfach zu jedem Tagesordnungspunkt hinzu und verwenden Sie die Formatierungsoptionen, die im nächsten Abschnitt erläutert werden. Neben dem Text für das Protokoll können auch Beschlüsse, Aufgaben und Dokumente zu jedem Tagesordnungspunkt hinzugefügt werden.

• Beschlüsse haben ein Überprüfungsdatum und der Status kann von "offen" in "Überprüfung" geändert werden.
• Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum, und der Status kann von "offen" in "erledigt" geändert werden.
• Dokumente können aus der Tagesordnung in das Protokoll eingefügt werden, indem das Kästchen aktiviert oder deaktiviert wird: Wenn es aktiviert ist, wird auf jeden Tagesordnungspunkt, dem das Dokument entspricht, im Protokollabschnitt verwiesen, wobei dieselbe Hierarchie wie in der Tagesordnung der Sitzung eingehalten wird. Das Dokument folgt der gleichen Logik der Sicherheitsstufe wie im Sitzungsbuch.

Optionen für die Formatierung

Die Erstellung von Sitzungsprotokollen ist ein wesentlicher Aspekt Ihres Sitzungsablaufs. Es ist wichtig zu betonen, dass diese Protokolle angepasst und verfeinert werden können, um ihre Klarheit und Effektivität zu verbessern und eine dynamischere und intuitivere Textbearbeitung zu gewährleisten.

In Ihrem Protokollbereich können Sie:

• Fett 
• Kursiv
• Auflistung
• Kopfzeilen hinzufügen
• Unterstreichen
• Hervorheben
• Ausrichten - Ausrichten des Textes nach links, mittig oder rechts
• Einzug hinzufügen
• Bilder hinzufügen (über die Schaltfläche Upload). Zur Information: Die Bilder sollten im JPEG oder PNG Format sein und eine maximale Größe von 100 MB haben.

Wie wird das Protokoll publiziert?

Sobald das Protokoll der Sitzung publiziert ist, kann es entweder ausgewählten Teilnehmern zur Genehmigung oder allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Die Publikationsmöglichkeiten für das Protokoll sind die gleichen wie bei einer Sitzung. Das heisst, das Protokoll kann - wenn gewünscht - selektiv publiziert und genehmigt werden oder sofort für alle Teilnehmer publiziert werden. Ausserdem können Sie die Teilnehmer über die Publizierung des Protokolls benachrichtigen.

Wie man ein Protokoll als PDF erstellt

Sobald das Protokoll publiziert ist, können Sie eine PDF-Version davon erzeugen und/oder es bei Bedarf zur Unterschrift versenden.

Protokoll-PDF generieren

Sie können auswählen, welche Agendapunkte Sie in die PDF-Datei aufnehmen möchten und diese herunterladen.

Best Practice: Wir empfehlen Ihnen, das Protokoll der Sitzung in Sherpany zu überprüfen, daher ist es nicht notwendig, das Protokoll in diesem Stadium zu exportieren.

1. Klicken Sie auf "Protokoll als PDF", "Protokoll-PDF generieren",
2. Wählen Sie die Agendapunkte aus, die in das Protokoll aufgenommen werden sollen,
3. Laden Sie das PDF herunter.

Wie können Sie Kopf- und Fußzeilen in Ihren PDF-Protokollen anpassen?

Sie können Kopf- und Fußzeilen direkt in den PDF-Dateien Ihrer Sitzungsprotokolle ändern: Sie können Logos hinzufügen, bestimmte Informationen einfügen oder sich an die Markenrichtlinien Ihres Unternehmens halten.

Sie können die Kopf- und Fußzeilen in der Protokollsektion unter der Schaltfläche PDF Layout anpassen.

Wenn Sie den gewünschten Text, das Format und die Bilder hinzugefügt haben, vergessen Sie nicht, sie zu speichern.

Versenden des Protokolls zur Unterschrift

Bei Bedarf können Sie den Signaturprozess starten, indem Sie auf "Zur Unterschrift senden" klicken.

Stelle Sie sicher, dass die endgültige Version zuvor für alle Benutzer veröffentlicht wurde, da nach Beginn des Prozesses keine weiteren Änderungen publiziert werden können.

Diese Aktion eröffnet einen mehrstufigen Workflow:

1. Agendapunkt auswählen: Standardmässig sind alle Agendapunkte ausgewählt, aber Sie können einige davon abwählen.
2. Unterzeichner hinzufügen: Wählen Sie aus, welche Sitzungsteilnehmer das Dokument unterzeichnen sollen.
3. PDF generieren: Das System erstellt das Protokoll mit Platzhaltern für Unterschriften.
4. Fertigstellen und senden: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu und senden Sie die Anfrage. Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Unterzeichnen des Dokuments.

Sie können den Status jeder Unterschrift direkt im Reiter Protokoll > Unterschriften verwalten verfolgen.

Wie verfolgt man Änderungen in den Protokollen?

Sie können alle Änderungen verfolgen:

Wie kann man auf den Versionsverlauf zugreifen?

1. Gehen Sie zur Schaltfläche "Protokolle"
2. Klicken Sie auf den "Versionsverlauf" (oben rechts)
3. Sie gelangen in einen Schreibgeschützen Modus, der auf den Inhaltsvergleich fokussiert ist.

Wie benutzt man es?

1. Wählen Sie einen Agendapunkt: Die Versionsübersicht erscheint
2. Klicken Sie auf eine Version, und Sie sehen:

   Grün für hinzugefügte Inhalte, und Rot für entfernte Inhalte

3. Klicken Sie auf das Symbol ❌ in der Seitenleiste, um die Historienansicht zu verlassen und zur Bearbeitung zurückzukehren

Was wird verfolgt?

• Textänderungen (hinzufügen/löschen)
• Formatierungsänderungen
• Bildänderungen
• Statusänderungen (publiziert)

Wann wird die neue Version erstellt?

• Wenn ein Benutzer etwas bearbeitet und länger als <30 Minuten inaktiv ist, wird die Version gespeichert
• Wenn ein anderer Benutzer Änderungen vornimmt, wird die Version sofort gespeichert