In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie Sie Aufgaben oder Beschlüsse erstellen und zuweisen
- Wie man die Aufgaben und Beschlüsse weiterverfolgt
- Wie Sie den Status einer Aufgabe oder eines Beschlusses ändern
- Wie Sie Änderungen an einer Aufgabe oder eines Beschlusses verfolgen
- So importieren Sie eine zuvor erstellte Aufgabe in eine neue Besprechung
Wie kann man eine Aufgabe oder ein Beschluss erstellen und zuweisen?
Während einer Sitzung kann der Vorsitzende während der Protokollführung Aufgaben und Beschlüsse erstellen und zuweisen.
- Wählen Sie im Reiter "Protokoll" einen Agendapunkt aus
- Klicken Sie auf "Beschluss hinzufügen" oder "Aufgabe hinzufügen".
- Füllen Sie die Felder aus: 1. Beschluss; 2. Überprüfungsdatum; 3. Beauftragter/ Beauftragte/ Gruppen (nur für Aufgaben); 4. Speichern.
Wie man die Aufgaben und Beschlüsse weiterverfolgt?
Sie können sich im Reiter "Aufgaben & Beschlüsse" einen Überblick über alle Aufgaben & Beschlüsse in Ihrem Raum verschaffen, um eine bessere Nachverfolgung zu ermöglichen.
Sie können zwischen Aufgaben und Beschlüsse wechseln:
Sie können die Aufgaben & Beschlüsse sortieren nach:
- Fälligkeitsdatum
- Status
Suche nach:
- Beschreibung
Filtern Sie sie nach:
- Gruppen
- Beauftragter
- Status
- Sitzung
- Ist überfällig (ist nur für Aufgaben verfügbar)
- Hat Anmerkungen (ist nur für Aufgaben verfügbar)
Wie kann man den Status einer Aufgabe, oder eines Beschlusses ändern?
Sie können den Status einer Aufgabe oder einem Beschluss in der Übersicht ändern. Klicken Sie auf "Ändern", um den Status zu aktualisieren. Ein neues Fenster wird angezeigt.
Die zweite Möglichkeit, den Status einer Aufgabe oder einem Beschluss zu ändern, besteht darin, dies direkt aus dem Protokoll der Sitzung herauszutun, indem Sie auf das Dropdown-Menü des Status klicken.
Sie können direkt zum zugehörigen Protokoll gehen, indem Sie auf den Namen der Sitzung unterhalb der Aufgabe oder Beschlüsse klicken.
Tipp
Sie können den Empfänger einer Aufgabe jederzeit ändern, auch nach deren Erstellung, indem Sie die Details der entsprechenden Aufgabe öffnen.
Wie kann man Änderungen einer Aufgabe oder Beschluss verfolgen?
Die geteilte Ansicht
Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren Aufgaben und Entscheidungen, mit erweiterter Filterung und der Möglichkeit, das Detail einer Aufgabe auf der Seite zu öffnen und die Details zu bearbeiten.
Um den gesamten Verlauf einer Aufgabe oder einem Beschluss nachzuvollziehen, können Sie auf dem Detailbildschirm ein Aktionsprotokoll der Aufgabe finden.
Hinweis: Wer kann dies sehen?
Nur Aufgaben und Beschlüsse, die mit dem Status "Bereit" veröffentlicht wurden, erscheinen in den Listen, Aufgaben und Beschlüsse, sowohl für Admins/ Editoren als auch für Mitglieder.
Darüber hinaus kann jeder Nutzer alle Aktivitäten einsehen, die ihm persönlich und den Gruppen, denen er angehört, zugewiesen sind. So ist sichergestellt, dass jeder über seine Zuständigkeiten und die für sein Team relevanten Aufgaben informiert bleibt.
So importieren Sie zuvor erstellte Aufgaben in eine neue Besprechung
Um den Status von zugewiesenen Aufgaben aus vergangenen Besprechungen besser verfolgen zu können, haben Sie die Möglichkeit, diese Aufgaben an einen Tagesordnungspunkt einer bevorstehenden Besprechung anzuhängen.
1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Tagesordnung" einen Tagesordnungspunkt aus
2. Klicken Sie auf "Aufgaben importieren". 
3. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie im Rahmen der bevorstehenden Sitzung überprüfen möchten
Sobald die Aufgaben an den Agendapunkt angehängt sind, haben Sie die Möglichkeit, den Status einer Aufgabe zu ändern und eine Bemerkung zu hinterlassen, den Aufgabennamen, den Beauftragten oder das Fälligkeitsdatum zu bearbeiten, falls es Änderungen gibt, und den Verlauf der Aufgabe bei der Überprüfung der vollständigen Details einzusehen
Informationen
Für Aufgaben oder Entscheidungen, die eine schriftliche Aktualisierung mit der letzten Statusänderung enthalten, zeigt Sherpany ein kleines Symbol in der Zeile an, um die Benutzer über Änderungen zu informieren. Dank dieses visuellen Hinweises gewinnen die Benutzer Zeit bei der Überprüfung, welche Aufgaben tatsächlich eine schriftliche Aktualisierung enthalten und welche nicht.
Informationen
Sherpany empfiehlt, Aktionspunkte nach Möglichkeit asynchron im Rahmen der individuellen Sitzungsvorbereitung zu bearbeiten und Aufgaben während der Sitzung nur dann zu besprechen/überprüfen, wenn tatsächlich Diskussionsbedarf besteht.