In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie Sie Aufgaben oder Beschlüsse erstellen und zuweisen
- Wie man die Aufgaben und Beschlüsse weiterverfolgt
- Wie Sie den Status einer Aufgabe oder einer Beschluss ändern
- Wie Sie Änderungen an einer Aufgabe oder einer Beschluss verfolgen
- So importieren Sie eine zuvor erstellte Aufgabe in eine neue Besprechung
Wie kann man eine Aufgabe oder eine Beschluss erstellen und zuweisen?
Während einer Sitzung kann der Vorsitzende während des Protokollführung Aufgaben und Beschlüsse erstellen und zuweisen.
- Wählen Sie im Reiter "Protokoll" einen Agendapunkt aus
- Klicken Sie auf "Beschluss hinzufügen" oder "Aufgabe hinzufügen".
- Füllen Sie die Felder aus: 1. Beschluss; 2. Überprüfungsdatum; 3. Beauftragter/ Beauftragte/ Gruppen (nur für Aufgaben); 4. Speichern.
Wie man die Aufgaben und Beschlüsse weiterverfolgt?
Sie können sich im Reiter "Aufgaben & Beschlüsse" einen Überblick über alle Aufgaben & Beschlüsse in Ihrem Raum verschaffen, um eine bessere Nachverfolgung zu ermöglichen.
Sie können zwischen Aufgaben und Beschlüsse wechseln:
Sie können die Aufgaben & Beschlüsse sortieren nach:
- Fälligkeitsdatum
- Status
Suche nach:
- Beschreibung
Filtern Sie sie nach:
- Gruppen
- Beauftragter
- Status
- Sitzung
- Ist überfällig (ist nur für Aufgaben verfügbar)
- Hat Anmerkungen (ist nur für Aufgaben verfügbar)
Wie kann man den Status einer Aufgabe oder einer Beschluss ändern?
Sie können den Status einer Aufgabe oder einer Beschluss in der Übersicht ändern. Klicken Sie auf ''Ändern", um den Status zu aktualisieren. Ein neues Fenster wird angezeigt.
Die zweite Möglichkeit, den Status einer Aufgabe oder einer Beschluss zu ändern, besteht darin, dies direkt aus dem Protokoll der Sitzung heraus zu tun, indem Sie auf das Dropdown-Menü des Status klicken.
Tipp
Sie können direkt zum zugehörigen Protokoll gehen, indem Sie auf den Namen der Sitzung unterhalb der Aufgabe oder Beschlüsse klicken.
Wie kann man Änderungen einer Aufgabe oder Beschluss verfolgen?
Die geteilte Ansicht
Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren Aufgaben und Entscheidungen, mit erweiterter Filterung und der Möglichkeit, das Detail einer Aufgabe auf der Seite zu öffnen und die Details zu bearbeiten.
Um den gesamten Verlauf einer Aufgabe oder einer Beschluss nachzuvollziehen, können Sie auf dem Detailbildschirm ein Aktionsprotokoll der Aufgabe finden.
Warnung
Nur Aufgaben und Beschlüsse, die im Status "bereit" publiziert wurden, erscheinen in den Aufgaben- und Entscheidungslisten sowohl für Administratoren/Editoren als auch für Mitglieder.
So importieren Sie Zuvor erstellte Aufgaben in eine neue Besprechung
Um den Status von zugewiesenen Aufgaben aus vergangenen Besprechungen besser verfolgen zu können, haben Sie die Möglichkeit, diese Aufgaben an einen Tagesordnungspunkt einer bevorstehenden Besprechung anzuhängen.
1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Tagesordnung" einen Tagesordnungspunkt aus
2. Klicken Sie auf "Aufgaben importieren".
3. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie im Rahmen der bevorstehenden Besprechung überprüfen möchten.
Sobald die Aufgaben an den Tagesordnungspunkt angehängt sind. Sie haben die Möglichkeit
den Status einer Aufgabe zu ändern und eine Bemerkung zu hinterlassen
Informationen
Für Aufgaben oder Entscheidungen, die eine schriftliche Aktualisierung mit der letzten Statusänderung enthalten, zeigt Sherpany ein kleines Symbol in der Zeile an, um die Benutzer über Änderungen zu informieren. Dank dieses visuellen Hinweises gewinnen die Benutzer Zeit bei der Überprüfung, welche Aufgaben tatsächlich eine schriftliche Aktualisierung enthalten und welche nicht.
Den Aufgabennamen, den Beauftragten oder das Fälligkeitsdatum zu bearbeiten, falls es Änderungen gibt
Den Verlauf der Aufgabe einsehen, wenn Sie die vollständigen Details überprüfen
Informationen
Sherpany empfiehlt, Aktionspunkte nach Möglichkeit asynchron im Rahmen der individuellen Sitzungsvorbereitung zu bearbeiten und Aufgaben während der Sitzung nur dann zu besprechen/überprüfen, wenn tatsächlich Diskussionsbedarf besteht.