In questo articolo imparerete:
- Come creare e assegnare un'attività o una decisione,
- Come dare un seguito alle attività e le decisioni,
- Come modificare lo stato di un'attività o di una decisione,
- Come tenere traccia delle modifiche di un'attività o di una decisione,
- Come importare un'attività creata in precedenza in una nuova riunione.
Come creare e assegnare un'attività o una decisione?
Durante una riunione, mentre si redige il verbale, il presidente può creare e assegnare attività e decisioni.
- Nella sezione "Verbale", selezionare un punto all'ordine del giorno.
- Cliccare su "Aggiungere decisione" o "Aggiungere attività".
- Compilare i campi: 1. Decisione; 2. Data di revisione; 3. Assegnatario/Assegnatari/Gruppi (solo per le Attività); 4.Salvare.
Nota: per sapere come assegnare un compito o una decisione a un utente esterno, consultare questo articolo.
Come dare un seguito alle attività e alle decisioni?
È possibile avere una panoramica di tutte le attività e le decisioni nella propria sala per un migliore seguito.
È disponibile nella pagina "Attività e decisioni".
È possibile passare dalle attività alle decisioni:
È possibile ordinare le attività e le decisioni per:
- Scadenza
- Stato
Cercare per:
- Descrizione
Filtrare in base a:
- Gruppi
- Assegnatari
- Stato
- Riunione
- Scaduto (disponibile solo per le attività)
- Contiene commenti (disponibile solo per le attività)
Come modificare lo stato di un'attività o di una decisione?
È possibile modificare lo stato di un'attività o di una decisione dalla panoramica. Cliccare su ''Modificare'' per aggiornare lo stato. Apparirà una nuova finestra di dialogo.
La seconda opzione per modificare lo stato di un'attività o di una decisione è quella di farlo direttamente dal verbale della riunione, cliccando sul menu a tendina dello stato.
È anche possibile accedere direttamente al verbale di appartenenza cliccando sul nome della riunione sotto l'attività o la decisione.
Suggerimento
È sempre possibile cambiare il destinatario di un'attività, anche dopo la sua creazione, aprendo i dettagli dell'attività in questione.
Come monitorare le modifiche di un'attività o di una decisione?
La vista divisa
Qui si trova un elenco delle Attività e delle Decisioni disponibili, con filtri estesi e la possibilità di aprire il dettaglio di una di esse, con la possibilità di modificarne i dettagli.
Per comprendere la storia completa di un'attività o di una decisione, è possibile trovare il registro dell'attività nella schermata dei dettagli.
Nota: chi vede cosa?
Solo le attività e le decisioni pubblicate con lo stato "Pronto" appariranno negli elenchi "Attività e Decisioni", sia per gli amministratori/editori che per i membri.
Inoltre, ogni utente può visualizzare tutte le attività assegnate personalmente a lui/lei, così come quelle assegnate ai gruppi di cui fa parte. Questo garantisce che tutti rimangano informati sulle proprie responsabilità e sui compiti rilevanti per i rispettivi team.
Come importare attività create in precedenza in una nuova riunione
Per monitorare meglio lo stato delle attività assegnate durante le riunioni precedenti, è possibile allegare tali attività a un punto dell'ordine del giorno di una riunione successiva.
1. Nella sezione "Ordine del giorno", selezionare un punto dell'ordine del giorno.
2. Cliccare su "Importazione attività".
3. Seleziona le attività che desideri rivedere durante la prossima riunione.
Una volta che le attività sono state collegate al punto all’ordine del giorno, hai la possibilità di modificare lo stato di un’attività e lasciare un commento, modificare il nome dell’attività, l’assegnatario o la data di scadenza in caso di cambiamenti, e visualizzare la cronologia dell’attività accedendo ai dettagli completi.
Informazione
Per le attività o le decisioni che contengono un aggiornamento scritto con l'ultima modifica di stato, Sherpany visualizzerà una piccola icona sulla riga per informare gli utenti delle modifiche. Grazie a questo suggerimento visivo, gli utenti non dovranno perdere tempo a controllare quali attività contengono effettivamente un aggiornamento scritto e quali no.
Suggerimento
Sherpany consiglia di seguire i passi da compiere, quando possibile, in modo asincrono, come parte della preparazione della riunione individuale, e di discutere/rivedere le attività solo durante il corso della riunione, quando c'è effettivamente bisogno di discuterne.