In questo articolo imparerete:
- Come creare e assegnare un'attività o una decisione,
- Come dare un seguito alle attività e le decisioni,
- Come modificare lo stato di un'attività o di una decisione,
- Come tenere traccia delle modifiche di un'attività o di una decisione,
- Come importare un'attività creata in precedenza in una nuova riunione.
Come creare e assegnare un'attività o una decisione?
Durante una riunione, mentre si redige il verbale, il presidente può creare e assegnare attività e decisioni.
- Nella sezione "Verbale", selezionare un punto all'ordine del giorno.
- Cliccare su "Aggiungere decisione" o "Aggiungere attività".
- Compilare i campi: 1. Decisione; 2. Data di revisione; 3. Assegnatario/Assegnatari/Gruppi (solo per le Attività); 4.Salvare.
Nota: per sapere come assegnare un compito o una decisione a un utente esterno, consultare questo articolo.
Come dare un seguito alle attività e alle decisioni?
È possibile avere una panoramica di tutte le attività e le decisioni nella propria sala per un migliore seguito.
È disponibile nella pagina "Attività e decisioni".
È possibile passare dalle attività alle decisioni:
È possibile ordinare le attività e le decisioni per:
- Scadenza
- Stato
Cercare per:
- Descrizione
Filtrare in base a:
- Gruppi
- Assegnatari
- Stato
- Riunione
- Scaduto (disponibile solo per le attività)
- Contiene commenti (disponibile solo per le attività)
Come modificare lo stato di un'attività o di una decisione?
È possibile modificare lo stato di un'attività o di una decisione dalla panoramica. Cliccare su ''Modificare'' per aggiornare lo stato. Apparirà una nuova finestra di dialogo.
La seconda opzione per modificare lo stato di un'attività o di una decisione è quella di farlo direttamente dal verbale della riunione, cliccando sul menu a tendina dello stato.
Suggerimento
È possibile accedere direttamente al verbale di appartenenza cliccando sul nome della riunione sotto l'attività o la decisione.
Come monitorare le modifiche di un'attività o di una decisione?
La vista divisa
Qui si trova un elenco delle Attività e delle Decisioni disponibili, con filtri estesi e la possibilità di aprire il dettaglio di una di esse, con la possibilità di modificarne i dettagli.
Per comprendere la storia completa di un'attività o di una decisione, è possibile trovare il registro dell'attività nella schermata dei dettagli.
Attenzione
Solo le attività e le decisioni che sono state pubblicate con lo stato "pronto" appariranno negli elenchi delle attività e delle decisioni sia per gli amministratori/editori che per i membri.
Come importare attività create in precedenza in una nuova riunione
Per monitorare meglio lo stato delle attività assegnate durante le riunioni precedenti, è possibile allegare tali attività a un punto dell'ordine del giorno di una riunione successiva.
1. Nella sezione "Ordine del giorno", selezionare un punto dell'ordine del giorno.
2. Cliccare su "Importazione attività".
3. Selezionare i compiti che si desidera rivedere come parte della prossima riunione.
Una volta che le attività sono allegate alla voce dell'ordine del giorno, è possibile modificare lo stato di un'attività e lasciare un commento.
Informazione
Per le attività o le decisioni che contengono un aggiornamento scritto con l'ultima modifica di stato, Sherpany visualizzerà una piccola icona sulla riga per informare gli utenti delle modifiche. Grazie a questo suggerimento visivo, gli utenti non dovranno perdere tempo a controllare quali attività contengono effettivamente un aggiornamento scritto e quali no.
Modificare il nome dell'attività, l'assegnatario o la data di revisione in caso di modifiche.
Visualizzare la cronologia dell'attività quando si controllano i dettagli completi
Suggerimento
Sherpany consiglia di seguire i passi da compiere, quando possibile, in modo asincrono, come parte della preparazione della riunione individuale, e di discutere/rivedere le attività solo durante il corso della riunione, quando c'è effettivamente bisogno di discuterne.