Come funziona il processo di firma?

Come inviare il verbale per la firma?

Quando il verbale deve essere firmato, è possibile avviare il processo di firma cliccando su Inviare per la firma. 

Assicurarsi che la versione finale sia stata pubblicata per tutti gli utenti in precedenza, poiché non sarà più possibile apportare modifiche alla pubblicazione una volta avviato il processo.

Questa azione apre un flusso di lavoro a più fasi:

1. Preparare il verbale in modalità Modifica: andare nella scheda Verbale in modalità Modifica e cliccare su Richiedere firme.
2. Selezionare i punti dell’ordine del giorno: scegliere quali punti devono essere inclusi nel verbale PDF. Questa selezione sostituisce le autorizzazioni della scheda Ordine del giorno.
3. Selezionare i firmatari: scegliere chi deve firmare il documento. È possibile selezionare solo gli utenti che hanno accesso alla riunione.
4. Impostare una data di scadenza e un messaggio facoltativo: definire una scadenza e, se necessario, aggiungere un messaggio personalizzato per i firmatari.
5. Scegliere il tipo di firma: è possibile scegliere tra il metodo integrato di Sherpany e Docusign (questa opzione appare solo nelle sale in cui la funzione è abilitata).
6. Richiedere firme: cliccare sul pulsante Richiedere firme. Se è stata selezionata l’opzione "Firmare con DocuSign", si aprirà una nuova scheda per accedere al proprio account DocuSign, altrimenti la richiesta sarà completata.

7. Monitorare le firme: nella sezione Gestire firme della scheda Verbale, verificare lo stato e l’orario per ciascun utente.

Quali tipi di firma sono disponibili?

Sherpany offre la possibilità di firmare il verbale PDF con i seguenti metodi:

• AES (Firma elettronica avanzata): utilizzata per impostazione predefinita nel metodo di firma attuale di Sherpany.

• QES (Firma elettronica qualificata): rappresenta il più alto standard nell’UE, legalmente equivalente a una firma autografa.

Docusign supporta entrambi i tipi, a seconda della verifica dell’identità del firmatario e della configurazione del cliente.

Cosa succede per i firmatari?

Se è stata selezionata l’opzione “Firmare con Sherpany”, i firmatari riceveranno un’e-mail con un link per firmare il documento in Sherpany. Dopo aver cliccato su Rivedere e firmare:

• Si verrà reindirizzati al documento per il quale è stata richiesta la firma.
• Nell’angolo in alto a destra si troverà il pulsante Firmare.
• È possibile scegliere tra una firma esistente o aggiungerne una nuova selezionando:
  • Disegnare la propria firma,
  • Caricare un’immagine,
  • Digitare il proprio nome.
• Dopo la firma, nell’angolo in alto a destra apparirà un nuovo pulsante. Cliccare su Completare la firma per concludere il processo.

Se è stata selezionata l’opzione Firmare con Docusign, consultare l’articolo dedicato per saperne di più sul processo di firma con l’integrazione Docusign.