In diesem Artikel erfahren Sie :
- Was ist der Topic Hub,
- Warum der Topic Hub,
- Wie lassen sich Berechtigungen kontrollieren.
Was ist der Topic Hub?
Der Topic Hub ermöglicht es Ihnen, Ihre kurz- und langfristige Themenplanung direkt in Sherpany vorzunehmen.
Statt umständliche Word- oder Excellisten zu führen, sammeln und verwalten Sie ihre und die Themen anderer Sitzungsteilnehmer oder Antragsstellenden direkt in Sherpany.
Vom Topic Hub aus können Sie die Themen dann ganz einfach in die gewünschten Sitzungen schieben und damit auf die Agenda setzen.
Warum der Topic Hub?
Der Topic Hub hilft Ihnen dabei, exzellente Sitzungen abzuhalten. Die Funktion verbessert Ihr Sitzungs-Management durch:
- Sammeln von Beiträgen/Themen für kommende Sitzungen (über das ganze Jahr hinweg),
- Mitwirkung bei der Erstellung der Agendapunkte,
- Priorisierung der Agendapunkte,
- Planung von Agendapunkten in Sitzungen,
- Zusammenhänge zwischen Sitzungen, Tagesordnungspunkten, Aufgaben und Entscheidungen sichtbar machen.
Die Beantragung von Agendapunkten in Sherpany ermöglicht es Ihnen, Agendapunkte vorzuschlagen, die dann direkt in der Anwendung in eine Agenda aufgenommen werden können.
Für die Organisatoren der Sitzungen bedeutet es das:
- Anfragen automatisch zentral und strukturiert gespeichert werden,
- Vorschläge leichter zu überprüfen sind (nach mehr Information nachfragen, Sitzungen annehmen oder ablehnen, in Sitzungen einplanen, etc.)
Um den Prozess zu vereinfachen, können Antragsteller einem Thema direkt bei der Erstellung Benutzer und Gäste zuweisen. Dies ist besonders hilfreich bei großen Besprechungen, bei denen es schwierig sein kann, zu verfolgen, wer an welchem Agendapunkt teilnehmen soll.
Wie lassen sich Berechtigungen kontrollieren?
Editoren (oder Benutzer mit Zugriff auf alle Inhalte) können die Themen und die zugewiesenen Benutzer verwalten.
Um die Berechtigungen auf Gruppenebene zu kontrollieren, haben wir dieses Konzept eingeführt:
- Anfordernde Gruppe: Wo die Themen eingereicht werden
- Zugewiesene Gruppe: Zuständige Gruppe für die Überprüfung/Planung der Themen
Anforderer können Benutzer und Gäste direkt ein Thema im Topic Hub zuordnen. Das System unterscheidet auf der Anfrageebene zwischen Teilnehmern und Zuschauern. Wenn ein Thema für eine Besprechung vorgesehen ist:
- werden Benutzer, die schon in der Sitzung sind, Zugriff auf die Themen haben,
- werden Benutzer, die noch nicht in der Sitzung sind, als Gast hinzugefügt, mit Zugriff auf ein spezifisches Thema,
- wird das Teilnehmerkennzeichen gesetzt, wenn der Anforderer angegeben hat, dass der Benutzer ein Teilnehmer ist.
Dies vermeidet unnötige Zugriffe und ermöglicht ein präzises Teilnehmermanagement von Anfang an.
Zusammengefasst, wenn eine Anfrage geplant ist:
| Regel | Ergebnis |
|---|---|
| Benutzer ist noch nicht in der Sitzung | Einen Gast hinzugefügt |
| Benutzter ist schon in der Sitzung | Erhält Zugriff auf die neuen Agendapunkte |
| Gast ist schon in der Sitzung | Keinen Zugriff auf die neuen Agendapunkte |
| Benutzer mit Teilzugang | Erhält Zugriff auf die neuen Agendapunkte |
| Inaktiver Benutzer | Wird bei der Terminplanung ignoriert |
| Benutzer aus allen Themen entfernt | Entfernt, ausser sie gehören zu einer Gruppe, die mit der Sitzung verbunden ist |
Information
Derzeit ist der Topic Hub nur in der Webanwendung verfügbar.