Dans cet article, vous allez apprendre :
- Quelles sont les règles générales de visibilité,
- Comment fonctionne la visibilité sur les réunions, les points de l'ordre du jour, les documents, les tâches et les décisions pour les utilisateurs réguliers,
- Comment cela fonctionne pour les utilisateurs avec des autorisations partielles.
Règles générales de visibilité
Dans Sherpany, la visibilité est strictement gérée par les autorisations et les invitations. Les utilisateurs ne peuvent voir que ce à quoi ils ont été autorisés par les créateurs de réunion ou les administrateurs. Cet accès peut être modifié à tout moment par les personnes disposant des droits appropriés.
Les utilisateurs ayant « accès à tout le contenu » ou les rôles « Utilisateur + Gestion des utilisateurs » et « Utilisateur + Gestion des groupes » peuvent généralement voir le plus de contenu dans leur salle, tandis que les utilisateurs réguliers, assistants et invités ont un accès plus restreint, selon leur rôle.
Pour information
Les administrateurs de l'organisation (Super Admin) peuvent gérer l'application Sherpany au niveau de l'organisation. Ils ont un accès complet à la gestion des utilisateurs et aux rapports, mais aucun accès aux salles individuelles ni à leur contenu (réunions, documents, etc.).
Visibilité des Réunions, Documents, Tâches et Décisions pour les utilisateurs réguliers (ou participants)
Les utilisateurs réguliers, les utilisateurs restreints et les invités ne voient que le contenu qui leur est partagé ou attribué.
- Réunions - Les utilisateurs n'ont accès qu'aux réunions pour lesquelles ils ont été explicitement invités.
- Points de l'ordre du jour - L'accès est lié à l'invitation à la réunion. Si un utilisateur est invité à une réunion, il peut voir tous les points de l'ordre du jour, sauf en cas de restrictions spécifiques.
Trouvez plus d'informations ici sur comment gérer les points de l'ordre du jour et les permissions (exclusions).
- Documents dans la Bibliothèque - Les utilisateurs n'ont accès qu'aux documents partagés avec eux individuellement ou via leur groupe.
- Tâches et Décisions - Les utilisateurs peuvent voir celles qu'ils ont créées ainsi que celles qui leur sont assignées personnellement ou à leurs groupes.
Information
- Les assistants ont le même accès en lecture que la personne qu'ils assistent.
- Les utilisateurs avec une Licence Invité, étant externes, peuvent accéder aux réunions et aux points de l'ordre du jour pour lesquels ils ont été explicitement invités, et soumettre des sujets dans le Topic Hub, mais ils n'ont pas accès à la Bibliothèque.
Visibilité des Réunions, Documents, Tâches et Décisions pour les utilisateurs avec des permissions partielles
Certains utilisateurs ont des autorisations supplémentaires qui leur permettent de gérer d'autres utilisateurs, des groupes et des réunions. Cependant, il est important de noter que leur visibilité sur les réunions, les points de l'ordre du jour et les documents reste contrôlée par les paramètres de la salle et les autorisations qu'ils reçoivent de leurs administrateurs.
Par défaut, ces rôles peuvent faire plus, mais ils n'ont pas automatiquement accès à tout — ils doivent recevoir une autorisation comme tout autre utilisateur.
Utilisateur + Gestion des utilisateurs - Cet utilisateur peut :
- Créer de nouveaux utilisateurs et modifier les utilisateurs existants dans la salle,
- Créer de nouveaux groupes et modifier tous les groupes,
- Créer de nouvelles réunions (selon le modèle de salle : open ou closed),
- Ajouter et partager des documents dans la Bibliothèque.
❌ Cependant, leur visibilité est limitée :
- Ils ne voient que les réunions auxquelles ils sont invités,
- Ils n'ont accès qu'aux documents partagés avec eux,
- Ils ne peuvent pas modifier les réunions ou les documents auxquels ils n'ont pas accès.
Utilisateur + Gestion des groupes - Cet utilisateur peut :
- Créer de nouveaux groupes,
- Modifier les groupes pour lesquels ils sont désignés comme « Gestionnaire de groupe »,
- Créer de nouvelles réunions (selon le modèle de salle : open ou closed),
- Inviter des participants aux réunions qu'ils créent,
- Ajouter et partager des documents dans la Bibliothèque.
❌ Cependant, ils :
- N'ont accès qu'aux réunions auxquelles ils sont invités,
- Ne voient que les documents partagés avec eux, soit directement, soit via leur groupe,
- Ne peuvent pas modifier les réunions ou les documents pour lesquels ils n'ont pas d'autorisation,
- Leur autorisation de gestion de groupe leur permet de structurer les groupes et la participation, mais pas d'accéder à plus de contenu automatiquement.