Dans cet article, vous allez apprendre,
- Qu'est-ce qu'une organisation, une salle, un groupe,
- Qu'est-ce qu'un modèle de permission Open Model ou Closed Model,
- Les différents rôles disponibles pour chaque modèle,
- Les fonctionnalités disponibles pour chaque rôle.
Qu'est-ce qu'une organisation, une salle, un groupe ?
- Une organisation est en fait le client de Sherpany, l'entreprise qui a signé un contrat avec Sherpany. Une organisation peut avoir plusieurs espaces.
- Une salle est un espace autonome séparé dans la base de données. Une salle comprend les réunions, les documents, la bibliothèque, les tâches et les décisions, la gestion des groupes et des utilisateurs. Les données ne peuvent pas être partagées entre les salles. Toutefois, un utilisateur peut faire partie de plusieurs salles.
Un groupe se compose d'un ou de plusieurs utilisateurs au sein d'une même salle et possède un nom, une couleur et un maximum de trois initiales. Comparables à une liste de distribution dans une application de courrier électronique, les groupes permettent de définir de manière plus efficace et plus sûre un certain nombre d'utilisateurs, par exemple les participants à une réunion.
Qu'est-ce qu'un modèle de permission Open ou Closed ?
Dans le cadre de la fonctionnalité "Rôles et autorisations", nous proposons deux modèles d'autorisations distincts : l'"Open Model" et le "Closed Model". Ces modèles offrent différentes approches de la gestion des autorisations de réunion en fonction de vos besoins et de vos préférences.
Veuillez consulter ici des informations plus détaillées sur les fonctionnalités et les recommandations pour chaque modèle.
Les différents rôles disponibles pour chaque modèle
- Utilisateur avec des autorisations restreintes
- Utilisateur
- Assistant
- Utilisateur + Gestion des groupes
- Utilisateur + Gestion des utilisateurs
- Utilisateur + Gestion des utilisateurs + accès à tous les contenus
- Rapports d'organisation + Gestion des groupes + Gestion des utilisateurs
- Licence pour les visiteurs
Utilisateurs restreints
(Abréviation Interne : URP)
- Ont accès aux réunions auxquelles ils ont été invités,
- Ont accès aux documents de la bibliothèque qui ont été partagés avec eux,
- Ne peuvent pas créer ou modifier des réunions.
Utilisateurs
- Peuvent créer de nouvelles réunions
- pour tous les groupes du modèle ouvert,
- uniquement pour leurs groupes dans le modèle fermé,
- Peuvent utiliser toutes les fonctionnalités de réunion telles que la publication et la notification,
- Peuvent télécharger et partager des documents dans la bibliothèque,
- Peuvent accéder aux réunions auxquelles ils ont été invités,
- Peuvent accéder aux documents de la bibliothèque qui ont été partagés avec eux.
Utilisateurs + Gestion des groupes
(Abréviation Interne : UMG)
Cette personne peut faire tout ce qu'un utilisateur peut faire en plus de :
- Modifier les groupes auxquels ils sont affectés en tant que "gestionnaires de groupe",
- Créer de nouveaux groupes.
Utilisateurs + Gestion des utilisateurs
(Abréviation Interne : UUM)
Cette personne peut faire tout ce qu'un utilisateur peut faire en plus de :
- Créer de nouveaux utilisateurs et modifier les utilisateurs existants,
- Créer de nouveaux groupes et modifier tous les groupes.
Utilisateurs + Gestion des utilisateurs + accès à tout le contenu
(Abréviation Interne : UUM+)
Cette personne peut faire tout ce qu'un utilisateur peut faire en plus de :
- Modifier toutes les réunions dans cette salle,
- Éditer toutes les demandes de Topic Hub dans cette salle,
- Éditer tous les documents dans cette salle.
Administrateur de l'organisation + Gestion des groupes + Gestion des utilisateurs
(En interne appelé : Super Admin)
Peut gérer l'application au niveau de l'organisation, y compris les utilisateurs et les rapports. Il n'a par contre, pas d'accès aux pièces individuelles.
Assistant
Cette personne peut faire tout ce que la personne assistée peut faire, mais elle n'a toujours accès qu'au mode d'affichage des participants de Sherpany.
Par exemple, pour l'instant, les assistants ne peuvent PAS modifier les réunions au nom de la personne assistée.
Licence pour les visiteurs
Le titulaire d'une licence visiteur sera toujours indiqué comme visiteur dans tous les documents de la réunion, y compris les PDF. Le titulaire d'une licence visiteur
- Peut accéder aux réunions et aux points de l'ordre du jour auxquels il a été invité,
- Peut accéder au Topic Hub et soumettre des sujets,
- Ne peut pas accéder à la bibliothèque,
- Ne peut pas créer ou modifier des réunions