Dans cet article, vous allez apprendre :
- Qu'est-ce que la fonction d'indicateur de pré-lecture,
- Comment utiliser la fonction d'indicateur de pré-lecture en tant qu'organisateur,
- Comment utiliser la fonction d'indicateur de pré-lecture en tant que participant,
- Comment paramétrer cette fonction par défaut,
- Qui a accès à cette fonction.
Qu'est-ce que l'indicateur de pré-lecture ?
La préparation est la clé d'une excellente réunion. Des participants bien préparés, qui ont étudié attentivement les documents de la réunion à l'avance, contribuent de manière significative à des discussions plus harmonieuses et à une prise de décision plus efficace au cours des réunions. Cependant, pour les dirigeants très occupés qui jonglent avec de multiples réunions et responsabilités, il peut être difficile de trouver du temps pour une préparation minutieuse.
Notre fonction d'indicateur de pré-lecture résout ce problème en fournissant des données claires sur les documents qui nécessitent une préparation et ceux qui n'en nécessitent pas, permettant ainsi aux participants d'allouer leur temps de préparation de manière plus efficace.
Comment utiliser la fonction d'indicateur de pré-lecture en tant qu'organisateur de la réunion ?
Marquer un document comme "nécessitant une lecture préalable", "présenté en réunion" ou "option de lecture".
En tant qu'organisateur de réunion, vous pouvez désormais marquer chaque document joint comme un point de l'ordre du jour, ce qui vous permet d'indiquer si un document doit être lu au préalable, s'il sera présenté pendant la réunion ou s'il s'agit d'un document à lecture facultative pour les participants qui souhaiteraient obtenir des informations supplémentaires sur le sujet.
Voici comment procéder :
- Passez en mode édition,
- Sélectionnez un document attaché à votre point de l'ordre du jour,
- Vous trouverez un indicateur (icône sur la ligne du document) pour les documents qui nécessitent une pré-lecture pendant la préparation de la réunion, sont présentées lors de la réunion ou sont de lecture facultative.
- Vous pouvez éditer chaque document et définir les attentes en matière de préparation.
Comment utiliser la fonction d'indicateur de pré-lecture en tant que participant à la réunion ?
Du côté des participants, les documents nécessitant une pré-lecture (les autres attentes en matière de préparation fournissent une étiquette grise) sont marqués d'une étiquette jaune, ce qui permet d'identifier facilement les documents sur lesquels se concentrer.
Veuillez noter que le niveau de préparation ne prend en compte que les documents marqués comme "nécessitant une pré-lecture" pour l'indication des documents manquants et le pourcentage de complétude. Pour être considérés comme pleinement préparés, les participants doivent explicitement marquer les documents comme lus — il ne suffit pas de les ouvrir.
Comment configurer cette fonction dans les paramètres automatiques ?
En tant qu'organisateur de réunion, vous avez la possibilité de personnaliser les paramètres par défaut pour tous les nouveaux documents que vous téléchargez dans l'ordre du jour de la réunion. Pour configurer les paramètres par défaut des documents, suivez ces étapes simples :
- Allez dans vos paramètres,
- Sélectionnez "Paramètres de réunion",
- Choisissez "Pré-lecture du document de réunion".
Grâce à la fonction de pré-lecture des documents de réunion, vous pouvez définir les paramètres par défaut de tout document que vous téléchargez dans une réunion. Ces paramètres personnalisés s'appliqueront à toutes vos futures réunions, quelle que soit la salle à laquelle vous avez accès.
Qui a accès à cette fonctionnalité ?
Cette fonction est actuellement disponible en accès anticipé, exclusivement pour les pionniers de Sherpany. Bien que l'accès soit principalement accordé aux organisateurs de réunions, tous les participants aux réunions respectives peuvent bénéficier pleinement de la fonction de drapeau de pré-lecture, quel que soit leur statut de Pionnier.