Dans cet article, vous allez apprendre :
- De quoi s'agit-il ?
- Qui peut utiliser cette fonctionnalité,
- Comment configurer les points de l'ordre du jour générés automatiquement,
- À propos du mode d'Introduction suggéré,
- À propos du mode d'Introduction automatique,
- Comment supprimer une question générée en automatique,
- Comment cloner des réunions avec des questions générées en automatiques.
Pour donner le bon ton aux réunions, il faut d'abord mettre en place un processus d'enregistrement transparent. Pour en savoir plus, regardez cette vidéo.
La fonction de création d'Introduction facile aide l'organisateur de la réunion en automatisant le processus de d'Introduction dans la réunion, en fournissant des instructions complètes aux participants et en suggérant une question aléatoire.
Ainsi, les organisateurs de réunions très occupés peuvent efficacement mettre en place des questions d'introduction pertinentes au début de chaque réunion. Cela permet de s'assurer que les participants sont dans le bon état d'esprit, ce qui favorise un meilleur engagement.
La fonction de questions d'introduction est actuellement disponible exclusivement pour les Pionniers de Sherpany, leur permettant d'incorporer des questions générées dans leurs réunions. Cependant, tous les participants qui prennent part à ces réunions ont accès à l'élément de l'ordre du jour relatif à l'introduction. Les questions générées automatiquement ne se distinguent pas des questions créées manuellement.
En tant qu'organisateur de réunion, vous pouvez définir le mode des points de l'ordre du jour générés automatiquement. Vous avez le choix entre trois modes :
- Mode automatique
Ajouter automatiquement une question d'introduction par défaut
- Mode suggestion
Suggérer une question si besoin
- Ne jamais inclure une introduction
Pour activer votre mode favori, procédez comme ceci :
- Cliquez sur l'option "Paramètres" dans le coin supérieur droit de votre compte Sherpany,
- Naviguez jusqu'à "Réglages de la réunion".
- Définissez le comportement des éléments comme vous le souhaitez.
Si vous avez configuré vos paramètres pour "Suggérer une introduction s'il en manque", voici comment cela fonctionne : le système consulte rapidement l'ordre du jour de votre réunion pour vérifier si une question d'introduction y figure déjà. Si c'est le cas, le système affiche une bannière d'avertissement ci-dessous, vous invitant à envisager d'en ajouter une.
En outre, si vous cliquez sur le lien "En savoir plus" dans la bannière jaune, vous aurez accès à des informations supplémentaires. Vous y trouverez notamment une explication des avantages de l'utilisation d'une introduction et la possibilité d'en créer une automatiquement. Vous pouvez également ajuster les paramètres de cette fonction ou même la désactiver en fonction de vos préférences. Vous avez ainsi un contrôle total sur le fonctionnement de l'introduction, ce qui vous permet d'améliorer votre expérience de la réunion.
Pour les utilisateurs configurés sur "Ajouter automatiquement une introduction par défaut", voici comment cela fonctionne :
Le système insère automatiquement un point de l'ordre du jour qui correspond à l'introduction pour vous faciliter la tâche. Vous avez la possibilité de la modifier ou de la supprimer si elle ne correspond pas à vos préférences ou aux exigences de la réunione en question.
Après avoir supprimé une introduction trois fois, vous verrez apparaître l'option de retrait, commodément située en bas de l'écran, comme le montre la capture d'écran ci-dessous. Cette option permet de mettre à jour les paramètres en fonction de vos préférences.
Lorsque vous clonez une réunion qui comprend déjà une introduction, voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :
- La nouvelle réunion reproduira exactement l'introduction originale, y compris le texte et la question. Aucune modification ne sera apportée.
- La suppression de l'introduction dans la nouvelle réunion ne déclenchera pas de nouvelle boîte de dialogue de confirmation. Le processus de confirmation standard sera utilisé.
- Cette approche est adoptée pour simplifier le processus et accommoder les utilisateurs qui ne sont pas des pionniers de Sherpany et qui n'ont peut-être pas accès à cette fonction.
