In questo articolo, imparerete:
- Cos'è un punto all'ordine del giorno;
- Come creare punti o sotto punti all'ordine del giorno;
- I diversi tipi di punti all'ordine del giorno
- Come funzionano le autorizzazioni dell'ordine del giorno.
Cos'è un punto all'ordine del giorno?
I punti all'ordine del giorno sono gli elementi fondamentali dell'agenda di una riunione. Sono numerati e ogni punto è collegato a un momento e a una durata specifici. Esistono cinque tipi di punti, descritti di seguito.
Come creare punti e sotto punti all'ordine del giorno?
Creare un punto
- Dopo aver creato la riunione, digitare il titolo del punto nel campo “Digitare il punto all'ordine del giorno e premere invio...”.
- Premere Invio o Tab per aggiungerlo. L'elemento verrà numerato automaticamente.
Suggerimento: provate a formulare il punto all'ordine del giorno come una domanda per aumentare il coinvolgimento e la chiarezza. Ad esempio: invece di “Problema di bilancio”, provate con “Come possiamo ridurre le spese di 100.000 dollari entro la fine dell'anno?”.
Creare un sotto punto
- Passare il mouse su un punto dell'ordine del giorno
- Digitare il titolo del sotto punto
- Modificare il numero del sotto punto (o trascinarlo manualmente verso destra).
- Premere Invio o Tab per aggiungerlo.
Modificare un punto
- Cliccare sul punto per espanderlo e visualizzarne tutti i dettagli.
- Cliccare sempre su “Salva” dopo aver apportato le modifiche.
Qui potete:
- Cambiare il titolo
- Aggiungere commenti o proposte
- Impostare il tipo di punto
- Assegnare un presentatore del punto
- Sistemare la durata o eliminarla
- Aggiungere o richiedere documenti
- Gestire le autorizzazioni (escludere utenti specifici, se necessario)
Suggerimento - Azioni in blocco: selezionare più elementi utilizzando le caselle accanto ai punti per modificarne il tipo o la durata, oppure per eliminarli in una sola volta.
Informazione
Per rendere le modifiche visibili a tutti i partecipanti, cliccate su Pubblica.
Se non volete condividere tutte le modifiche con tutti i partecipanti, potete utilizzare la pubblicazione selettiva.
Cancellare un punto
Passate il mouse sul punto da eliminare e cliccate sull'icona del cestino.
I diversi tipi di punti all'ordine del giorno
Qui di seguito, vi presentiamo i cinque tipi di punti disponibili:
| Tipo | Da utilizzare quando... |
|---|---|
| Informazione | Volete condividere un argomento o un aggiornamento |
| Approvazione | È necessaria una decisione o un voto (il voto può essere abilitato) |
| Discussione | Si vuole aprire una discussione o sollevare un problema |
| Workshop | Si prevede di completare un'attività o un compito durante la riunione. |
| Organizzativo | È necessario condividere informazioni organizzative o di tempo (ad esempio, le pause). |
Come funzionano le autorizzazioni dell'ordine del giorno?
Le autorizzazioni per l'ordine del giorno consentono di escludere determinati utenti dalla visualizzazione di alcuni punti dell'ordine del giorno. Ciò è utile quando un argomento è riservato o rilevante solo per un sottoinsieme di partecipanti.
Per gestire i permessi dell'ordine del giorno:
- Cliccate sul punto all'ordine del giorno per espanderlo;
- Cliccate su "Gestire accessi";
- Deselezionate gli utenti che volete escludere dal punto;
- Salvate le vostre modifiche.
Per saperne di più sulla gestione degli accessi, consultate questo articolo: Gestione accessi: chi può vedere cosa?